浅谈干部人事档案管理与利用的创新

浅谈干部人事档案管理与利用的创新

刘跃杰

吉林省白城市洮北区市容环境管理服务中心，吉林 白城 137000

摘要:干部人事档案是干部历史情况的直接反映，是组织人事部门按照党的干部政策对干部考核、提拔任用的重要依据，同时也是人才信息的重要载体。近些年来，随着我国经济社会的不断发展，对人事档案的管理提出了更多更高的要求。在新要求、新技术的背景下，如何做好干部人事档案管理工作，成为人事档案工作者探讨的重要内容。

关键词：干部人事档案；信息化；制度化

1干部人事档案管理建设现状

干部人事档案是人才信息的重要载体，是组织人事管理工作的重要组成部分，也是干部人事管理的基础性工作。自新中国成立以来，随着时代的变迁，人事档案管理工作的重心也在不断发生着转移。新中国成立后很长一段时期，人事档案工作的主要内容是收集一个人的政治历史资料、家庭出身、社会关系等材料并加以甄别，目的在于政审，作用在于保障国家正常建设、安全建设。随着时间的推移，当前干部人事档案工作的主要内容变得更全面，目的在于真实的反映干部的历史情况，更全面的考察了解干部的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现及实绩，其作用是为正确的选拔任用干部提供重要的可靠的依据。同时，依据目前干部人事档案管理的精神，可以更好地维护干部职工的合法权益，也对干部职工的工作起到规范、检查、监督的作用。干部人事档案管理体制是集中统一和分级负责的体制管理。集中统一是指干部人事档案必须集中到组织人事部门集中、统一管理；分级负责是指根据管理权限向下一级管理。

2干部人事档案的特点

2.1干部人事档案具有真实性

这是干部人事档案的基本要求，所有归档材料要做到三个必须：即必须经过组织审查和认可；必须符合有关政策规定要求；必须经过认真的甄别鉴别。档案失去了真实的属性，就失去了档案应有的价值和存在的意义。近些年来，各省、自治区及地方均组织实施了人事档案自查审查工作，并开展“回头看”的整改工作，其目的之一，就是要反复确认档案的真实性，通过审查对人事档案暴露出的问题有针对性的整改，保证人事档案的真实可靠。

2.2干部人事档案具有完整性

干部人事档案必须要按照有关政策文件的要求保证档案内容的完整，要反映干部职工的全貌。档案材料越趋于完整，才能越真实的反映干部职工的真实情况，档案才能发挥最大的利用价值。

2.3干部人事档案具有动态性

人事档案是反映干部职工个人学习和社会实践活动的基础性依据，随着个人学习和社会实践活动的变化，反映其德、能、勤、绩的材料也在不断增加。此外，在档案日常的管理工作中，要及时地清理那些丧失价值或不准确的材料，还要对档案中有矛盾，甚至前后冲突的材料进行鉴别甄别认定。因此，干部人事档案的材料不是一成不变的，它是动态的。

2.4干部人事档案具有保密性

干部人事档案绝大部分内容不能公开，仅限组织掌握。只有涉及干部职工本人的职称评审岗位变动或涉及退休等事宜时，相关的部分材料（复印件）才可以依据有关政策规定和要求传递到相关部门进行审查和业务办理。根据中央组织部和国家保密局的规定，依据干部职工职务层次的不同，干部人事档案的保密级别也不尽相同。

3干部人事档案管理工作中的问题

3.1归档材料的收集、归档难

人事档案的材料收集归档工作本身就具有较大的被动性。以林草行业为例，其工作最大的特点是需要经常开展野外林地草地的调查、核查、监测及评估等工作。因为面积大，且有些外业调查、监测的样地位置偏僻、交通不便，因此耗时也多。通常都需要20几天甚至连续几个月的外业时间。从人事档案管理要求上来说，一般情况下，档案材料在形成一个月之内就必须归档。而且档案中的一些材料是需要本人亲自确认签字的，外业时间的不确定性和长期性导致这类材料难以收集，或因短时间内无法由本人签字确认而难以归档。

3.2干部人事档案归档材料的真实准确性和完整完善性问题

干部人事档案管理不仅仅是保管员的职责，拿来后直接放到档案盒子中封存。人事档案工作中的各项材料审核、三龄两历的认定、干部任免审批表（专项审核）的认定、工龄的认定、学历学位的认证都是档案管理的重点和难点。如果人事档案管理者对政策不够了解，对业务不够娴熟，概念不清，心浮气燥，档案材料出现问题就在所难免。此外，如果只是别人交来什么就归纳什么，不定期检查档案材料的完整，那么材料的缺失和遗漏也同样不可避免。3.3现行人事档案整档范畴有限，发挥作用具有局限性

随着社会的发展，干部人事档案也应与时俱进，其整档范围也应随着社会的需求及时调整，更新，现行的“老十类”已不能满足新形势的需求了。现行档案中的个人履历、入职任职、职称岗位、薪资福利、党团情况等已经不能全面的客观的反映一个人的德、能、勤、绩的情况了。长此以往，会脱离实际，其真实性将面临极大的考验。

4加强干部人事档案管理的创新对策

4.1完善档案材料收集归档的制度，建立档案材料收集的长效机制

除了要设立科学的档案管理制度外，还可以将档案材料的收集归档工作分为定期收集、定向收集和补充收集三种方式。定期收集，根据单位的实际情况，在一年内2～3次定期面向单位全体职工收集每年都会形成的固定的一些档案材料，比如年度考核表、正常增加薪级工资表、各类厅局级以上的奖励材料等。定向收集，针对每年部分职工涉及的职称评审、岗位设置、薪资调整、学历学位、党团情况等材料，根据各项工作的进展程度及时了解跟进，及时收集归档。补充收集，要经常审核档案材料，对不完整的材料要做到及时沟通，随时收集。将这三种收集方式结合起来，灵活运用，便可以在很大程度上解决档案材料收集难的问题，不至于因材料收集不到而影响了人事档案的利用。

4.2加强档案管理意识，不断增强档案专业技能

档案管理人员不能只是个保管员。档案管理人员首先要有很强的政策意识，要钻研各类有关政策规定，学习熟悉档案管理制度，了解档案材料的逻辑关系，规范工作标准，科学合理地安排人事档案的各项工作，要有过硬的专业知识，良好的政治素质。在工作中要做到定期检查、随时审核、及时整理、准确认定、善于沟通。对于三龄两历的认定、工龄的认定、学历学位的认证一定要严把关，尤其是对于新录人员的工龄、学历学位的认定认证要及时准确地完成，对于暂时不能认定的人员，要及时沟通取证，尽快完成认定，避免遗留问题的产生。

4.3档案管理要与时俱进，积极引进新技术，不断创新

随着可持续发展的不断深入，应当审时度势，规定新的整档范围，淘汰参考作用不大、不适应新需求的材料，将人事档案审核更偏重于能力、业绩、技术水平以及个人德行上来。收集补充新内容，人事档案的内涵应得到相应的扩大和丰富，可以包含许多其他关于当事人的材料，尤其关于个人信用的记录，涉及养老保险、医疗保险、失业保险的内容等。以往，由于技术限制，档案材料多以纸质材料为主，收集的过多过广，难以保存保护。现在信息技术的推广，让档案内涵的丰富得以实现。翻阅档案材料以数字化为主，纸质材料仅仅作为存底依据，轻易不再翻动。档案内容的丰富，尤其是增加个人征信、个人缴税纳税等社会行为的内容，可以更全面的了解、考察、审核干部的真实情况。为组织选人用人、推贤举能提供更加客观的事实依据。

5结语

干部人事档案将伴随每个人的一生，各单位和个人都有责任健全和维护档案的管理制度，遵守档案的管理规定。完善人事档案管理是一项长期而艰巨的任务，既需要上层的调控指导，也需要责任人的具体实践。通过改革创新，深化认识，提升人事档案的管理水平和利用效率，是干部人事档案管理的最终目的。做好收集、鉴定、整理、认定、保管、转递等基本工作，实现人事档案管理制度的全面改革不会一蹴而就。应该清楚地意识到，要实现人事档案管理的变革，必须从理论和实际中不断总结工作教训和经验，利用现有的新技术，探索干部人事档案管理与应用的新思路、新方法。

参考文献：

[1]刘韶青，林香青，张琮.浅谈干部人事档案管理与利用的创新[J].北京档案，2010.

[2]王冬英.干部人事档案工作创新之我见[J].企业家天地（理论版），2010.