人事档案管理在人力资源管理中的重要作用探讨

人事档案管理在人力资源管理中的重要作用探讨

陈俞朱

四川红海人力资源管理有限公司 四川成都 610000

摘要：人力资源经常被提起，是事业管理的重要组成部分之一。人事档案管理是人力资源管理的重要工作，对人力资源合理配置、调任都有重要的参考价值。本文分析人事档案管理对于人力资源管理中的作用，希望为今后人事档案管理工作寻找新的发展路径。

关键词：人事；档案管理；人力资源；重要作用

作为一种社会现象，档案保存和管理，一直以来都被人重视和关注。随着社会发展与变迁，档案作为重要依据与见证，数量在不断增加，人事档案记录的是事业员工的基本信息，关乎着人才考核与选拔，如何才能永久保存下去，是人力资源管理需要思考的长期问题。

1 人事档案管理和人力资源管理的相关概述

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   2. 人事档案管理的相关概述

人事档案是记录一个人不同时期的活动轨迹，是个人身份、学历、资历等方面的证据，从学校到各个工作岗位的文件材料，包含个人经历、学历、社会关系、思想品德等基本信息，也包括业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，人事档案管理是将有价值的文件材料，进行收集、整理、保存、鉴别、统计和提供利用的活动，通过人事档案管理，可以提高人力资源开发效率，人事档案管理是人力资源管理与利用的先决条件。

1.2 人力资源管理的相关概述

人力资源管理是信息管理工作，人力资源管理比较复杂，包含了很多业务，比如招聘管理、人员管理、薪资管理、考勤管理等等方面，将人力作为一种资源，通过一系列活动和核心业务，对人力资源进行最大价值的分配和利用，从而确保人力资源需求。通过人力资源的科学、合理的开发，实现人力资源管理的有效价值，确保人力资源管理工作的效率达到“质”的提升。

2 人事档案管理对人力资源管理的作用

2.1 有利于更好保存数据

人事档案关乎着每个人的个人信息与工作履历，做好人事档案管理，可以实现人事档案的收录、处理、传输和利用，对人力资源管理而言，可以更好的保存人事档案数据。通过人事档案的信息，人力资源管理部门可以很清楚了解到员工信息和工作履历，结合个人情况做好人员岗位配置。因此，人事档案管理对人力资源工作可以提供信息支撑，保存好人事档案数据，从而优化人才配置。

2.2 有利于提升事业人力资源管理的水平

人事档案对每个人来说都很重要，真正能证明个人经历的就是档案。在进行人力资源管理时，通过查阅人事档案，获取个人信息、个人经历和德才表现，做好人事档案管理，对人事档案进行统一分类、整理和存档，在开展人力资源管理时，能对人员进行科学分配，发挥员工价值。通过人事档案管理，在对员工的信息有所了解的基础之上，进行人员岗位调动与分配，可以更好的提升管理效率，推动管理水平提升。

2.3 保证人力资源招聘的质量

做好人事档案管理，可以为单位招聘提供参考，通过现有的人事档案信息，了解单位的人才需求情况，在进行人力资源招聘时，可以以此为基础，避免出现招聘进来的人才与实际发展定位不匹配的情况。人力资源管理的招聘管理，是其重要的核心业务，利用人事档案管理，对现有员工信息进行统计与分析，结合单位发展所需，进行人力资源招聘，可以提升招聘员工的质量，对招聘结果起参考作用，从而推动单位生产经营活动的进一步发展。

3 人事档案管理在人力资源管理中的优化策略

3.1 重视人事档案管理工作

人事档案管理工作对人力资源管理的重要性显而易见，为了提高人事档案管理效率，为人力资源管理打好基础，每个参与人事档案管理的人都必须重视人事档案管理工作，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提。为了保证人事档案管理效率，就要保证制度的科学性，采取多项措施，重视档案管理，强化管理认识，制定人事档案管理工作标准。①重视档案管理，严格保卫保密制度，加大对人事档案管理的重视，做好档案的整理和归档等工作。②强化管理认识，及时对人事档案有关情况进行统计，档案管理应当有序化开展；③树立现代社会的档案服务意识，根据具体情况区别对待，保证事业单位人事档案管理质量。

3.2 保证人事档案管理的科学与细化

人事档案管理并非只是一项资料整理和归纳的工作，应当切实迎合现代人力资源管理观点，规范人事档案管理的规章制度，遵循真实、全面、及时、规范的原则，根据经济社会发展和组织工作的需要，确保发挥人力资源管理的实质作用。①材料归档制度；要了解单位性质，按照人事单位人力资源现状，对材料进行鉴别，按照材料的属性、内容，明确人事档案内容的收集、整合，及时参与人事档案整理和更新。②检查核对制度；检查人事档案材料本身、存放环境、安全性，严格执行档案收集归档的各项规定，保证人事档案管理的真实有效。③提高对人事档案资料验收树立标准；要有纪律、有规范做好人事档案管理工作。

3.3 构建人事档案管理优质队伍

为发挥人力资源管理的优势，符合现代化发展方向，必须构建人事档案管理优质队伍，提升人事档案管理质量。第一，向人事档案工作的人员普及档案工作的专业知识，加强培训教育，使他们明确工作内容，将专业知识与实际工作相结合，有效保证人事档案管理质量的提升；第二，从单位的发展条件和未来规划出发，开展专业技术培训活动，进行多技能培训，加强人事档案管理优质队伍建设，从计算机技术、电脑操作技能开展人事档案管理；第三，增强档案管理人员综合素质，从事档案工作的相关人员开始，引进档案管理人才，选择合适的工作方式，重视专业水平的基础上，强化人事档案管理的职业道德，提升档案管理人员的整体专业水平，为人力资源管理提供坚实的保障。

3.4 推进人事档案管理现代化发展

将信息化技术与人事档案管理相结合，随着事业单位发展进程的深入，要想提高人力资源管理效率，就不能忽视人力资源结构，人事档案管理信息化技术与传统档案管理工作的有效融合，适应现代人力资源管理要求。因此，引进科学化、信息化的技术手段，加大对计算机等现代化工具的应用力度，高效整合人事信息，将档案管理工作信息化推进。同时，引导人力资源管理进行创新与改革，应当与时俱进的推进人事档案管理工作，保证人事信息的完整度与真实性，在不影响整体的情况下，构建信息数据库，加强信息化管理效率，保证人事档案信息的完善，促进人力资源管理的不断发展。

结语

人事档案管理要保证效率，必须要科学并细化人事档案管理工作，传统的人事档案管理工作模式已无法满足。因而，通过重视人事档案管理工作、保证人事档案管理的科学与细化、构建人事档案管理优质队伍以及推进人事档案管理现代化发展，充分发挥人事档案管理的价值，为人力资源建设与发展提供条件。

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