档案信息化建设与档案管理的探究

档案信息化建设与档案管理的探究

林松

成都地铁运营有限公司 四川成都 610041

摘要：档案信息化建设按照国家档案局的总体规划和组织架构，利用现代信息技术改变档案管理方式，增强档案信息的收集、服务、管理和使用功能。所以在档案管理过程中，档案信息化建设的实施对于提高档案管理现代化水平非常重要。但是，传统档案管理的时间和空间有限，不能达到当前的需求，所以加快档案信息化建设是目前急需解决的问题。

关键词：档案信息化；建设；档案管理

由于经济的进步和市场的发展，无论是企业还是事业单位，对于档案管理工作都应进行创新，采用先进技术进行档案管理可以大大提高工作效率，保证部门稳定发展，同时对档案信息进行研究，会发现历史改革和文化，为今后的发展确定方向。反之，文件管理混乱，必然导致工作效率下降，阻碍自身发展。在信息化和网络化的时代，进行档案信息化建设可以保证档案管理工作的顺利实施。

一、档案管理中进行档案信息化建设的作用

（一）可以提高档案管理水平。随着信息化建设的快速发展，档案管理部门的范围也在增加，对档案信息管理的要求也变得更高。可以看出加快档案管理信息化建设进程不仅可行，也是目前的发展方向。因此，档案管理机构利用信息时代的优势，进行档案信息化建设，提高档案管理各环节的管理水平，确保档案管理工作的稳定健康发展。

（二）能够提高核心竞争水平。部门的核心竞争力体现在自身管理水平，特别是档案管理水平上，而不是表现在发展范围或设备数量方面。假如，单位内部管理水平高，但信息化建设较弱，必然会限制内部管理水平的提高。而推动档案信息化建设，有效实施档案管理，档案管理员可以通过档案系统快速找到自己需要的信息。充分发挥信息化档案的优势，为内部管理打下基础，以提高核心竞争能力。

（三）可以提高档案管理人员的素质。实施档案信息化建设后，档案管理人员应具备较高的专业知识和职业素养，并具有自我完善观念，力求全面素质的提升，在工作中认真学习先进的计算机网络技能，熟悉计算机网络操作。此外，在进行档案管理中，档案管理人员要清楚自己的工作责任和注意事项，对工作充满热情尽量将自己的工作做到最好。

二、档案信息化建设过程中遇到的问题

（一）由于数据的多样化，档案管理的难度越来越大。档案管理信息化建设是一个从实质存储的文件管理模式向文件资源数字化、网络化为主要形式过渡的过程。通过信息化建设将纸质档案传送改成了电子数据传输，传输方式改变以后，缩短了传输时间，档案整理也更加方便。企业单位使用自己的数据库完成信息内容的传输。因为专业技术不一样，电子档案的数据格式也不一样，还在操作环境、统计数据分析、记录管理和处理方面也有不同。导致数据库包含的格式种类繁多，因此档案分类整理难度很大^[6]。

（二）系统建设不全面。目前档案管理存在系统建设不全面，系统内部专业化程度低，制定的一些规定并不能应用于实践，标准化的管理体系不够完善，档案管理中的高效搜索功能不足的情况。就现行档案管理体系的工作而言，信息技术的使用质量较差，档案管理的资源信息不统一，内部体系标准不够规范，没有规范的管理方法。资源管理中经常出现资源的丢失和遗漏，所以迫切需要完善的档案信息系统的建设。

（三）对档案信息化建设没有充分认识。由于传统观念的影响，手写和人工整理的模式在人们的脑海中根深蒂固。尽管资料很多，工作繁琐，不过人们习惯了这种方法。进行信息化建设后，现有人员安排和工作要求发生较大变化，档案工作者很难理接受档案信息化，这也反应了档案工作人员对档案信息化没有正确认识。

三、档案信息化建设与档案管理的思考

（一）增强档案信息化管理的人员素养。档案管理人员是档案信息化建设的主要落实者与推动者，其自身的档案管理能力及素养，会对档案信息化建设工作产生直接的影响。因此，相关单位若想加快档案管理信息化建设的工作进程，就需要加强对档案管理人员工作能力的重视，通过开展培训、讲座、研讨会等多种活动，提升档案管理人员的专业水平及业务能力，使其能够在档案信息化建设工作中发挥出重要作用。基于此，有关单位可以开展定期的专业培训，在培训内容中融入先进的档案管理思想、管理技术手段等，也要将相关信息知识与技术加入其中，促使档案管理人员在参与培训的过程中，能够积累更多的专业知识，掌握信息化档案管理工作的技能，提升其信息化意识，使得档案管理者能够熟练操作信息设备，以此促进档案信息化建设工作的有效开展。

（二）加大对档案信息化管理的建设投入。为了促进档案管理信息化建设，需要从三方面加大投入：一是要加大对硬件配置的提升。包括档案存储空间的建设、计算机及配套设施的购置、现有档案馆（室）的改造，空调、除湿机等纸质档案保护设施，以及购置扫描仪、照相机、录音机、摄像机等设备，提升纸质档案内容向数字内容的转化。二是加大对软件系统的投入。包括数据库的建设和维护、档案信息检索平台建设、档案浏览系统及档案管理系统的开发与购买等，使档案信息得到有效利用和科学管理；加大对档案信息电子数据安全方面的投入，科学设置严密的安全防护系统，避免因技术问题和黑客攻击导致数据泄露和丢失。其中，档案信息的数据安全应作为投入的重点之一。三是档案管理单位应严格执行国家有关规定，建立风险预警体系，并针对数据库安全健全保护责任制，确保风险防范制度得到有效执行。

（三）建立完善档案信息化管理的安全网络。相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。此外，在建立数据管理系统的过程中，相关技术人员要重视系统的安全性，可以在计算机中针对这一管理系统建立防火墙，也可以在计算机中安装安全管理软件、杀毒软件等，以此实现对网络病毒以及黑客入侵的有效抵御，进一步保障数据化档案信息资源的安全性，防止其出现受损问题，影响到档案信息的有效应用。

（四）建立档案信息化管理的数据系统。数据管理系统是档案信息化建设工作中不可缺少的一部分，安全的数据管理系统能够保障档案信息资料的完整性，为其自身的利用奠定基础保障。因此，相关单位要利用信息技术，进行数据管理系统的有效建设，同时还要根据档案资料的类型，对管理系统进行模块划分，这样也便于档案查询、录入工作的有效开展。另外，在建立数据管理系统时，还需要注意建立高效的搜索引擎，提高档案查询的效率。也要针对重复的档案资料设立专门的浏览模块，促使档案管理人员能够对重复性档案信息进行及时有效的处理，避免档案信息的查询管理受到不良影响。

总而言之，档案信息化建设是档案管理改革发展的重要手段，也是档案管理将来的发展方向，他促进了档案管理的简单化，同时实现了资源共享，并改变了传统的档案管理方式和档案处理步骤，进一步提高了档案管理水平，改善了档案管理工作效率，从而保证了档案管理部门健康稳定发展。

参考文献：

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[2]张博.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].科技经济导刊,2018(8):1.

[3]王永福.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].健康周刊,2017,000(012):45-46.

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