试论新形势下的档案利用服务工作

试论新形势下的档案利用服务工作

段红平

潍坊市技师学院

摘要：目前档案利用服务工作依旧存在档案收集工作不到位，档案管理手段落后和管理人员综合素质较低等问题。在新形势下必须创新档案服务理念，完善档案管理规范制度，加强档案利用服务工作，创新档案服务手段，从而为社会和单位发展贡献更多的档案信息资源服务与支持。

关键词：新形势；档案；服务工作

引言：信息成为我内外各个行业发展的战略性资源。在各行各业内将静态化的档案信息转变为动态化档案信息，并快速及时的传递给相应的利用者，成为档案行业的重要任务。随着档案行业及各个行业的发展，不仅要将档案及时准确的传递给利用者，还需要转变传统的服务观念和服务方式，采用更加快速有效的收集，存储，管理，开发，分析档案信息的功能解，决档案行业目前所面临问题。

1当前档案利用服务工作存在的问题

1.1档案收集工作不到位

档案收集工作主要从三个方面表现出其不到位，不齐全，不及时，不完善等缺点。首先，许多单位的档案管理工作者并不会主动的收集档案资料，通常都是其他部门主动送到档案部门的资料会被被动收集。因此档案收集工作不仅不到位，不及时也很难有完整齐全的档案资料。其次，许多单位对档案资料的收集重视程度不高，导致档案管理人员自身对档案收集工作的重视程度也较差。很多单位对红头文件以外的其他文件并不重视，甚至除了文字记载的资料以外，其他的实物资料的收集情况非常差。最后，国内基本的档案管理部门档案收集载体较为单一，并不能够满足档案信息收集条件。以往档案主要以纸质档案为主体形式，在信息技术不断发展的形势下，单位的办公系统逐步应用起来并得以普及，由此产生大量的电子文件需要转换为电子档案形式管理。随着电子档案的普及，许多单位直接忽视了对纸质档案，磁带档案，光介质档案的收集。

1.2档案管理手段落后

由于我国长期以来经济与科技发展因素的制约，许多单位的领导对档案管理集工作的认识程度不到位。导致许多单位的档案工作没有充分的资金支持，设备缺失，人员配备不足等问题时有发生。对档案管理的手段一直停留在被动收集和保管的阶段，很少有档案管理部门做好档案分析工作，直接影响了工作效率，使得档案利用开发无法发展进步。

1.3当管理人员综合素质较低

由于档案工作的认识不足，重视不够，档案人员工作和发展受到一定影响。许多在发展阶段的工作者及对工作未来发展情况要求骄傲高的工作者不愿意担任该职位。许多单位内的档案管理人员基本为40岁以上的全职工作者和25岁以内的兼职工作者为主。年轻的工作者对档案管理工作的薪资待遇等方面不满意导致不愿意留于该岗位，基本将档案管理工作作为其他工作的跳板或无可奈何之下被领导“发配”到该岗位。而40岁以上的工作者又由于观念陈旧，工作热情消失，没有继续提升自身业务能力的意愿等原因对档案管理工作保持着得过且过的工作状态，导致极大程度的影响了档案管理工作的发展和进步。

由于档案工作者在进入该岗位前许多单位的人事部门并不会考量工作者的专业能力及毕业院校，导致档案管理人员的业务能力较差。随着长时间不被重视和较低的薪资待遇，档案管理工作逐渐被大众所忽视。很少的档案管理人员有超前的服务意识，导致档案管理工作一直存在着“重管理，轻服务”的问题。

2做好档案利用服务工作的措施

2.1创新档案服务理念

档案工作者要从思想上重视档案利用工作的开展，适应社会利用档案需求，更好的服务经济发展，服务社会为基础，破除“重管理，轻服务”的传统档案服务理念，使档案工作者贯彻“以人为本”的档案服务工作原则，了解档案利用关注的重点，加强与利用档案人员的沟通，了解更多的档案利用愿望，让更多的有价值的档案信息得到社会利用者的认可。

加强对档案利用服务工作岗位的重视程度，增强档案利用服务工作人员的服务态度，培养工作人员终身学习的工作理念，不断加强档案利用服务工作人员的综合素质。档案利用服务工作岗位招聘人才时应重点考察应聘者的学历，持有证书和工作能力，考量应聘者是否有终身学习的态度，从而选取更加优秀的工作者，从根源上增强档案利用管理工作岗位的服务质量。

2.2完善档案利用服务规章制度

要把档案制度作为档案工作开展的前提保障，完善系列有利于档案管理，更变于档案利用作用发挥的制度，落实好档案人员员岗位责任制，从而使档案利用服务工作管理制度更加完善。在新形势，新追求，新需求环境下不断的调整，改善和完善相关的规章制度和法律法规。

2.3重视档案利用服务工作，创新档案服务手段

档案利用服务工作不到位，管理工作手段落后，工作人员业务素质低下的主要原因为单位领导对档案利用服务工作的重视程度较低，且薪资待遇较差，没有更好的发展空间，导致没有年轻人不愿意投入到档案利用服务工作。因此需要单位领导加强对档案利用服务工作的认识，改变固有的观念，强化档案利用服务的领导，在利用档案资金和设施设备方面加强投入，培养专业化的档案人才。随着办公室内自动化的广泛使用，应该打破传统单一的服务方式，利用互联网增加数字化档案数据处理模式，充分发挥互联网优势。以电子档案数据管理中心为档案部门和信息管理部门的信息资源数据库。将没有限制性和非保密的电子文件作为开放查询的文件和数据，利用信息数据库系统，使档案利用者及时查询到自己想要了解的内容。同时让档案管理部门主动收集档案，实施档案实体的数字化转换，方便档案管理系统的管理，展开线上线下双向服务，将传统，被动的档案管理工作转变为主动，现代化的档案服务方式，将所有的档案信息第一时间转换为电子文件收集，归档到档案管理系统中，使档案利用者能够更加便捷的获取档案信息。

3总结

新形式，新需求下档案信息对社会经济发展的重要性逐渐显露，然而在长期的经济与文化的制约下，一直忽略了档案利用服务工作的重要性。但时代的发展表明需要打破传统的档案利用服务观念，认识档案利用服务工作的重要性，开拓服务领域，充分利用互联网和大数据延伸服务范围，积极主动的挖掘档案信息资源，才能更好的推动社会与经济的发展。

参考文献

[1]许章明.强化管理档案管理利用服务工作研究[J].社会科学. 2019(12)：230.

[2]王玲华.浅论新形势下档案利用服务的机遇、挑战与对策[J].魅力中国. 2018,(05)：223-224.