企业文书档案管理问题与对策思考

企业文书档案管理问题与对策思考

王妍

哈尔滨地铁集团有限 公司 黑龙江 哈尔滨 150001

随着时代的发展与改革的深化，企业的档案管理也显得十分重要，因为档案是企业信息的重要载体，它记载着企业在过去期间运行留下的痕迹，它可以为企业在今天的人力、物力、财力的管理上助上一臂之力，在激烈的竞争中求得发展与生存。但是有的企业档案管理工作琐碎、凌乱，再加上其他原因使企业的档案管理工作中存在着诸多的问题，已经阻碍了企业向现代化管理迈进的步伐，所以找出上述问题存在的原因并加以解决在实际工作中具有十分重要的现实意义。

1. 当前中国企业档案管理面临的困难

（一）档案管理意识薄弱

有关人员并没有主观能动性。在领导的不关注下,有关业务人员也就缺乏了工作热情,因为他们觉得这个岗位的职责是无法和办公室、财务部、专业技术部门比较的,而且不管怎么尽力上班都是徒劳的,是毫无绩效的。也就是"当一天和尚撞一天钟"的工作心态,也因为以上的因素,档案保管工作逐渐变成了重形式而轻内涵,而且大多数管理工作内容都是为上级的联合检查和管理工作而开展管理工作。

（二）档案的管理与利用相分离

企业的档案保管应该是为企业今后的各项业务发展而管理工作的,可是现在很多企业的档案保管都是作为应付形式而管理工作的。并不能充分发挥出企业档案管理工作所应有的功能,其一是由于历史因素和人为因素,使企业档案管理工作不当,或者部分档案管理资料缺乏,使企业个别的档案产生了断代现象,使档案失去了原来的价值。另一种主要因素则是部分基层管理人员,觉得如果企业想要应对当今激烈竞争的市场挑战,就必须分析现在的各类市场因素,而不愿浪费时间去查阅档案,从而丢失或减弱了利用档案为企业生产经营活动服务的功效。这就使得企业内部缺乏发现新资料的能力和机会,同时也导致了大量信息资料闲置。

二、企业文书档案管理工作解决措施

（一）强化档案管理意识

单位主管干部必须对本单位的档案保管岗位予以充分的重视,这是搞好企业档案保管岗位的重要前提,使员工从根本上了解到档案保管岗位必须能够为企业的重要决定和措施提供客观科学的依据。然后让有关人员放下包袱,继续努力上班,并积极进行技术培训和讲座。仔细地掌握整个管理工作过程,严密地把好收集、整合、归档、入库、上架等所有管理工作环节的品质关,并且准确地记录好微机,企业还必须定期选派业务骨干向兄弟单位去交流学习,并使其结合本人的实际工作经历,切实地进行理论联系实际。而且企业也需要面向社会招募一批具有专门基础知识和业务技术的专业人才,使档案保管人才的业务素质迅速提升。最后进行全体档案保管人才的继续教育管理工作,这是档案保管人才进一步拓宽眼界,掌握档案保管领域最新动态、新情况使其与外界接轨的最佳渠道。同样也是档案保管人才提升自我素养,勤奋钻研业务,完成档案保管岗位的单一型向综合型转变的有效举措。

（二）调动工作人员的工作积极性

根据企业的档案保管员岗位热情不高,管理力量较弱这一特征,企业必须突破"疗养科室"这一铁饭碗现状,并积极地引入了公开竞争上岗、择优上岗这一理念,以切实地实现能者为上、庸之则下的工作机制。对在岗人员开展各个领域的综合业务素质考核,对优胜者予以嘉奖,对合格者予以激励,对考核不达标者予以等待岗位进行继续教育或转岗,同时引导在岗员工积极调动个人的主观能动性,激发个人的潜能,鼓励员工探索与创造。同时,企业也应该把必要的费用,与各行业用户的岗资、奖励挂钩,这也是企业激励员工学习行业,专研行业的最有效手段。

（三）档案管理应与企业的信息化管理相结合

传统的档案管理工作因营销量大,差错率较高,工作效率低下,且保密性也较差,并让某些罪犯有可趁之危。伴随经济社会的发展,企业在现代化管理体制下,档案保管工作也应一改过去的"看摊、手蹲、仓库保管"等现状,而档案管理工作也就必须符合企业现代化管理工作的需要,实现全面信息化管理工作,充分实现对档案的录入、检查、使用等综合管理工作的现代化管理手段,它能够将大量复杂的管理工作任务瞬间实现并能做到信息资源共享,同时也为企业管理者提供快捷、精确、完整的文档信息管理工作提供基础服务,也为企业的正常良性循环发挥了必要的管理工作功能。

三、结语

综上所述,对企业进行现代化管理工作并非局部的,而必须是整体、全领域性的,因为档案管理工作质量是企业现代化管理工作的主要标准,所以企业必须加强对档案保管的基础设施的建设和投资,逐步使档案保管工作电子信息化,同时企业也重视对专业人员的培训,最终使档案保管管理工作促进了企业经营的健康发展,以及战略目标的实现。

参考文献：

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