关于公司档案整理的研究

马婧

郴州市第一人民医院 湖南郴州 432000

摘要：随着当今信息社会的迅速发展，公司创建的档案通常分散零散，有的档案在某些情况下毫无价值，以便将有价值的档案编号为无价值的档案类别和清理。这些档案记录着企业的所有有效信息，因此档案整理的工作具备一定重要意义。如何高效系统地完成档案整理工作，需要我们重点研究。档案整理工作已经成为各个行业中不可或缺的一个岗位。一个公司想要建立自己的信息系统，有自成一体的健全档案库体系，档案整理这一步必不可少。

关键词：企业档案；档案整理；问题与对策

在当今的信息社会大背景下，信息繁杂且重要。档案整理在企业和行政部门的档案工作尤其如此，这是一项非常重要的任务，包括分类、排序、编制索引、建立完整的档案库等等。当前社会，人员流动较大，人员的调动都需要留档，每个公司也越来越重视人才档案的储备。档案就像一个无形的见证者，默默地记录这一个公司的所有。档案整理是当今每一个企业都应当重视的，这是一个企业是软实力，是企业立足之根本。因此，在信息时代，任丘市的公司需要认真分析当前的经济环境发展和各个公司之间竞争的压力，对所有员工的档案和公司其他档案进行整理，找出不足之处，提出有效解决方法，使得该公司信息有所保障，提高该公司档案整理人员的能力，提高工作水平。

一、档案整理的概念

档案整理是指通过基本分类、汇编、分级和编号、材料分类、和组织，对涉及支离破碎、需要进一步组织的档案进行组织。此外，公司档案的组织是管理该档案的基本条件和基础。通过对在结构化系统中收集的文件或档案进行分类，加强档案的组织和标准化。重要的是，要有条理地整理档案。公司档案的特点是数量庞大，种类繁杂，并且档案资料非常重要。因此公司档案整理的工作开展需要高效率，工作人员应具备整理的各种技巧，另外还需要注意相关的法律法规。

二、公司档案整理存在问题

（一）档案整理专业化水平低

众所周知，专业化是做好任何一个工作的基础，档案整理专业化对企业综合实力的整体发展具有不可替代的重要性。任何提升档案整理专业化的机会都至关重要，档案整理的专业化也决定着工作的质量与效率。公司内部没有形成有效的档案整理相关的制度条例。很多制度都是形于表面，没有严格地落实到实处。本公司有足够的档案整理人员但是缺乏专业性，且流动性大。很多工作人员因为工作福利待遇低，工作性枯燥转部门，导致人才的流失严重。

（二）公司档案归档不规范

工作人员在记录领域中的一个错误，该年度没有适当的分配归档。这将导致今年必须存档的纸质文件，但由于没有收到任何提醒而未能及时。与此同时，应保存的档案与未保存的档案之间没有什么区别，因此难以确定那个档案是真正对公司有需要的。前几年的工作量一直到今年，这不仅增加了工作人员档案的工作量，不仅耗费时间而且还浪费了人力。

（三）收集的档案材料不全

收集档案是指接收、收集和收集破碎的材料，并按照档案的形成方式进行。收集档案是收集过程的基础，使公司能够合理地在其活动中保存相关记录，并为今后的工作提供相关的专门知识，所以档案是否完全收集，这一点更为重要。随着时代的发展，现在档案不仅仅是纸质档案，以磁、电、光等为主要载体的档案应约而生，很多档案整理人员思维落后，墨守成规，或者自身素质有限，从而忽视电子档案收集。

（四）档案保密工作不完善和交接手续不严密

目前一些国企央企包括一些大型的企业中，部分档案可能会与企业的核心秘密，或者一些需要保密的隐私档案有关。当涉密的档案被调用时，公司中没有经过严格的审批流程，在未经指定领导人的准许下，便可以调阅涉密档案。在档案归还时，也没有进行及时清对和检查。鉴于档案工作人员在安排工作方面的工作和职能，档案工作人员在交接时应保持警惕和承诺。所有人都负有重大责任。

三、公司档案管理存在问题的解决对策

（一）提高档案整理专业度

随着时代的进步，档案整理工作已经不再是简单的信息整理，他包含了多个工作任务，入档案中信息的分类、数据的整合、收藏和归档等。并且结合了信息化整理，其中对技术的要求更上一层楼。管理者应重视档案整理工作人才建设和人才培养，组织员工定期进行培训，采取对外交流的形式，提供在岗学习机会，组织有关研讨会，通过和其他单位交流，加强本单位档案整理的工作经验，提高工作人员的专业素质。通过人才招聘，引进有专业知识的科班人才，提高档案整理团队整体水平。

（二）加强归档工作的监督

档案归档应该每隔一段时间进行评价，一年一归档可能导致档案数量太多，工作量大，档案准确度缺失，并且随着时间过去太久很多小档案容易缺失。建议公司把归档时间改成半年一次或者一个季度一次。并且对归档的程序做好管理，将具体的事项层层落实。设立奖惩措施，之后在每次做归档工作的时候，进行统计以及总结，在档案整理方面表现出色的部门和工作人员得到足够的表扬和相应的财政奖励，而忽视监督和相关制度的人则受到严厉处罚。应当建立监督机制，使监督人员公正、公平，对监督人员发现不公平待遇应严惩，在保存过程中应仔细审查每一份文件。保证归档工作的顺利收尾。

（三）强化档案的收集工作并确保档案整理的完整性和系统性

不管档案收集的是否齐全，档案整理工作都能继续下去，但是意义却相差甚远，有的档案含金量很高，有的档案却是无用的档案，档案收集的是否完整，反映着该单位的工作经历是否确定、系统化。所以档案的收集工作对于档案整理来说是非常重要的。这就要求的档案整理人员业务水平达到标准，在工作时一定要细心，保持思维缜密是工作的前提，对有价值的档案资料不放过一丝一毫，建议单位按照季度收集整合一次档案，按照档案的性质（如会议资料、音频、活动、人事资料等。）划分。

（四）加强涉密档案的日常管理和注重档案的交接

涉密档案对公司的重要意义不言而喻，这些仓库应存放保险柜、保险锁、防护装置等。确保负责机密档案的人负有更大的责任和极强的保密心，确保其工作的每一部分最终都得到保证，并明确遵守既定程序。加强对机密档案的日常管理，包括完全按照既定程序访问、清除和销毁各种档案，并核查登记和签字，但未经授权任何人都无权访问这些档案。在任何情况下，档案管理员都必须将公司保密作为他们自己的守则。在进行档案交接工作时，一定要保证及时，及时把档案信息进行传承，不能忘记一点细节，制定一套完善的交接流程，包括交接时间，交接人，交接内容等。都要及时记录在册，进行备案。

结论

对于一个公司来说档案是记录一个公司从平平无奇到光辉的见证，同时也是企业未来发展的重要参考。在这个竞争激烈的时代，企业想要取得好成绩，想要有长久的发展必须做好人事管理工作，归根结底重视档案整理工作是重要的。针对工作人员的专业性不足，归档不全面，公司在思想上重视程度低等问题。就目前行业的发展速度来说，档案整理必将成为人们重视的焦点，无论是技术支持还是人力支持，对档案整理工作都是非常重要的。

参考文献

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