档案数字化建设实践与发展

档案数字化建设实践与发展

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西安航天信息研究所 陕西 西安 710000

摘要：经济发展形势下，企业之间所面临的竞争也变得越来越激烈。档案数据是企业最核心最有价值的资源，对企业经营决策、信息查询与服务、提升核心竞争力有着重要的作用。企业面对“互联网+”与大数据时代，纸质档案的传统服务模式显然已经难以满足自身发展的需求。因此，档案工作面临着诸多挑战。在挑战面前，企业必须摆脱低效的、传统的管理模式，树立绿色发展的理念，坚持可持续发展的档案观，主动创新，积极探索企业档案数字化建设路径，真正实现现代化。本文就档案数字化建设实践与发展展开探讨。

关键词：档案数字化；优化策略；管理实践

引言

数字化档案管理需要建立健全工作标准，加强档案质量管控，完善档案管理工作体系，切实促进档案管理的科学化发展。尤其在网络信息技术快速发展的当下，应当基于信息技术思维审视档案数字化的得失，进一步把握档案数字化的重点内容，做到档案数字化建设统筹安排，做到数字化档案管理的提质增效。

1档案数字化建设基本原则

档案数字化建设工作需要涉及整个档案管理流程，其具有较高的技术标准与适应原则。在档案数字化建设过程中需要保持合理的规范化管理技术，确保各个环节相互衔接，保持清晰严谨的工作态度，主要做好如下几个方面的工作：一是需要关注信息安全保密问题。保密问题是档案数字化建设过程中需要特别关注的问题，这是因为相较于传统的纸质档案信息传输模式而言，信息化处理模式更容易出现信息泄露问题，不但会给单位带来不利的影响与限制，同时也可能会导致巨大的风险累加，给单位发展带来不利影响；二是关注档案原件的归档保存与后续保管问题。档案信息化处理并不是意味着原件的功能丧失，相反，信息化过程中原件既可以作为证据，也可以作为调整登记与记录的主要依据，所以需要特别做好原件的管理与控制，一般采取原件归档管理方式来进行强化控制；三是强化不同环节之间的摸索与配合。目前来看，档案数字化建设工作属于系统工程项目，其并不是某一个或者几个人就可以实现的，需要整个档案管理系统配合相关部门对接人员共同参与、积极讨论、合理落实，以此来确保信息整理、分析、挖掘与综合利用的各个环节相互衔接，发挥出档案数字化建设的功能与价值。

2档案数字化建设的优化策略

2.1健全档案数字化规范标准

档案数字化是基于数字技术开展的档案管理工作，为了形成良好的档案管理体制机制与档案管理环境，还要完善相关的法律法规，修订档案数字化要求，保证档案数字化成果。档案部门应及时做好各项法律法规的建设，加强档案管理宏观保障，包括严格落实《档案法》，持续巩固和加强档案版权保护工作。档案管理机构可以与相关法律机构加强合作，从而避免档案数字化中的法律争议。档案管理也应当逐步统一规范标准，根据实际需要完善档案副本、手稿、草图、视频、图片等文献资料格式，收集档案数字化的相关成果，逐渐形成规范的档案管理工作规范形式，包括完善档案服务外包工作标准体系。档案管理部门需要基于档案数字化的流程与各个环节需要制定详细的管理标准，充分保证标准的可操作性，保证档案数字化前处理和档案数据库建设每道工序严格按照标准执行。

2.2培养数字化档案管理人才

“互联网+”时代，档案工作者的知识结构、信息素养要同步提高。因此，企业要高度重视档案培训工作，注重档案业务基础知识、多媒体知识、网络信息技术能力以及档案责任意识的培养，打造一支高素质的数字化档案管理队伍，为档案信息化建设、数字档案馆建设以及互联网新思维的有效落实提供人才保障。企业可以考虑将信息与档案部门合并，实现信息与档案的融合发展，通过扁平化的组织体系，减少管理层级与归档环节，缩短档案资料上交时间，提升档案管理效率，或调动企业档案人员积极参与当下急需攻关的档案课题研究，提升档案人员的科研攻关创新能力，切实提高员工为企业档案工作高质量发展贡献力量的本领，或考虑与高校合作，培养专业的档案数字化管理人员。

2.3推动档案数字化资源共享

推动档案数字化资源共享，基本工作是资源库的建设。在档案基本资源库建设过程中，需要处理好数据库建设、档案目标建设、全文数据库建设与多媒体数据库建设等多个方面的问题。为了提供更为高效的管理流程，还需要做好特色资源库的建设与规划，满足基础信息数据与综合管理数据控制要求。一些特色资源数据库更需要结合单位实际的运行管理需要与管理流程特征，关注档案管理的信息化流通方案，这样才能够确保数据库的构建水平。从单位内部来看，各部门之间的工作往往存在相互独立甚至各自为政的情况，如果不进行资源的协调安排，很容易出现矛盾冲突或者不服从档案管理人员管理的问题，影响到档案数字化建设效果，也阻碍了信息资源的共享。为了避免该类问题的出现，需要进一步改善资源综合利用水平，构建能够覆盖全校范围的档案管理体系，在实际管理过程中做好结构优化，满足资源共享与全面应用的需要，为行业的可持续健康发展创造良好条件。

2.4开展好风险控制工作

为了达到有效控制档案数字化建设中问题，应当有效防止某个问题引起的连锁式反应，避免与档案风险相关业务的无法运转。档案数字化建设还要规范相关业务流程，保证档案管理体系的科学性，防止意外造成的业务运转风险。例如，建立一套完善的风险评估机制，分析各类风险发生概率。采用并行保管档案的方式，做到档案管理一式三套，使用异地保存的方法，避免集中保存带来的风险。制定更加可靠的灾难修复计划，当出现档案灭失或被篡改情况时，发挥档案备用系统的作用。积极引进数据加密技术，创新数据加密方式。加强档案管理系统访问权限的控制，还要引进防火墙技术与入侵检索等技术手段，及时发现异常活动，控制好入侵点。

2.5为档案管理工作创造稳定的工作环境

档案数字化建设工作同时也要兼顾好工作人员的需求，创造良好稳定的外部环境。客观上看，档案数字化建设工作的核心是提供更稳定、高效的档案管理服务，确保工作的效率与针对性。但是，在这个过程中需要特别处理好工作环境的构建问题，否则在数字化进程中可能会遭遇风险与压力，甚至会导致大量的信息外流，给单位带来风险。为了解决这一问题，一定的安全网络构建是必不可少的。目前，网络安全管理主要涉及基本的网络控制与管理系统安全两个层面。网络安全主要涉及防火墙、服务器、网关以及路由设备等，这些设备的管理需要基于一定的网络病毒安全防范工作，切实处理好杀毒控制目标，解决好病毒入侵检测的相关问题，提升档案管理传递过程中的安全性。在出现安全风险时，就会启动入侵检测技术来解决网络风险，甚至可以采取自动化防御控制模式来对风险进行合理规避。档案管理系统的构建则应该集中处理好服务器的运行环境问题，包括防火、防电、防盗等方面的基础条件，优化科学设置与访问安全策略的管理，对数据系统进行合理构建，以此来确保系统漏洞能够及时被发现和清除，更好地适应档案数字化建设的需要。

结语

档案数字化建设要从规模化、制度化、创新化的理念出发，把握档案数字化建设的重点，研究档案数字化工作的不足，从标准规范、技术手段与运转方式上提高档案数字化建设水平，满足新时期数字档案应用需要，实现档案管理的科学转变。

参考文献

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