浅析信息管理系统在招标代理工作中的应用

浅析信息管理系统在招标代理工作中的应用

黄恒飞

云之龙咨询集团有限公司 530201

摘要：在信息时代，信息管理系统得到了广泛的应用。通过该系统控制、预测功能的发挥，能够对于企业的决策，起到辅助的作用。当前，在货物、工程、服务招标代理工作中，信息管理系统也具有良好的应用前景。在招标代理中，依靠信息管理系统，能够进行有效信息的提供，同时还能对于各项工作内容，起到说明的作用。本文首先分析了招标代理工作的特点，之后又论述了信息管理系统在招标代理工作中的应用策略，以供参考。

关键词：信息管理系统；招标代理；应用

前言：当前，随着招标代理行业的蓬勃发展，同时也带来了激烈的市场竞争。因此，招标代理工作要全面促进其专业化、规范化水平的提升，从而满足时代的发展需要。所以传统的工作模式急需改革和转变，这样才能够紧跟大数据时代的发展脚步。通过信息管理系统的运用，能够让整个招标操作更加严谨，提高企业管理的精细化水平。

1 招标代理工作的特点

随着招投标领域的发展，为了改善以往低效率的工作模式，积极地引进了互联网的融合应用，推进信息管理系统的构建。这样就能够在系统控制以及计划功能的基础上，促进资源的合理配置，提高市场响应率，有效控制企业的发展成本，促进企业经济效益的实现，现阶段招标代理工作具有如下的业务特点。

1. 具有严格的行业行为准则。当前，针对招投标行业，我国出台了一系列相关的法律条款，进行了明确规定，通过完善的法律法规，不仅能够对于招投标主体的行为，起到约束的作用，同时也对于招标代理工作的开展，提供了行为指导。

2. 具有统一规范的业务流程。招标代理企业在接到业主委托以后，进行招标文件编制、发布招标公告，之后经过组织开标、评标、发布招标公告一系列流程，最终协助业主和中标人进行合同的签订，针对项目的各项环节，都要严格按照特定的流程开展，并且针对这一流程，也有相关法律对其起到严格的约束力，无法人为进行任意的修改。但是针对不同的项目，在具体流程执行的过程中，也要进行同样规则的遵守，而且规则和流程，也有着显著的可复制性。

3. 具有较高的管理要求。对于招标项目，不仅具有严格的业务流程，同时在各项环节工作开展的过程中，也不能出现纰漏和差错。各项工作之间都具有紧密的联系，因此一个环节出现问题，就有可能会造成最后招标失败，甚至带来纠纷。另外，在招标代理业务中，资金流和工作具有单一性。

4. 具有较大的业务流量。仅仅对于中小型招标代理企业，光是月凭证量能够达到近千张之多，印制招标文件、制作合同等都要用到纸张，而且考虑到企业的运营成本，这些企业往往都不具有较为充足的人员配置^[1]。

5. 具有较大的数据信息量。对于招标代理业务而言，具体的流程具有程序化特点，无论是对于哪一环节，各项操作和数据都要进行记录和备案，因此也就面临着海量的数据信息。

6. 手工运转模式难以满足当前的工作需求。在传统的工作模式之下，针对业务信息，业务人员只能够对于其进行独立的记录和保存，使得数据具有较高的分散性，难以促进数据的共享。同时受到人力因素的影响，也会造成信息的丢失。同时，在传统的信息处理模式之下，各项功能难以满足当前时代的需要。

2 信息管理系统在招标代理工作中的应用策略

2.1 全业务链工作程序化管理

对于招标代理而言，可以进行项目负责制这一工作模式的应用，就是从整个业务的初始阶段，到各个环节的业务流程，通过项目负责人，针对全过程实现业务运行的负责，通过这一机制，还要和绩效考核之间联系起来，实现挂钩管理。另外，还要借助信息管理系统的运行，通过线上平台，从而管理招投标业务工作，实现流程化管理目标。依靠制度化、程序化的业务链工作，能够有效地减少工作差错的出现，促进招标工作质量的提高，实现更高的服务水平^[2]。

2.2 全过程的信息化管理

通过信息管理系统的运用，能够针对招投标进行全流程的电子化管理，并推进日常管理工作的信息化发展。通过信息管理系统，在各项业务中，实现了功能覆盖，其中包括客户管理、项目采购、合同管理、项目管理、专家管理、评审管理、服务费结算管理等各个模块，同时还进行了多个数据维护模块的增加，其中涉及投标人、招标编号、类别、项目信息等。依靠多个功能以及数据模块，能够实现横纵向的贯通和联动。从而提高整个招标代理业务链条运作的效率，提高管理的信息化水平，促进全过程信息化管理目标的实现。

2.3 精准化的专家评审

在信息管理系统中，进行了专家评审模块的设置，这样就能够改变以往的手工打分方式，从而实现电子化、自动化的评审。针对专家只需要借助电脑，通过账号密码的登录，从而在系统中完成打分操作。之后再由系统进行打分数据的统计和计算，从而自动给出综合得分。在这一功能模块之下，相较于以往的手工模式，不仅能够大大减轻专家评审这一环节所涉及到的工作量，同时还能够防止由于人为操作，发生失误和差错，让评审工作具有更高的准确性，促进了评标工作效率的提升，同时也能够提高整个评审过程的公平性，打造一个良好的评审环境。

2.4 线上线下的双轨资金管理运作

在系统中，线上管理标书费、保证金以及代理服务费等资金项目，并通过线下流转的方式进行运作。依靠线上的资金管理，在业务链条的基础上，进行了信息数据库的建立，这样就能够线上进行销售、答疑等环节的工作。之后按照投标人的保证金到账情况，通过线上的方式，由财务人员进行传输确认，这样才能够让项目的开标评标，具有重要的评审依据。在招标结束之后，针对投标单位，要在其系统内部，进行保证金退款支付凭证的生成，实现自动化处理。财务部门根据凭证，进行保证金的退还。另外，要结合文件约定以及中标金额，由系统按照具体的收费标准，进行招标代理服务费缴费凭证的自动化计算和生成。之后由财务部门按照具体的凭证，并根据到款情况，从而进行发票的开具，做好费用的结算入账。

2.5 电子化的招投标资料

在传统的工作模式之下，要进行招标项目的归档，对其开展电子化处理，要通过手工的方式，对于招投标资料进行收集，并进行目录清单的编制和提交，办理相关的手续，之后通过档案部门，进行纸质资料的扫描，让其转变为电子文件，上传到系统之中，便于后续的使用和查阅。在这种业务模式之下，不仅会造成人力资源的浪费，同时还会消耗大量的时间。因此，通过信息管理系统，进行了以往档案管理方式的转变，由原来的后期进行档案资料的收集和归档，转变为在过程中，进行资料的生成和归档。在系统中建立项目之后，针对在招标代理业务中，所涉及到的各种文件资料，都要通过系统进行档案的生成和记录，在全部收集完以后，进行电子归档的自动化实现。

2.6 实时的查询功能

在信息管理系统中，依靠信息技术，以互联网为依托，进行了大数据库的构建。这样就能够在系统平台之中，直观地展现招标业务工作流，动态把握业务进展情况。同时也能够通过系统，进行招标状态信息的查询。另外，在系统之中，能够根据提前设置的自定义查询字段，进行项目信息的查询，同时还能够进行信息的导出和观看。

总结：综上所述，在招标代理工作中，通过信息管理系统的运用，能够推动招标代理工作的信息化发展，对于业务工作的推进，起到促进的作用，从而实现工作效率的提升，提高业务流程管理水平。因此，在未来，有关领域需要针对这一系统进行推广运用。

参考文献：

[1]董启标.跨平台移动招标采购信息管理系统设计与探究[J].现代经济信息,2018(15):34-35.

[2]孙赵航天. 基于全生命周期的PPP项目信息管理系统模块设计研究[D].天津理工大学,2018.