结合学校文书档案管理困境提出革新路径

结合学校文书档案管理困境提出革新路径

温朝菲

海南省国兴中学 571100

摘要：学校文书档案管理主要记录了学校的发展历程和创建信息，能从侧面彰显出学校在不同阶段的发展状况。为了凸显出档案管理工作的价值，我们应采用相关的革新方法，提升文书档案管理质量，强化文书档案管理力度，提升档案的有效利用率。

关键词：文书档案；管理；困境；革新

1. 引言

在档案管理工作中，文书档案管理是不可缺少的一部分，可以从侧面彰显出档案管理水准，关系到档案管理工作的长远发展，文书档案管理质量关系到档案的完整性，理应得到人们的关注。

2. 学校文书档案管理发展困境

1. 学校的文书档案管理工作没有得到足够的关注

现下，我国的部分学校大都把发展重心放在了学校业务的拓展和发展方面，对于综合管理的关注度不够，特别是对文书档案管理的注意力不足，制约了文书档案管理的长远发展。部分领导没有全面了解到文书档案管理的价值，对其的投资力度也较弱。这种观念导致了文书档案管理发展不完善，管理者缺乏积极性，严重影响了文书档案管理的效率和质量。同时，由于学校忽视了文书档案管理的重要性，认为档案管理不需要投入太多的人力、物力和财力，而各部门之间的默契配合，使得文书档案管理无法顺利进行。

2. 档案管理人员的素养水平较低

少数学校的档案管理人员不够关注档案管理工作的落实，档案管理人员的准入门槛也较低，上岗之后没有定期接受专业化的培训，从而造成档案管理人员的自身素养水平较低，降低了文书档案管理质量。为了改善当前文书档案管理的现状，还应加强对档案管理人员的素质培训，促进档案管理人员的职业素质得到显著提高，进而加强档案管理的规范化、标准化。

3. 数字化文档的保护力度不够

数字化文书档案的操作和使用都更加便利，当然，对操作人员和软件的配置要求也更高，保护力度不够就会导致一些问题，如操作失误或突然断电等问题都会造成文件的不完整。一些档案管理人员的电子文件安全管理水平相对较低，电子文件容易被病毒入侵或物理窃取，可能导致文件系统瘫痪或给学校造成直接的危害。

（四）文书工作和档案工作之间的协调效果不佳

文书工作和档案工作之间存在一些关联，但是也存在更大的差异。为此，文书工作和档案工作需要在不同的管理制度下协同发展，也就是采取文书和档案工作的分类管理模式。尽管这种管理方式比较合理，但在实际应用过程中往往导致文书管理与档案管理之间的距离。档案管理人员一般不系统地分析文书工作，导致文书工作与档案管理之间存在一些不恰当的联系，对文书档案管理的规范化发展产生了一定的不利影响。

3. 文书档案管理的革新路径

1. 养成正确的文书档案管理观念

文书档案管理工作，管理人员需要全面了解自己的工作，尤其是学校的领导人员，应重点关注文书档案管理工作的开展，认识到档案管理人员的责任。文书档案管理人员需要定期在校内宣传档案管理的作用和意义，并举办讲座活动，宣传相关的法律法规，鼓励全校员工积极参与进来，争取他们的理解和支持；也可以建议领导把文书档案工作的管理纳入学校的重点工作，使文书档案工作向高水平、高质量的方向发展。同时，要增强文书档案管理的主动性和前瞻性，积极提供决策意见，增强文书档案工作的前瞻性和主动性。

2. 提高文书档案管理的安全性

把信息化技术融入到文书档案管理中，可以有效提升文书档案管理的便捷程度，减少不必要的人力、物力和资金的投入，简化档案信息的采集、处理、保存、运用流程，缩短档案管理所需的时间。借助先进的计算机技术，文书档案信息的需要者能及时获取相关的信息，在很大程度上降低精力的浪费，摒弃传统手工浏览信息的方式，从多元化角度咨询并获取相关信息。需要指出的是，为了保证数字档案管理的安全性，我们应该加强对安全技术的投入和管理。比如在登录时，要使用有效的认证信息，加强对周边网络安全的监管，提高计算机网络系统的安全性能，防止文书档案信息被窃取和破坏，最大限度地确保文书和档案管理的安全水平。

（三）落实好文书档案的信息化创建工作

把信息化技术融入到文书档案管理工作中，有利于实现档案管理的信息化发展，借助计算机技术和文书管理网络系统，能进一步简化文书管理工作。创建信息化文书档案，操作如下所示：实现纸质档案的数字化转变；另一个方面，应该使用OA系统自动生成电子文档，并将其直接存档以备将来使用。应当指出，电子文件应当采用前端控制和全过程控制，以防止任意修改数据信息，确保数据的完整性和稳定性。同时对文书数据进行异构远程备份，确保在发生事故时能够恢复文书数据。

（四）强化文书管理人员的培训力度

文书档案管理本身就是比较繁琐的一项工作，学校的档案管理人员需要不断提升自己，才能更好地满足管理工作需要。我国的文书档案管理人员团队创建力度不够，管理人员的文化水平和专业水平也高低不一，阻碍了文书档案管理质量的提升。由此可见，为了有效提升文书档案管理效率，档案管理人员需要提升自己的专业技能水平，更好地开展管理工作。学校方面也应关注文书管理人员的培训工作，要求负责文书档案管理的人员持证上岗，定期组织人员学习国内外最新的专业知识，提高管理经验，为文书档案管理注入新的血液。目前，随着计算机技术的不断普及，传统的档案管理模式得到了创新。此外，文书档案管理团队的业务能力也需要在更高的层次上得到提高，以确保文书档案管理人员能够更熟练地操作和应用现代办公设备，从而在更高的水平上提高工作效率，减少人工操作造成的各种误差，更好地适应学校的运行和发展。

（五）协调好文书和档案工作

文书档案管理中，需要协调好文书和档案工作之间的关系，不断革新管理模式，也就是说，文书工作人员应关注档案管理工作的开展，还要严格按照要求管理好相关资料和信息，

为文书工作与档案管理的协调奠定基础。文书人员应正确认识档案管理，及时收集整理归档的文书资料，及时发现缺失问题，确保资料的完整性和准确性，为档案管理的优化打下基础。

4. 结语

文书档案管理工作中存在一些问题急需解决，学校方面需要关注其发展困境，随后提出针对性的革新路径，提升文书档案管理总体质量，促进学校的长远健康发展。

参考文献：

[1]徐雯.高校文书档案管理标准的困境及应对措施[J].大众标准化,2021(22):4-6.

[2]赵雪梅.“互联网+”背景下高校文书档案管理的困境及应对措施[J].兰台内外,2021(27):28-29.

[3]李良.“互联网+”背景下高校文书档案管理的困境及应对措施[J].办公室业务,2020(03):138+140.电话：13876196708

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