工程资料管理中的问题及改进措施研究

工程资料管理中的问题及改进措施研究

张丽丽

宁波市建设集团股份有限公司 浙江 宁波 315000   摘要：工程资料管理不单单是对建筑企业相关建筑资料的管理，它还涉及整个工程的每一个环节。对工程资料规范化的管理，能为建筑结构和质量提供良好的保障，在工程建设中具有重要意义。因此。工程管理人员应该提高对施工资料管理的重视程度，加强对工程资料管理常见问题的研究，组织一套完善有效的施工资料管理制度，保证工程施工有序进行，提升我国工程质量。         关键词：工程管理；资料管理；规范管理措施         1 工程资料管理的特点         1.1 同步性         工程资料管理工作与工程建设要时刻保持同步，在工程施工过程中，建筑单位要充分对于施工过程中的相关资料、图纸、数据、收据的收集情况，确保资料整理的及时性、准确性、真实性、规范性、统一性。值得注意的是，一些需要多部门签验的资料很有可能在传递的过程中出现丢失或是签验不及时等情况，最终影响到资料整理的实时性。         1.2 多部门共同协作         在工程建设的资料整理工作中，除了相关专业的资料员进行整理之外，不同项目中的管理人员都需要承担起收集资料的责任。具体来说，对于技术部门的管理人员而言，他们要收集相关的施工方案、施工图纸等材料；对于材料部门的管理人员，他们要负责收集施工材料的采集与入库资料情况、供应商的相关信息、材料的质量保证资料以及检验资料等；作为工程施工部门的管理人员而言，他们则需要收集施工的原始记录、施工记录、审核记录、施工计划等材料。因此不难看出，工程资料管理不光需要专业的人员进行管理，同样需要工程所有部分工作人员的配合，这样才能确保资料的收集、整理工作能够顺利进行。         2 工程资料管理存在的主要问题         2.1 违反工程基本建设程序         某些工程不遵循工程的基本规律、无视国家的法律法规的约束，也必然会影响到同步进行的资料管理。比如一些工程是先开工后领施工许可证，或者先施工后报监；无施工图设计文件审查意见书；工程施工合同管理混乱，分包工程无分包合同；规划许可证、施工许可证、开工报告和竣工报告等，施工面积、层数不相符，前后出现几个不同数字，不知哪个正确，隐含违章等情况。在这些情况下，内业人员想整理出一份符合工程实际的工程资料来，显然是不太现实的，继而也影响到了整个工程资料的质量。         2.2 资料与实际不同步         内业资料的整理应该和工程的实际进展一致。但是，目前有些项目常常是来检查了就加班后补资料，临时召开一些专门会议，强令资料员在规定的时间内将资料补齐，以“回忆录“的形式“闭门造车”的进行收集整理，造成施工资料与现场施工进度的严重脱节，更谈不上资料的准确性、真实性和及时性了。还有些项目只“整”不“理”，导致资料逻辑性、数据性错误百出，或者有些项目不能在一个分项、分部工程结束及时整理和收集有关资料，而是集中在一起进行，这些都是错误的做法。         2.3 资料不真实         施工资料的填写、收集、整理，都必须完整与真实，真实性是资料的根本。有些资料反复涂改，完美得不切实际，如某单位工程的所有分项工程出现了“零缺陷工程”， 100% 合格且无任何缺陷，明显不切实际。还有些工程资料造假明显，如：技术交底、交底人与承接人明显为同一人手笔。又如：从土建到设备，监理都是同一个人签字认可。    3 提高工程资料管理的规范措施      3.1 将工程资料管理制度规范化         建筑资料管理制度的规范具有极为重要的意义，能够通过科学合理的管理制度对管理工作进行指导和约束，最大程度地降低其他因素对工程管理工作的不良影响，包括工程资料管理人员能力不足等问题，只要管理制度足够明确和完善，管理人员就只需要按照管理制度的要求，逐步推进管理工作，能够有效保障管理工作质量。在管理制度中，除了明确的管理内容之外，还需要建立起完善的奖惩机制，对于表现优异的管理人员予以嘉奖，对于造成管理质量问题的管理人员予以惩处，能够充分调动起管理人员的工作积极性，使管理责任能够充分落实，避免管理人员在工作中懈怠、懒散等不良工作风气的产生。对于管理工作的监督管理也需要纳入到管理制度中，尤其对于工程资料各个环节中的管理质量监督，要确保资料的真实性、完整性和安全性等要求能够达到管理标准。如果管理工作中存在问题，能通过监督管理及时发现，在产生不良影响前及时进行处理，保障工程资料管理质量和工程质量。         3.2 加强工程资料收集的审核         工程资料的收集是资料管理工作的重要前提，由于工程所产生的资料较为庞大，如何在大量的资料中收集到工程资料管理所需的、真实可靠的资料，就需要依靠完善的工程管理制度和管理人员的专业能力。所以对于工程资料收集的情况，需要采用严格的审核机制，避免资料收集存在误差和遗漏。对于资料收集的及时性也要起到督促的作用，避免材料收集的延误造成资料缺失等问题。还可以通过培训学习的方式，提高工程资料管理人员在资料收集方面的能力，确保资料收集的质量。         3.3 加强工程资料准确性的审核         工程资料会在工程施工和结算等方面起到关键作用，所以必须要确保工程资料的准确性。在进行工程资料的收集时，处理明确收集内容和规范以外，还需要进行数据信息的校验，避免在资料收集时记录了错误的数据信息。对数据信息进行检验无误后，还需要由收集人员进行签字，对收集数据的准确性负责。对于其他收集方式的资料，要对确保收集渠道和收集方式的准确性         3.4 提高工程资料管理中编制的专业性         提高编制人员的专业素质，定期进行专业培训，可以提高工作人员的专业技能，从而在实际工作中可以发挥自身专业能力，保证工程资料管理的专业性，其次对工程资料收集过程中加强管理和监控，不仅规范管理人员的行为，而且有利于促使工作人员收集有效信息，保证资料的完整性和真实性。另外可以将工程资料格式进行统一，不仅实现管理形式的规范性，而且有利于后期对资料的查阅和整理。         3.5 加强工程资料管理人员的专业培训         随着信息技术的快速发展，工程资料管理人员要想做好资料的管理工作，首先要进行定期培训，熟悉工程行业内资料管理的规范。其次，每个建筑企业对工程资料的要求不同，都有一套适用于企业内部的管理要求，这就要求建筑企业要定期地对资料管理人员进行培训，在熟悉公司内部对工程资料管理的基础上做好本职工作。最后，工程资料管理人员对有关法律法规的学习也是很有必要的，进一步确保资料的科学性和完整性。         结束语         总之，有效的工程资料管理能够强化施工环节，保证施工质量，并且在后续建筑竣工收尾时也是重要依据，并且有效的工程资料管理能够避免触碰到我国家法律法规，能够让其成为相关政府监管机构手中有效的依据，从而规范企业资料管理制度，促进企业发展                  参考文献：         [1] 蔡利敏 . 建筑工程监理内业资料管理现状与完善 [J]. 居业 ,2020(12):116-117.         [2] 郝雪彦 , 高原 . 建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析 [J]. 居舍 ,2020(30):110-111.         [3] 王帅 . 建筑工程档案资料管理的优化研究 [J]. 经济研究导刊 ,2020(28):155-156.