电力工程企业档案管理信息化建设问题及对策探讨

电力工程企业档案管理信息化建设问题及对策探讨

李红梅

中国电建集团青海省电力设计院有限公司 青海 西宁

摘要：电力行业是关系到国家国计民生的重点行业。在电力行业的发展过程中，电力企业在完成电力资源生产和调配的同时，也产生了大量的档案资料，档案资料记录着电力企业生产发展过程中各方面的信息，涉及范围广、种类多、信息容量大。通过对档案资料的采集、整合、分析和应用，可以为企业的生产和经营活动提供重要的参考依据，帮助电力企业及时发现问题、解决问题，促进电力企业提质增效。在此背景下，电力行业的档案管理工作也受到了广泛关注。

关键词：电力工程；企业档案；管理信息化；建设问题；对策探讨

1导言

在信息技术快速发展的今天，电力工程企业对档案管理工作也要转变以往的观念，在工作方式上要勇于创新，对管理模式进行改进。加强电力工程档案管理信息化建设，可以有效地保证档案管理工作的质量，同时还可以提高工作效率，减少因人为操作出现失误的情况。

2电力企业档案资料的特点

电力企业档案资料具有专业性、多元性、系统性和成套性的特点。其中，专业性主要体现在档案记录着电力企业生产与经营活动中产生的文件资料，与企业自身特点，企业的技术发展息息相关。多元性主要体现在档案类别众多。按照档案载体来分，又可以分为纸质档案、胶片档案、光盘档案、磁性载体档案、电子档案等。这些载体类型各异的档案在保管方式、存储条件的要求上也存在较大差别。

3电力企业档案信息化管理现状

3.1电力企业档案治理体系

2021 年 6 月，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设。对于电力企业而言，在国家政策的指引下，在企业档案管理环节，需要建立企业级的档案信息化管理组织结构，明确档案管理的主要功能目标，构建档案管理实施与服务体系，制定合理的档案管理制度。在顶层架构上制定好档案信息化管理制度，是支持档案信息化业务开展的前提。我国已经针对电力档案管理工作制定了相关制度，但是受到传统思维影响，电力企业管理部门对档案管理的重视程度不够，电力行业档案信息化管理的相关理论还未形成体系，档案信息化管理制度还未形成。在不少中小电力企业中，档案管理没有受到足够重视，许多企业没有独立的档案管理部门，档案管理工作机构不健全，相关人员的职责划分不清晰、不明确。在此背景下，档案信息化管理更是无从谈起。

3.2电力企业档案信息管理系统。电力行业档案管理离不开治理体系和管理制度的建设，也离不开软硬件管理系统的投入。相比于纸质档案管理方式，档案信息化管理对管理系统软硬件资源的依赖程度较高，好的管理系统可以提供可靠的档案存储和安全管理能力，便捷的档案录入功能，强大的档案信息检索功能，丰富的扩展接口，便于用户二次开发。由于电力企业档案中包含着大量的信息数据，信息形式也多种多样，档案信息化管理系统应具备多元数据、海量数据的存储、检索、分析能力。现阶段，在设计电力企业档案管理信息系统时，已将现代信息技术进行应用，系统搭建过程中，以提高档案管理效率为主要目标，利用当下流行的数据库管理技术，实现了对企业各种档案信息的获取、处理和查询利用，可以推进电力企业档案管理信息化发展，提升电力企业的核心竞争力和工作效率。但是，存在的主要问题是档案管理系统缺少标准化信息接口，与公司一体化平台之间的信息互动受限，不利于充分发挥档案信息化管理系统的作用。

3.3电力企业档案信息化安全管理

档案信息化管理可以提升管理效率，增加档案利用价值。然而，与传统档案管理方式相比，由于档案内容与实物载体相分离，内容存在被盗窃、篡改、删除等风险，使得档案信息化管理的安全性备受关注。电力行业的档案管理信息内容十分庞大，其中包含着一些涉及行业机密的文件或者企业发展中的重要资料。若系统存在安全隐患，将给电力企业、行业带来重大影响。档案信息化安全管理的工作与档案管理系统的安全性相关，涉及技术因素，也涉及非技术因素。随着信息技术的快速发展，技术因素在档案信息化安全管理方面的影响越来越小，利用大数据、信息网络技术中的最新技术，可以减少或避免档案资料出现安全问题。

4电力行业档案管理信息化的展望

4.1完善新形势下档案管理制度

制定科学合理的电力企业档案管理制度，形成制度约束。针对当前的状况，在档案管理的过程中，首先要制定出科学、合理和有效的档案管理制度。包括保证工作机构的完善、加强人员配置、明确人员的工作职责及分工等。在档案管理信息化体系建设的过程中，通过信息中心的完善来推动企业内部档案管理制度的健全和完善，促进档案管理的标准化和规范化。其次，则是要加速档案管理体系科学化的构建。诸如分级管理政策、集中统一指导等，实现不同种类档案和不同载体档案的有效分类，切实提高档案管理的效率和质量。制定出具体的档案管理标准规范，强化电力企业档案管理质量控制。在电力企业档案管理的过程中，首先应该以国家标准和行业规范为依据，同时结合企业自身的特点和实际情况，进一步完善档案管理工作的业务标准，确保档案管理在分类规则、档号编制、数字化标准、电子文件管理等方面的规范性。其次，进一步明确档案资料采集的流程。通过科学的流程控制，保证数据采集过程中的原始性和完整性。最后，则要进一步提高数据的质量，做好数据质量控制。包括目录整理的质量、图片编辑的质量、扫描整理的质量等。

4.2加大“单套制”归档的推进力度

从在有条件的部门开展试点“单套制”归档模式，并逐步推广试点范围。单套制归档管理模式是档案管理的发展趋势。电子文件与纸质文件并存的“双套制”管理只是档案管理信息化进程中的无奈和权宜之举，从技术的发展来看，纸质文件必将会被电子文件所替代，通过对电子文件开展准确性、完整性、可用性、安全性的“四性”检测，利用电子签名、数字摘要、可信时间戳、档案固化等技术措施，防止电子档案被篡改，保证接收的电子档案真实、完整、安全、可用，已经解决了“单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理的技术性问题。电力企业作为国家信息化的中坚力量，应该从转变档案管理的思想意识出发，从全局出发，从整体出发，顺应时代潮流，拥抱新技术，从思想上真正摈弃旧的观念的束缚。电力企业需要加大档案信息化管理及“单套制”改革的资金和人员投入，积极探索新的管理模式，加大试点建设力度，为档案管理信息化的全面推广提供宝贵的经验和建议。

4结语

电力工程企业中的丰富科技资源以及知识信息都在档案中记录着，电网建设项目的建设状况能从真实的档案资料中反映出来。随着信息时代的到来和电力体制的深化改革，档案管理中所蕴含的丰富而巨大的信息价值被人们认识和发现，进一步促进档案管理系统的不断完善，也给档案信息实现资源的共享和资源的交换提供了有力的支撑。对电力工程档案管理信息化建设实施统一管理，使档案管理工作更加规范化，从而从整体上提高了档案信息化管理的水平。

参考文献

[1]田芳. 促进电力工程档案管理信息化建设的对策[J]. 科技创新导报,2018,15(35):155-156.

[2]阳红梅. 浅析促进电力工程档案管理信息化建设的对策[J]. 办公室业务,2018,(11):40.

[3]叶蓉. 浅析促进电力工程档案管理信息化建设的对策[J]. 办公室业务,2017,(09):68.