公安档案管理数字化建设探析

公安档案管理数字化建设探析

吴永红

科尔沁右翼中旗公安局后勤保障中心 内蒙古 兴安盟 029400

摘要：档案管理作为社会管理的一部分，不可避免地被拖入信息化建设轨道，新时代公安档案管理工作，不应规避历史前进的步伐。在数字信息化时代的到来，需要现代化的管理方法和管理手段对公安档案进行数字化管理，公安机关对于档案数字化建设工作一定要重视起来，摸索和借鉴先进的管理经验，借助现代化的信息技术，引进一批专业的档案管理人才，促使公安机关档案管理数字化、现代化的有效实现。

关键词：公安档案管理；数字化建设；探析策略

1公安档案数字化建设中的难点问题

1.1档案管理匮乏

在大数据时代，档案种类越来越多、分工越来越细、管理难度也越来越大，因此档案管理工作人员要不断提高自己的职业道德和业务水平，加强档案科学化规范化管理。目前，基层公安机关档案管理人员专业素养整体不高，很多部门是民警兼职或由辅警具体从事档案工作，已经不能适应全新的档案管理模式。

1.2民警信息风险意识低下

随着信息化手段的不断丰富，档案信息更趋透明化，但由于公安工作的特殊性，档案信息通常囊括了海量的涉密信息，一旦工作疏忽发生泄密事件，有可能对社会稳定带来不可预估的负面影响，档案的安全管理显得更为迫切。事实上，不少基层所队民警普遍缺乏信息风险意识，对科学应用档案信息缺乏足够的了解，客观上给档案信息安全保密工作带来一定的困难。为此，各单位档案管理人员要进一步提升保密意识、安全意识，做好事前防控以及事后应急工作。

1.3档案信息共享程度低

档案数字化建立了目录和全文数据库，使档案内容与纸质载体分离开来，再加上网络技术的应用，创造了档案信息资源整合共享的良好条件。但目前公安机关档案管理数字化建设依然处于初步发展阶段，特别是在基层公安机关还存在着诸多亟待解决的问题。比如：档案资源共享水平远远不够，使得档案数字化体系很难充分发挥作用，制约了档案数字化建设推进步伐。

2加强公安机关档案管理工作的几点思考

2.1创新公安档案数字化理念

公安档案数字化是新时代人工智能、大数据网络等现代技术，催生公安档案管理的一次技术革新，这次技术变革将给传统的公安档案管理在思想观念、管理制度和人员素质等方面带来全新的变化。首先，我们要转变思想观念，充分认识档案管理数字化是新时代信息技术革命的必然结果，是档案管理发展不可逆转的历史趋，任何人都不可能阻挡。其次，要加强对档案数字化建设的宣传教育，对档案管理人员及时开展培训工作，让他们认识到，大数据、智能化时代的来临必然要求公安档案管理也要跟上时代的步伐，充分发挥和有效利用档案的价值，为公安机关侦查破案和服务民生提供便利。

2.2强化公安档案资源与网络平台的建设

从省市以上公安机关层面，统一采购、安装档案管理系统软件，制定统一的数据管理标准，改进数据采集方式手段，提高档案员的工作质效，从而提升档案数据的有效性，完善公安档案数据库建设，为档案管理的信息化、数字化夯实基础。数字档案在接收、归档后还会进入到备份、鉴定、服务、利用等阶段，对其进行统计分析，能有效了解每个部分的工作状态，以便在日后的档案管理工作中加以调整和改善。同时，依托现有的公安内网平台，建设档案管理网站，及时将不涉密的档案信息上传网站，实现原文、图像网上浏览和下载，为实战单位打击处理违法犯罪活动和服务人民提供有效支撑。

2.3加强对公安机关档案的甄别

必须做好现有公安档案资源的整理筛选工作。早期积累的公安档案资源纷乱复杂，全部进行数字化处理难度较大，经济条件也不允许。因此，对现有库藏实体档案进行整理筛选，通过对现有公安档案的深度挖掘、整合和研判分析，将库藏档案中比较珍贵的、开发利用价值更高的、具有长期和永久保存价值的实体档案先进行数字化处理，其他档案资源则可以根据实际情况，循序渐进地推进。

2.4完善公安纸质档案向数字化转化的有序衔接

随着公安档案信息化、数字化的建设，原来的实体档案管理制度已经越来越不适应当前形势发展的需要了，这就需要树立整体思维，统筹谋划电子公文档案数字化储存管理制度。档案的形成有一个过程，先有公文和卷宗等纸质材料的产生，才能形成档案。因此，我们必须将公文、卷宗和档案数字化作为一个整体进行统筹谋划，才能有序实现实纸质档案的数字化管理。同时，实行双轨制，坚持对纸质文件进行扫描处理，与公文系统生成的电子文档一并归档，互为印证，进一步保证电子文件的真实、完整、可靠和可用。

2.5统筹推进公安信息化分级建设

公安档案数字化建设是一项系统工程，不可一蹴而就。一是要完善公安数字档案信息采集途径，对库藏的档案数字化加工，对现有应用系统中数字档案信息进行整理归档。二是要建立统一规范的公安档案数据标准，规范档案信息数据库结构、要求和格式，保证数字档案的生成环境和生成质量。三是要简化检索、方便利用。根据公安工作特点，建立适应公安档案管理工作体系的全文检索系统。

公安档案信息资源在侦查破案、促进社会经济发展、为人民群众服务等方面发挥着越来越大的作用。运用现代数字化技术，科学地管理和使用档案资源，是当前公安机关改革和推进的重要课题。为此，要适应时代的发展趋势，深化公安档案信息化建设，为领导决策服务，服务破案，服务群众所需。

3结束语

综上述，在大数据时代背景下，互联网技术正日益改变着人们的生产生活方式，也改变着公安机关履职服务的方法。对于公安档案管理工作，既是挑战，要面对新科技且海量的归档内容；又是机遇，要求我们牢牢把握“数据权”，更好地推进公安档案管理工作走向智能化、数据化。如何利用最先进的数字信息技术对公安档案信息资源进行科学的管理，最大限度提高公安档案资源的利用率，已成为新时期改革和推进公安档案管理工作的一个重点课题。

参考文献

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