简析如何做好房建工程的资料管理

简析如何做好房建工程的资料管理

董峰

南京江宁盛世旅游服务有限公司 江苏南京 210000

摘要：建筑工程数据是单位工程建设的基础，也是项目建设和竣工验收的重要内容。首先从档案资料的内容和特点两个角度，论述了对档案资料进行管理的必要性。以此为依据，对现行住房建设工程资料管理中存在的问题进行了详细的剖析，并就如何切实落实项目数据的管理提出了一些具体的对策。

关键词：工程资料管理；建筑工程；建筑管理

引言：

随着建筑业的快速发展，施工材料在施工中的应用越来越广泛，材料的角色是非常关键的。做好施工材料的管理工作这只是一个规范建筑业有序发展的基本要求，也是一个集中的表现提高了施工企业的整体能力和经营能力。目前的建设投资项目实施中普遍存在着项目完工后完工等各种质量问题：图纸缺少相应的修改和绘制，建筑物的定位没有标准确定，隐蔽项目的数据处理和验收等。施工项目信息管理的不规范，在一定程度上使得工程数据的实用性受到限制，并对其产生了直接的影响。如若确保城市建筑工程档案质量，就必须做好房建工程的资料管理。

一、房建工程资料管理的必要性分析

（一）建筑工程文件

建筑工程数据是指在单位建设项目的施工过程中，所形成的一套完整的工程数据。这些数据包含了项目建设期间所需要的各种数据。施工数据反映项目管理水平，以及与建筑承办公司品质有关。所以加强施工材料标准化管理，使其真正体现建设项目管理体系的建设与发展，可以增强建筑公司的口碑。同时，建设项目数据档案记录的方法五花八门，不只是纸质资料，还有各种电子资料、磁性材料，感光材料等，都可以作为技术载体，用于工程文档载体，其中比较重要的是声音加图形、工程图和电子文档。例如：市面上较为简单的建筑工程文件目录如图1：

图1.某项目的建筑工程文件目录示意图

（二）房建工程资料管理的内容及特点

房屋建筑工程资料的管理，包括前期资料、施工资料等。其中，项目前期的数据，主要是指建设项目的立项、投、审批、土地、勘察、设计等活动的前期数据。文件数据的形成，建筑材料是建筑单位在建筑工地上进行的、在工程建设中所形成的基础资料，例如工程项目的技术质量管理录、施工现场的施工质量验收记录。完工图纸是建设投资由于工程的设计和施工过程中的质量和对应的材料管理。改变将影响项目完成后的利用价值与作用。完成的图纸必须正确施工完成后的施工成果，绘制出准确、完整的图纸，但目前有许多施工单位未按照要求制作完工图纸，即使是在进行了结构调整后依旧没有任何的改动。建筑施工数据的基本特点是：真实性和完整性。需要根据项目的实际情况，真实地反映和记录数据，确保文件的完整性。材料本身的真实、完整和可靠，保证项目的质量符合要求、内容全面具体、原始技术资料完整、文字记录真实都是以工程数据为前提。对各类记录方式采取“关门冥想”作假的做法，要坚决反对。这些数据不但无法反映实际的施工状况，还可能导致数据的变化与建筑实际不符，更不能在数据中增加数据内部对以达到更高的工程质量。项目的质量评估。所有的方案都是根据现场的实际情况来制定的。“可行性”与“唯一性”两个方面的内容是完整的、有条理的。各种物料出厂合格证，出厂检验报告、检验报告中的细节要符合现场的实际情况，做好各施工工艺数据的交接。资料的整理、收集过程必须以实际为依据，客观、准确，确保项目数据的真实。

施工完成后，施工单位应以技术数据为基础。由于受各种因素的制约，在施工过程中会产生工程设计上的问题和质量问题。项目管理系统.在这段时间内，施工技术资料为后期运行管理提供了依据，有助于工作人员对工程的整体了解，有效地对工程进行综合与调节。

同时，工程数据的复杂性和继承性与时效性有关，这就要求在工程项目的实施过程中，要突出数据工作的重要性。工程文件与施工程序同步，并对施工项目的维护提出了更高的要求。工程中的原始数据，建立专业的管理组织和人员，以达到对项目资料管理的专业要求。如图2.

图2.房建工程资料提交

二、我国房建工程资料管理中影响较大的问题

（一）工程资料管理制度不健全

目前，国内许多施工企业对工程材料的管理意识不强，对施工单位的信息质量也有一定的影响。管理人员缺乏对项目管理的系统性认识，也不看重数据的规范，也没有在企业内建立起一个完整的工程数据管理体系和执行条例。在企业负责人中，由于技术人员的专业知识不足，在整理采集方面并不专业，在采集信息数据时，存在错误、敷衍、不真实等现象，常常在项目建设中出现。完工后也没有提供较为详细的档案，导致项目的双线施工。双方发生了很大的冲突和矛盾，导致了不应该有的损失。工程数据丢失问题是另一种不重视数据管理机制下的安全风险，很大程度上影响了数据的使用。多个公司的项目数据管理机制不健全，相关的管理人员数据频繁变化，数据丢失率高。

（二）资料收集不够及时

施工项目数据管理的最大特点是时间和数据采集数据的及时性，需要在数据和施工中做到同步。因施工单位的工程管理意识薄弱，其所从事的工程材料管理的人手短缺，许多数据经理需要在他们的工作中被迫兼职其他工作。数据经理把自己的工作放在了一边，或者同时做好几份资料的整理，难免出现经常不在施工现场的情况，建筑工程期间的大部分的文件都会交给工地的工人自己保管。数据经理没有深入工地，对相关数据进行及时的收集和整理，形成技术数据，导致施工技术数据的管理不到位，无法按时整理施工数据在办理和结算时，很容易出现数据丢失和丢失的情况。与此同时，数据管理的时限取决于数据管理者的工作责任感，倘若资料员在搜集数据时没有认真、及时，从而造成数据收集与项目建设之间存在着时间上的差异，一旦数据不能得到有效的保证的话，就会产生工程数据的管理问题。

（三）文档数据的严重畸变

工程数据管理档案数据存在严重的数据失真，数据伪造等问题屡见不鲜。许多有经验的资料员，往往会兼数个项目的数据管理，如果没有足够的人手或者没有足够的数据，就会以“做资料”的方式欺骗工程验收。

如目前许多施工项目在施工前期并没有进行相应的技术调查，而在施工完成后，通过资料员对合格的工程验收标准作出相应的测试数据。此类工程档案数据有可能作假，无法真实地反映工程项目的实际施工过程，同时，也使工程档案建设与工程质量管理失去了应有的功能。另一方面，如果数据不是真实有效的，导致完工后的验收情况与现实有出入，而从概念图上看，原来的在结构和形式上有一些改变时，但是施工单位仍然按照原设计图进行资料验收，或仅以几句话写下来去表达改变的细节，并盖上“竣工图章”以便查阅。对数据的真实性不负责，会使不合格的竣工图被归档，从而使项目数据的内在价值受到损害。

三、关于如何更好进行工程资料管理的建议

（一）树立系统管理意识，规范资料管理过程

房屋建筑项目信息管理是一个系统的项目，必须在企业内部进行。在企业内部，建立起全员参与的管理思想，对项目进行系统化的管理。既能提高工程管理的品质，又能为公司树立良好的形象。建设单位自身的经济效益更高。规范工程数据的管理面要求企业经营者改变传统管理理念，建立系统化的工程项目加强对项目信息的管理，加强对企业内部信息的管理；各方面要求施工单位的施工材料管理人员要有较强的责任感。为确保符合相关法规，并根据公司的实际情况，对相关的信息进行管理，按规矩办事。

数据的每一部分和检查批次要区分清楚，质量评价的填写要标准化，使其满足质量检查和评价的要求。所采用的格式必须一致，文字描述必须采用规范的语言，而且不能有任何修改。每一分部分项的验收数据必须字迹、图案、图表都清晰、签署和盖章完整。数据中的文字材料尺寸和规格应以A4纸为宜。设计图纸应按国家规定的尺寸进行。数据所用的纸张，应选用韧性强、耐久性强、可长久保存的纸张。全部完成图要求附图章，竣工图的内容必须按照规定要求，并由施工和监理单位的有关人员签署。使用施工图纸改画完成时，应注明变更的依据；完成图全部折叠为A4格式，图标条朝上。保证数据的准确、规范和合理。

（二）数据的整理和保存

各种材料散落在工地上，而资料员的工作就是将这些材料整理出来，然后进行整理。在进行分类时，应按单位工程、分部工程、子项目等进行分类。近年来新增的能源部门亦分别以单独的方式进行分组。专业承包项目所产生的施工数据，应当由专业承包方承担，并分别编制；按不同类型的电梯，每一部电梯都有独立的一套；室外工程按室外建筑环境、室外安装工程分别进行分组。根据当地建设主管部门制定的施工质量验收标准，对其进行分类。不但要提供完整的信息，还要有相关的数据和原始的野外信息。除质量管理数据外，其他细节数据也是非常重要的，尽管一些资料不能列入竣工数据，但我们还是要将它们分类保存，以保证工程数据的真实性。此外，一套接一套地将其单独组成一份。并设立专用的档案，不但反映工程进度与内部数据的同步，也反映了内部数据的完整性，便于查询。建立一个电子记事本，以便更好地查询数据，并将其详细记录在每一卷中的目录和数据准备表格中。随着项目的进展，将数据整理好，即可形成最终数据，施工工艺数据的采集工作也就基本结束。

施工单位应当设立专门的资料库，并有专人负责管理，建立完善的档案保管体系和借出系统。资料库应远离潮湿、闷热环境，避免在储存时造成材料的损伤。如图3

图3.部分建筑安全资料展示

（三）加强完工验收，强调档案数据的作用

目前，我国对工程施工实行了全程监督，在工程竣工验收阶段，各个责任单位都要对工程的技术措施、质量控制和工程管理等方面的信息进行评价。根据有关国家、建筑业的有关规定，形成完整、真实、具体的工程技术数据，为工程的检查、维修、改造提供了可靠的基础。目前，我国出台了一系列关于加强建设单位数据管理的政策文件，但事实上，由于建设单位自身缺乏系统性的管理意识和有效的内部控制手段，使得现行的法规很难在实施中取得效果。由于施工单位对工程数据的管理没有严格的规定，导致工程数据的管理过程很不规范，导致数据管理的有效性受到很大的制约。因此，在工程竣工验收中，各级相关部门要严格把关，加强工程资料的真实性、完整性和有效性，并定期或不定期地检查工地，以保证工程竣工资料的质量和控制。

（四）严格监控项目数据的转交和存档

根据合同和有关规定，数据的收集应具备充足的数量，可以满足业主在项目验收后备案、移交、归档时的要求，并保留一份在公司以备不时之需。

项目竣工验收备案后，由所在地城市建设部门负责档案归档，办理交接手续。项目档案材料应当符合地方档案馆的规定，材料应当是原始材料，内容完整、准确、系统。

（五）加强对管理层的培训，做好后期的归档工作

为了适应现代建筑业对工程技术数据的复杂需求，对工程数据管理人员的专业素质也应持续提高。企业应定期开展资料员的业务训练，使其具备基本的数据管理技术和技术，并做好项目材料的归档和组卷工作。比如在资料的存档方式上，建设工程资料的归档要做到方便的查询和检索，施工单位要遵循一般的思路，对工程资料进行分类整理，如可以将工程前期的资料、施工阶段的资料、监理的资料等分开的，并且要做到资料内容的有效衔接。

（六）管理资料的新要求

科技水平提高，以音频、视频、录音、CD等多种形式的文件也逐渐在工程材料中得到应用。这种材料主要是留下各种施工过程，施工效果，质量监督检查，验收活动和事故分析处理等情况报告。将多媒体材料运用于数据中，更加便捷、全面、真实地反映工程建设和验收的整个过程。

目前对建筑施工的规范和质量要求的不断提升，资料的收集整理也必须持续进行。由于施工体制的变化，新材料、新工艺、新规范的不断涌现，材料整理的模式和内容也要相应地进行调整，与时俱进地适应新的规范和要求。

工程数据看起来是一件很容易的事情，但是如果不认真、仔细、严谨的做好，就会造成项目没有交货而影响到各个部门的验收和验收。只有将工程技术数据纳入科学化、规范化管理的轨道，才能保证工程数据的质量达到一个新的水平。

四、结束语

房屋建筑资料的管理是一项复杂而又繁琐的工作，它要求资料的管理者要以高度的责任心，认真、细致地按照相关的法规来收集、整理、归档。建筑工程的方法和管理观念也要跟上时代的步伐。为适应时代的发展，有关部门要及时总结技术资料的管理要点，评价现行的资料管理工作效率，对施工项目进行有效的信息管理，可以确保工程进度和工程质量，提高企业的市场竞争能力。

参考文献：

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