浅谈企业档案管理与档案信息化建设工作

浅谈企业档案管理与档案信息化建设 工作

高帆

上海市机电设计研究院有限公司

摘 要

在现代化企业飞速发展的进程中，雨后春笋般成立的企业随着生产经营工作的开展逐渐的认识到企业在发展的过程中其档案管理工作的重要性。企业档案不仅仅是对企业发展过程中对研究、生产、投资、经营、管理、服务等企业活动中形成的各类载体的记录，更是企业在发展经营过程中的自有资产、信息资源的组成部分。完成齐全的企业档案能够诚实的反映出一个企业在经营发展的过程中其生产活动和经营情况，这是企业管理中的一个第一手的反映材料、组成部分、各项工作组成的基础。优秀规范的企业档案管理工作在企业的生产经营活动中能够发挥巨大的优势，有助于企业在发展进程中降低经营风险、及时规避风险。

关键词：档案管理；数字化；信息化

第一章 企业档案管理信息化建设的概念

现代社会的发展和人才资源的流动性逐步的对档案信息化管理提出了新的要求，因此档案管理工作在随着时代发展变迁的过程中对信息化的要求也逐步的提高，档案管理、利用的区域化、部门化、分类化随着使用效率的频繁性愈发的提出高标准、高要求，传统的档案管理急需跟进时代的使用要求，其复杂化、低效率的利用方式，已经逐步的被新形势下的社会发展所淘汰。随着信息技术的发展、大数据的利用建设，档案管理工作急需要在传统管理的模式上进行新的突破，因此开展数字化档案管理工作是未来发展的大趋势。但，在实际的运用过程中，由于部分企业缺少统筹性，对企业档案管理工作的疏忽，分工不明等原因使得档案管理工作不够系统性，无法发挥其最大的效益值，因此，如何快速系统完善档案管理工作，提升档案管理工作的效率，发挥档案信息资源的最大效益，如何建

第二章 企业档案管理信息化建设的意义

企业档案信息化管理工作是企业进行档案信息一体化管理工作的关键技术手段，有利于促进企业档案信息开发，是现代企业信息化发展的重要标志。传统的手工、人工档案管理工作的弊端逐渐的明显，长期以来困扰企业各职能部门的很多难题大多都包含着档案信息资料收集不完全的问题，然而档案管理工作中如果运用信息化建设的手段，利用网络设施，数字化建设，则能够通过互联网获取有利于企业发展的信息资料，满足企业发展要求，快速敏捷的捕捉到市场变化信息，有助于企业应对波云诡谲变化多端的市场风险。实现企业档案信息化建设后，文件可归入档案信息网络系统进行管理，促使企业文件档案与实际工作结合，档案信息化通过网络设置文档管理程序，提高档案的归档率，提高档案管理现代化水平。

第三章 企业档案管理的现状

国内现有大中型企业两万多家，企业档案信息化建设取得了相对成果的进展，但目前大多数企业的档案信息化工作仍然存在大大小小的问题。大多数企业档案信息化停留于单纯的办公信息自动化，局部资料的信息化阶段。虽然部分企业已经建立了正规的情报竞争网络，也不乏存在部分企业建立了正规化的工作流程，但大多数的企业情报竞争网为家里，运用企业档案信息化技术存在局限性，在企业管理工作中未充分利用网络信息资源丰富档案信息，对市场的信息缺乏迅速反应能力。档案信息化人员专业化问题、软件不确定性的开发问题、档案信息资源数字化管理问题等都存在当前企业档案信息化建设中。档案管理人员的不专业，对信息技术的不了解，对档案管理知识的缺乏，仅按对企业其他业务方式进行档案信息化，编制出的信息化软件不能解决信息化实际问题。企业档案信息资源数字化实施中有许多问题需要解决，企业中大量的历史档案资料数字化问题，如企业存放文革前的档案，有些档案字迹褪色，这些情况为在档案管理的扫描工作中成为了不可或缺的阻碍。

4. 企业档案管理信息化建设中的存在问题

4.1企业对档案工作的重视程度不够

大多数的企业负责人缺乏对企业档案管理信息化建设工作重要性的认识，而往往只有企业负责人提高了对企业档案管理信息化建设意义跟价值的认识，才能对企业档案管理工作是否能够规范、全面等管理有着统筹性的战略思维。在一些中小企业中，不仅仅是缺乏档案管理部门，档案管理制度方面也存在着多多少少的漏洞。这大大影响了企业档案管理信息化水平的提升。

4.2档案管理制度不健全、缺乏宏观指导统筹规划盲目建设现象严重

由于不同企业管理水平参差不齐，普遍存在档案管理制度不健全，内容不完善及没有充分结合企业本身来制定管理制度，导致归档资料收集随意性大，收集内容不全面、有的部门为了便于自已利用，忽略了档案的重要性，抱着能不归档就不归档，想归多少就归多少的心态，往往把重要的资料留在部门上使用。随着时间的推移和部门人员的变动，这种行为最终会导致重要资料被堆放在某角落或锁在某个柜子造成无人管理，更有甚者直接遗失。于公来说，这是一种极不负责任的行为，于私而言，这是一种良心和道德的双重缺失。

第五章 档案数字化管理是信息社会发展的必然趋势

随着计算机信息技术的发展，档案数字化需求越来越多，专业化水平也越来越凸显。对企业档案管理系统进行数字化的管理，是对企业档案信息管理的责任，是实现资源共享、信息共享、提高利用率水平的有效途径。档案管理工作中的数字化管理是对即将录入企业档案库中的纸质版文件形成电子文件，亦或制定成图形文件，建立数据库。数字化的档案将会大大的节约人工成本、节约时间，提高档案管理工作的效率，数字化的检索，为档案利用、资源共享提供优质化、高效化、便捷化的服务工作，是企业经营管理效率的现实需要。

第六章 改进企业档案管理信息化工作的对策

6.1推进档案信息化建设，标准要先行

制定档案管理信息化建设标准，加大对档案管理信息化建设的宣贯力度。借鉴已有开展并取得一定成效的档案数字化治理技术标准及规范，贯彻落实档案标准化和制度，规范档案信息化工作。

6.2加强数字化的档案在安全性

对相关的档案信息安全管理体制的管理办法、规章制度尽快的根据企业实际进行制定，例如涉及的电子档案网络信息安全管理办法、电档案信息公开制度规定、局域网许可安全等；研究建设完善信息公开安全、网站建设安全、信息管理安全体系。形成安全有效的档案信息化建设机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

6.3重视档案信息化人才队伍的建设

根据档案信息化建设需要，档案管理人员专业化引进、培养，组织构建专业知识架构合理有效的高素质工作队伍，加大培养力度，制定培养计划、培训计划，确保企业档案管理工作平稳运行，加强甚至创新企业档案管理工作水平，提升信息化技术，提高掌握及对现代化技术的运用。

第七章 结束语

当代信息技术的突飞猛进给企业档案管理工作带来了巨大的冲击，同时也给档案信息化发展创造了得天独厚的有利条件，利用信息化的手段来提高企业对档案资料的收集、整理和归档是目前各企业档案发展的大趋势。

企业档案管理信息化工作是一项长期、系统的工作。需要由档案管理部门主导、统筹，相关职能部室配合联动。各企业在推进此项工作时，要结合企业自身实际，制定切实有效的工作方案，在制度层面、人员结构、服务机构选择等方面下功夫，只有多部门共同联动才能真正实现档案信息化，真正发挥档案信化的优势。

参考文献

[1]企业档案工作规范DA/T42-009

[2]潘稚巧.论档案信息化建设中的档案信息服务[J]．档案学通讯,2008年

[3]牛晓梅.档案的保密与开放利用[J]．办公自动化．2007年

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