如何做好电力企业基础建设档案管理认识实践

如何做好电力企业基础建设档案管理认识实践

阴志武

国网怀安县供电公司，河北省张家口市 076150

摘要：基于社会科技发展水平的全面提升，民众生活质量有了明显的改善，电力需求也在不断增加。为切实满足人民群众日益增长的用电需求，国家加大了电力工程建设方面的投资，电力企业迎来了良好的发展态势。但现阶段，电力企业在推进工程基础建设的过程中，对项目档案的收录与管理存在一定问题，文件资料收集不到位，意识、制度及管理方面的匮乏性给档案管理工作造成严重的阻碍。如何做好基础建设档案管理成为了各电力企业亟需解决的问题。

关键词：电力企业；档案管理；基础建设；项目工程

基于我国电力事业的全面发展，越来越多电力基础建设项目投入施工，电力企业的发展态势良好。电力工程项目在立项、设计、建设、监理及验收各环节中均会生成大量文件资料，经收集整理后便形成完整的工程项目档案，这是控制工程项目建设质量的根本依据。为推进电力基础设施的规范化、科学化建设，确保我国电力事业能够得以健康发展，需落实好档案管理工作。本文将基于现阶段工程项目档案管理中存在的问题，就其优化管理策略展开初步探究。

一、电力企业基础建设工程的档案管理现状

（一）管理意识及技能有待提升

目前，电力企业在工程项目实施过程中，普遍是以施工管理为主的，对于档案管理工作的重视度不足，未能落实好项目资料及文件管理。部分档案管理人员的业务水准较低，且文件资料归档过程缺乏规范，给后续档案查阅与利用造成一定不利。为进一步提升档案管理的标准性及规范性，需做好意识形态建设及业务水准提升。

（二）缺乏全过程性的文件控制

应当正视档案管理工作的复杂性，在计划、组织、领导及控制等各方面彰显工作严谨性与态度认真性，无论是前期准备还是项目实际建设中，都需做好充足的准备。档案管理所涉及到的操作问题涵盖于多个建设环节中，但目前其全过程文件控制极为混乱，重要文件资料常出现流失现象，影响档案管理质量^[1]。

二、做好电力企业基础建设档案管理的路径探索

（一）健全管理制度及组织网络体系

各电力企业需积极健全管理体系，落实好项目档案前端控制。首先，各档案管理人员应当进一步强化自身业务水准，通过不断学习来提升自身管理水平。应能够达成对工程基础建设项目各方面知识的充分熟悉，了解工程设计、施工及管理方面的内容，知晓其建设流程及工程档案的阶段性生成特点；其次，需依据现场条件，设置档案收集台账、档案存放专柜，配置资料柜、档案盒，以满足实际工作所需；另外，需建立健全工作机制，细化各项管理工作标准，提升归档机制的健全性。应制定出科学的档案收集整理及资料移交程序，将该项工作列入工程质量考核中，使档案管理成为一项经常性的作业，彰显其规范性与及时性。

（二）强化信息沟通，做好过程把控

2.1健全内部控制

一是做好工程流通文件管理。工程流通文件是在项目建设全过程中产生的，在建设、设计、施工以及监理等各单位间流通，与工程建设紧密相关的文件。为强化该类文件管理，需遵循“三一两面”原则，也就是确保管理统一、质量第一及用户第一，落实面向工程及面向生产，需遵循电力工程的建设进度要求，做好各类技术文件、图文信息传递，为工程建设提供可靠的资料参照^[2]。

二是加强招投标及合同文件管理，需保障基建文件中心和公司计划合同部的密切联系，客观掌握招投标、合同签订情况。针对已确定的招投标与合同，需及时办理移交，并进行分类登记。

三是强调竣工图前期把握。需在工程建设开始之时，遵循自身建设情况，依照相关文件编制规定与设计单位进行沟通，应在竣工图印制前和设计单位一同展开探讨，就编制深度、折叠方式及竣工图章等内容进行详细协商，确保档案质量。

2.2健全外部控制

一方面，需对施工技术文件加强把控与管理。档案管理人员应依照工程建设的时间节点，遵循相关文件收集及档案整理规范的要求，做好监督检查及资料验收。应采用过程融入工作方式，要求参建单位填写竣工文件验收记录表，由案卷形成、目录填写、图纸折叠、页码编制等多方面，予以严格要求，保障档案规范性。

另一方面，需落实“以点带面”。为保障施工技术文件归档的完整性与齐全性，需对各参建单位执行统一的档案质量标准要求，开展档案文件收集与归档时，需依照单位工程展开移交，执行“样板工程”式的移交方式。相关人员需依据实际施工进度，在早期竣工单位工程档案中，选择一个案卷质量高、内容合规的单位工程案卷，以此为“样板工程”，并将其推广到施工现场，给予各参建单位更为直观的档案归档认知。在各单位完成竣工资料收集后，需先要求其展开自检，并与监理、业主一同验收签证，再进行组卷装订，确保竣工资料整理和施工的同步进行^[3]。

（三）把好档案竣工验收关

档案竣工验收是极为关键的环节，此阶段的工作状况将直接影响项目档案的齐全性、完整性与规范性，需将这一环节工作落实好。当电力工程项目竣工后，各参建单位需做好施工技术文件移交管理。相关档案管理部门应依照项目工程的实际施工进度，督促各参建单位落实竣工资料整理及施工的同步性开展，检查其文件收集、归档及整理情况，依照实际问题提出相应整改意见，保障档案的合格与规范性，需在启动试运行验收移交生产后，在45天内完成移交。竣工图整理及归档是档案管理中的关键内容，应在验收阶段由设计单位负责印制白图，组织各专业专工、施工方、监理方共同会审，检查其修改状况及与现场施工的一致性，合格后由监理方与施工方共同签署竣工图章，保障其真实性与有效性。

结束语

综上所述，电力建设工程档案的复杂性较高，管理难度大，档案管理人员应遵循规范的管理原则落实好这项工作，并适时调整自身工作思路，实现档案信息资源的细化梳理及分类整合，将档案资料的作用发挥好，推动电气企业朝向健康长远的发展方向迈进。现阶段电力企业基础建设档案管理中仍存在许多问题，需进一步加以改革。本文以电力企业的基础建设档案管理工作为主要研究对象，结合自身工作经验提出了几点思考，以供相关人士参考。

参考文献

1. 蒋益恒.探析如何做好电力企业基建工程项目档案的建设[J].区域治理,2021(25):179-180.

2. 黄梅.浅谈如何提高电力工程建设项目档案管理水平[J].百科论坛电子杂志,2021(13):2800.

3. 黎欣.智能化时代电力企业档案管理发展战略分析[J].国际援助,2021(32):96-98.