简析如何做好基层单位档案管理工作

简析如何做好基层单位档案管理工作

孟和白拉

内蒙古自治区兴安盟科右中旗好腰苏木镇政府

【摘要】档案资料是准确反映一个单位从筹建以来各个时期各项工作从无到有、各项基础建设由弱到强以及各种重大事件的历史记录和真实写照。一部图文并茂、设置科学、资料收集整理全面、完整、准确、及时、保存完好的档案资料，不但是宝贵的精神和物质财富，而且对事业的长远建设和发展具有重要的指导意义。因此，档案管理工作也越来越受到各基层单位的高度关注。

【关键词】简析 基层 档案 单位 管理 工作

基层单位档案管理工作由于受到人员素质、重视程度、工作经验、设备投入等多方面的因素的影响，档案管理工作不尽人意。主要表现在档案管理制度不完善，导致档案管理工作常常出现混乱的现象；档案的收集、保存、借阅等环节出现较多纰漏，严重影响了档案资料的使用价值；基层单位普遍存在档案管理人员，只重视档案的收集整理，忽视档案的建档环节，导致许多档案不能及时建档；；基层单位对档案管理工作往往重视不够，档案管理人员通常学历较低、技能得不到培训提升；硬件投入不足，管理技术落后。所以一定要加强基层单位档案管理工作。那么如何加强呢？

一、加强《档案法》的学习，提高依法管档的自觉性

《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。这就要求各级领导要充分认识档案管理工作的重要性，在日常工作中大力宣传《档案法》，明确档案工作的重要性，给予基层档案管理工作大力支持，促成全员档案意识的形成，即：形成依法管档、科学管档的局面。

二、建立健全档案管理制度，规范化、制度化管档

健全档案管理制度，建立科学的档案管理体系，是促进档案工作规范管理的关键。基层单位应结合本单位档案工作实际，根据相关法律、法规制订出科学、系统、完整、切实可行的档案管理制度。强化制度建设，加强档案资源和信息化建设，实现集中、规范化管理。制定档案管理人员岗位职责和档案管理工作规章制度，严格执行档案工作法律法规，对照档案工作行业标准，进行档案收集、整理、归档和管理。严格按照各类档案标准进行整理、排列、编号，做到不同类别的档案不同册，不同年代的档案不同盒。规范编写案卷目录，准确书写卷内目录，建立全引目录索引。规范操作，有序利用，设立信息系统防火墙、密码访问控制，严格执行保管制度，从技术要求和管理措施两方面有效保证档案信息的安全管理。

三、强化业务培训，加强档案交接管理

应将基层档案管理人员的培养纳入到公司的人才培养计划。通过专业培训、继续教育、知识更新等多种培训方法，通过“走出去、请进来”，不断开阔基层档案管理人员的视野，掌握最新的档案管理知识、方法，提升基层档案管理人员业务水平。同时要加强档案交接管理，制定相应的移交流程和制度，加强新任档案管理人员的上岗培训，确保档案管理的顺利移交和确保档案管理水平不滑坡。

四、加强档案人才引进，确保人岗匹配

为适应新时期档案管理工作的需要，人事管理部门加大引进档案管理专门人才，充实到基层单位。对已有的档案管理人员要继续教育和全面培训，不断充实基层单位档案管理人员专业知识，积累管理经验，提升管理水平。上级部门要有针对性地应用专业技术水平测试、岗位技能考试、现场监督检查等多种手段，迫使基层单位档案管理人员加强学习，不断钻研业务，提高管理水平的紧迫性和自觉性，在基层工作实践中的基础上，逐步成长为懂技术、懂管理，还能应用信息化技术开展档案工作的复合型人才，成为基层档案管理工作的行家里手。加强业务指导，提高实际工作能力。档案管理人员在上岗前要经过实习锻炼，上级业务主管部门和专业人员给予必要的业务指导，达到具有独立开展工作的能力。加强业务交流，提高档案管理水平。定期组织开展参观、学习、业务座谈、知识讲座等活动，通过多种形式，开展档案业务学习和交流，取长补短，以提高档案管理人员的业务水平和档案管理工作质量。加强联系沟通，要密切保持与业务主管部门的联系沟通，及时报告工作情况和信息动态，积极争取得到上级业务部门的支持和帮助，不断提高档案工作规范化水平。

五、加大硬件投入，实现档案的现代化管理

档案基础设施建设是做好档案管理工作的前提条件，为了进一步加强基础设施建设，优先安排使用资金，着力加强档案管理基础建设。大力改善档案工作硬件设施，配备标准化档案专用库房，购置档案室一体机、防磁柜等设施设备，标准规范、数量充足。加强对档案的管理，定时检查分析，确保达到“九防”要求。制定档案灾害应急处置预案，并定期组织有关人员进行学习演练，提高对各类应急突发事件的处置能力。一方面要提高现代技术的档案保护设备的配备，如档案库房的空调、祛湿设备、灭虫用品、灭火设备设施；另一方面要引进现代化计算机管理设备软件，用于各项档案业务的储存、阅读、检索、分析，从而节省基层档案管理的时间、精力、物力、财力，提高档案管理工作效率，大量节省档案的保存空间，便于信息的保存，真正提高基层单位档案管理的现代化办公水平。

六、加强组织领导，进一步提高对基层档案管理工作重要性的认识

领导重视，明确责任。成立档案工作领导小组，确定领导责任制，明确专兼职档案管理人员，划定阶段性任务、目标，把档案管理纳入基层基础建设的一项重要内容，认真抓好落实。准确把握档案管理必须围绕中心服务大局这一基本要求，准确把握好档案、利用好档案这一工作主线，找准切入点，使档案管理服从和服务于工作大局。建立机构、健全网络。建立综合档案员统筹管理、各部门兼职档案员分工协作的管理模式。各部门各司其职，各负其责，齐抓共管，密切配合，使档案管理网络覆盖到每一个部门、科室。

总之，规范化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要管理到位、尽职尽责。随着档案事业的飞速发展，档案规范化管理必然成为一种新型的管理模式。为使档案工作适应社会的发展，跟上时代的步伐，档案管理人员就应不断加强学习，提高认识，要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神，在档案管理几个关键因素上下功夫，开创档案规范化、标准化工作管理的新局面。

参考文献：

1.学校档案工作规范化标准化建设探索作者：刘素珍

2.论当前档案管理存在的问题与对策作者：汪萍

3.论企业档案管理作者：张亚贤王玲谷凤霞