探析如何做好工程档案的管理和利用工作

探析如何做好工程档案的管理和利用工作

黄云林

广西壮族自治区南宁市 530023 广西地矿物业管理中心

【摘要】随着我国经济建设的快速发展，城市建设也日新月异，而工程管理直接关系到城市的生产、生活和城市的形象，严格把控城建工程质量，是推动建设工程高质量、高效率进行和保障城市现代化建设的基础。在工程建设过程中，工程档案能准确反映工程建设活动和工程实际状况，是整个工程的规划、建设、管理、维修、恢复、扩建、改造的基本依据，因此工程档案管理工作显得尤为重要。本文就工程档案的管理和利用进行探讨，针对目前存在的几个主要问题提出相应的改进对策，以将工程档案的价值最大化发挥。

【关键词】工程档案；管理利用；方法；对策 

一、工程档案的利用

工程档案是指工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，在工程建设时期所留下的图纸、图片、数据、声像等各种资料，这些资料全面地反映了该项工程在施工时的各项数据。一方面，工程档案是项目竣工验收的必备依据。如果工程档案资料在建设过程中发生了遗失、损毁等情况，将会导致工程验收不能顺利进行。另一方面，工程档案是已完工项目进行维护、维修、改造的重要依据，如果没有妥善管理，工程后续工作将难以推进。从长远来说，工程档案还是工程质量的重要凭证，是储备工程技术、工程经验的重要载体，具有重复利用、提供借鉴以及促进创新的重要价值。

二、工程档案管理工作中存在的问题和不足

（一）重工程建设轻档案收集现象普遍存在

在实际工程建设过程中，大部分参建单位存在重现场管理、轻内业资料整编的问题，有的项目等到面临验收了，才抽调人员，加班加点突击整编资料。部分单位档案管理工作组织机构不够健全，有的职责不清，有的无专职工作人员，有的缺乏必要的档案管理设施，对已成资料随意摆放，丢失、损毁严重。加之水利工程建设项目大都点多线长、施工流动性强、建设周期长、人员变动资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，最后只有写“回忆录"，给归档工作造成很大的困难，严重影响了档案严肃性和质量。常常由于竣工文件的编制工作严重滞后于项目主体工程的进度，造成不能及时进行工程交工验收。影响项目的计量工作，造成资金周转困难。

（二）档案归档不及时，质量存在缺陷

工程建设参建单位多，管理难度大、检查强度大且工期长、人员变动大，各单位对建设过程中形成的资料也未及时收集和妥善保管，一些基础性的水文、气象资料并没有及时、真实、准确地进行收集和整理，甚至常常出现资料缺失的现象。档案管理与工程建设不能同步进行，因此，档案资料成套性差，准确性、完整性不够。

（三）档案资料整编管理不够规范

常见问题主要有：没有建立起定期的资料整理、分类制度，缺乏规范的资料查询、索引体系，没有资料的保管与移交专门制度；资料建立、收集、整编归档不及时；部分资料不够准确和完整；在文件、技术指令、通知等的管理上编号不清；资料签名手续不全、书写不规范，资料纸张大小、纸质不符合要求等。甚至在工程快要竣工的时候才进行相关资料的收集整理，而很多关键之处的数据全部是乱写，造成资料失真，对于后续的工程管理带来负面影响。

三、加强对工程档案管理的全过程管理 

（一）从源头出发实现工程档案科学合理的管理 
　　众所周知，工程档案管理工作在具体开展中，其主要的目的就是为了将涉及到的诸多环节中的对应信息、材料等全部都实现有效的搜集、整合和利用。这样不仅可以从根本上保证各环节档案资料的有效存档，而且一旦出现任何事故，可以立即查询相关材料，提出有针对性的对策。更为重要的一点就是可以将这些故障原因调查以及最终处理结果等相关材料一并存档保留下来，以免后续出现类似的问题。因此，为了从根本上保证工程档案的完整性、可靠性以及真实性，档案管理人员必须要与工程档案管理工作的实施现状进行结合，加强对整个过程的全方位管理遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，抓早收集；完善资料管理制度，协调各个生产环节(技术、质检、材供等)与资料管理工作的关系，从档案资料的建立、收集、整编、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。 

（二）做好工程档案的平时工作和定期整理

工程管理中档案的归档工作，需要面对的档案类型较多，时间跨度较长。一是做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，整编时就可以减少很多工作量。所以，工程档案管理要从工程实施过程中的档案资料收集抓起，首先要针对每一个具体工程项目建立业主、监理、施工、设计等单位档案收集网络，专人收集专人管理。其次要及时收集及时归档，发现资料不全或遗失第一时间补救。二是需要定期对档案内容进行整理，分别从时间角度以及工作管理的角度，建立一个能够完善的管理工作系统。例如，从时间的角度来说，档案的整理归档工作中，一些档案需要及时淘汰，避免对后来的档案应用产生不利的影响。一些进度工程进行了整体的更新，原有的资料可以进行整理，将不再应用的资料进行淘汰。在这一工作的过程中，需要由相关技术指导人员，对工作档案的重要性进行判断，避免在工作中出现疏漏，淘汰了仍旧有价值的档案资料。一般档案的整理与更新归档整体工作，是以年度工作为期限进行的，在此之上，可以根据具体的需要，设定档案维护管理周期。 

（三）严格把关，规范档案监督和验收

这是保证项目档案质量的重要环节，按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。只有这样双管齐下，才能切实掌握工程档案的情况，才能把工程档案工作做好，才能保证各个阶段资料的齐全、完整。

 为了保障工程的正常进行，工程档案资料必须确保真实、准确、完整，与工程实际相符合。此外，工程资料的归档、立卷等步骤需按照严格而细致的要求来执行，这些在《建设工程文件归档整理规范》都有相关规定。

（四）建立一支稳定而又高效的工作队伍 
　　通常情况下，工程档案管理会涉及到很多的部门与工作人员，同时时间跨度较大，所以建立一支稳定的队伍就显得尤为主要。对于档案管理人员来说，应当由以下几个人员共同组成才能使得档案管理和项目管理结合在一起：第一，项目管理高层人员;第二，项目技术人员;第三，专业档案人员。不仅如此，相关工程还应当通过学习培训、考核等多种途径来提升管理人员的业务水平。 还有就是注重工程员工的素质修养，我国大部分的工程都较为注重员工的能力，从而忽略了员工的个人修养，因此在进行档案管理相关建设的时候，这些问题就都会浮现，出现一批不配合的员工，从而引发一系列的问题，因此就要对员工进行素质教育，才能保证工程档案管理环境的优化完成。 

四、结语 
　　总之，工程档案是工程质量的综合反映和时间体现，项目要从一进场，就从严要求，并积极认真做好内业资料的收集整理工作，持续有效进行，使每个施工技术员习惯化、规范化、普遍化，就可以做到边收集、边整理、边归档，力求内业资料标准规范、格式统一、资料完整，以及内业资料和工程建设同步，为后续竣工资料的编制打下坚实基础。档案工作人员必须加强对档案专业知识的学习，不断提高档案管理业务水平，重视工程档案，不断完善我们工程档案管理工作，从而进一步推动我国城市的快速发展。

参考文献

1. 谢京明.做好水利工程档案开发利用工作探析[J].办公室业务，2018（16）：140. 

2. 王一峰.轨道交通工程档案管理现状、方法及对策工具研究[J].档案管理，2020（02）：92-93. 

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