事业单位人事档案管理信息化建设

事业单位人事档案管理信息化建设

杨孝敬

内蒙古兴安盟突泉县党群服务中心向阳社区， 内蒙古 兴安盟 137500

摘要：人事档案是重要的资料信息，其中记录了工作人员背景、简历以及工作表现等很多的信息。企业要想更好对人才进行管理，就必须要做好人事档案管理工作，这是很重要的。通过进行科学的人事档案管理，有助于提升单位的工作效率，对其发展有着重大的作用。如今我们已经进入了一个信息化的时代，社会对于人事档案管理也有了新的要求，数字化、信息化成为当下发展的一个重要趋势，人事档案管理必须要实现信息化。信息化的人事档案管理随时文件管理变得更加便捷高效。可以利用扫描仪，计算机等设备以及技术，将纸质的人事档案转换成虚拟的文本或者图片等电子数据，能够更加高效、便捷的对信息进行处理。

关键词：事业单位；人事档案；信息化

引言：

档案上往往记载着很多比较重要的信息，通过对于这些资料的研究，就能够了解对象发展的一些情况，也能以此来对他们的未来发展进行预测。对于整个社会来说，档案都是有着非常重要的作用的。社会在不断的发展和进步，生产力也在不断提升，档案也有了更加多的种类以及形式，有了纸质，音像，实物以及电子等很多不同的类型，而在档案形势发展的过程中，档案管理也在不断的进步，管理效率以及水平都在不断的提升。对于企事业单位来说，人事档案管理是一项非常重要的管理内容，还是档案管理中记录了工作人员在工作中的表现，人们可以从中了解工作人员的能力、态度等。通过对人事档案进行科学的管理，可以帮助单位更合理的对于人才进行开发以及利用，提高人员利用率，更合理的对工作人员进行安排。随着网络技术以及信息技术的发展，传统的档案管理模式已经落后，事业单位必须进行人事档案管理的信息化建设，这才能够符合现代社会发展的需要。

1 事业单位人事档案管理信息化建设的现状

进行人事档案的信息化建设是很复杂，这是系统的工程，而在建设的过程中，是有着很多影响因素的，比如说人员、物资、技术以及管理等^[1]。

1.1 领导对人事档案管理不重视

对于事业单位来说，虽然人事档案管理是很重要的，可是很多单位对这项工作并不是很重视。因为缺少重视，经常会出现人事档案丢失，损坏或者是被遗漏的情况，对于人才的发掘与使用，导致人才出现流失，由此就会给组织带来损失。如今很多的事业单位领导对于人事档案管理缺乏必要的认识，觉得就只是负责收集、整理，、保存人事档案就是他们的主要工作，只需要确保能够及时地对人事档案进行调入调查以及查询就可以，保存好人事档案，不要出现丢失，损失或者遗漏的问题。这样的想法显然是不正确的，是比较消极的，对于事业单位人事档案管理的信息化发展也会产生不良的影响。作为领导人员，一定要重视人事档案管理的信息化建设，要为其创造良好的环境，提高人事档案管理的规范化程度^[2]。

1.2 人事档案管理制度的不完善

要想稳定地开展事业单位档案管理工作，就必须要建立企业健全的档案管理制度。人事档案管理制度应该涉及到各方面的内容，比如说对于人事档案的调动，整理以及分类等，如果涉及得不够全面的话，会影响到人事档案管理工作的开展，可能会产生不良的影响。比如说如果缺少调动制度的话，一旦出现人事档案调动相关人员就可能出现心理困扰，也可能出现单丢失或者遗漏的情况，如果缺少健全的人事档案开发以及利用制度，那么就难以发现那些比较优秀的人才，无法对这些人才进行有效的挖掘，可能会出现人才流失的问题。所以说必须要尽快地建立起完善的人事档案管理制度，这对于人才的开发、利用都有着重要的影响^[3]。

1.3 专业化档案管理人才的缺失

为了做好人事档案管理工作，就必须要有专业的人才来负责，人员因素的影响是非常大的，管理人员的能力素质对于档案管理工作的效率，质量都会产生直接的影响。可是，如今的情况是很多事业单位都没有比较专业的人事案管理人才，结果导致人事档案管理的信息化发展比较缓慢。如今的情况是很多的档案管理人员并不能熟练地应用一些信息化的技术以及设备，不熟悉档案管理的有关流程，有些人员对于档案管理工作不重视，缺少积极的工作态度，对待工作不够认真负责，无法有效地落实人事档案管理信息化的建设，没有对信息技术进行有效的应用，因此对人事档案管理带来了不良的影响。

2 事业单位档案信息化建设措施

2.1 合理制定有效的信息化管理系统

人事档案管理信息化的建设要建立起科学的管理模式，要加强规范与约束，通过有效的管理，来指引信息化的建设。必须要从思想上做出转变，要改变原本的管理理念，有关工作的实施必须要按照相关规章制度和管理标准来进行，这样人事档案管理的信息化建设才能够得到稳步的发展^[4]。

2.2 提高管理人员的素质

管理人员自身的素质能力对于人事档案管理的影响是非常大的，和素质的提升。首先要强化他们的信息管理意识。如今信息技术正在得到快速的发展，得到越来越广泛的应用。可是很多工作人员的思想还是比较传统的，缺少先进的理念，要想进行人事档案管理的信息化建设，就需要工作人员具备先进的意识以及理念，认识到信息化建设的重要性，这样才可以更好地开展人事档案管理的信息化建设。要想真正的落实档案管理的信息化，单位就要有高素质的，专业化的档案管理人才。科技的发展进步，对于工作人员同样也有了更高的要求，他们既要熟悉档案管理的有关知识、技术，也要掌握一些信息化的技术。其次，要提升工作人员的道德素质。要知道，人事档案管理是比较特殊的，涉及到很多私密的资料，为了避免出现泄露个人信息资料的情况，就要求工作人员要有良好的职业道德。所以事业单位需要做好专业以及职业道德培训，要提高他们的专业水平以及道德素养，这对于档案管理信息化的发展来说，同样也很重要。要加强对于人事档案管理人员的培训，改变人员年龄结构，引入那些优秀的专业化人才来参与人事档案信息化管理工作。

2.3 不断完善硬件设施

事业单位进行档案管理信息化建设，基础硬件设施是必不可少的。第一，为了确保在网络环境中有效实现数据共享，事业单位应增加资金投入，加强硬件设备建设，为人事档案管理提供性能更好的服务系统。第二，人事档案文件的数量非常大，硬件设施必须适合存储大量文件数据，并保证可靠性，防止由于硬件故障而丢失文件信息。第三，大容量存储设备容易受到外部环境的影响或破坏，这反过来对文件存储构成威胁，因此，硬件设施必须具有一定的外部抵抗性。第四，事业单位应定期安排专业人员对设施进行检查和维护，及时发现设备故障，避免因设备故障而造成损失^[5]。

结束语：

总而言之，事业单位人事档案管理必须适应当下社会经济发展进步的趋势，与时俱进，通过利用大数据技术的优势，借助互联网信息技术手段，促进其信息化管理系统和平台的有序搭建，充分提升事业单位人事档案信息化管理的效率，促进我国事业单位人事档案的管理更加科学高效。

参考文献：

[1]徐晓莹.事业单位人事档案管理信息化对策研究[J].办公室业务,2021(14):99-100.

[2]张淑伟.事业单位人事档案管理信息化研究[J].大陆桥视野,2021(07):73-74.

[3]钟卫国.事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究[J].兰台内外,2021(16):22-24.

[4]杨金明.事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升策略[J].办公室业务,2020(01):150+152.

[5]姚珊.事业单位人事档案管理信息化建设初探[J].城建档案,2018(12):29-30.