档案信息化建设与工程档案管理措施分析

档案信息化建设与工程档案管理措施分析

魏星

中晟宏宇工程咨询有限公司，湖北武汉， 430040

摘 要：随着信息化时代的到来，各个行业都在进行着更新发展，对于建设与工程中的档案管理方面也跟随着时代的脚步，逐步的实现档案信息化管理。通过建立信息化的工程档案管理不仅可以使档案管理的效率得到极大的提升，而且还可以使档案管理的流程更加科学合理，最终实现提高档案管理质量的目的。文章即将对档案信息化建设与工程档案管理的意义进行分析，结合相关的现状来对信息化管理中存在的问题提出相应的解决策略。

关键词：信息化；工程档案；管理

近年来，随着信息化技术的迅速发展，工程档案的管理也在逐渐向实现信息化建设方向发展，各个行业要积极的完善档案管理的流程，从而对档案的潜在价值进行深入的分析，同时对档案管理的质量进行有效的提高。通过计算机实现的电子信息化档案管理模式由于具有方便、迅速、高效的特点，从而渐渐的取代了传统的纸质档案管理形式。虽然信息化建设的优点有很多，但是从进行信息化工程管理的实际使用情况来看，仍然还存在着很多的不足以及问题，例如对于管理工作的认识不到位的情况等等。所以对于出现的一些问题要进行分析，找出相关的解决方法，有效提高管理工作信息化的质量，促进高效化发展。

1 信息化档案管理的重要意义

1.1 有助于档案管理质量的提高

目前，在进行工程档案管理方面还存在很多的问题，其中关于档案管理能力方面明显出现管理能力不足问题。因此，通过将信息化技术与档案管理进行有效结合的方式，来实现对工程档案管理的效率和质量方面进行不断地提高，从而使档案管理更加标准化以及科学化。除此之外，通过对档案建设与管理实现信息化还能够实现对资源以及数据等档案信息的长久有效保存。

1.2 促进档案信息的共享

工程建设项目一般都具有整体化的特点，不是单由某一个部门来实现的，而是需要具有不同职责以及不同类别的部门之间进行有效协调以及进行数据资源等的共享来实现的。目前来看，关于工程档案信息化建设的水平以及质量还有待进一步的提高，也急需建立起科学系统的管理运行制度。所以，为了更好的管理档案资料，就应该实现信息的开放共享，可以设计一种项目档案管理软件来对所有的档案进行记录分析，从而提高工程档案管理的效率以及利用率。

1.3 促进工程事业的发展

工程档案中具有各种工程建设事业的相关资源，比如图片资源、音频资源、图像资源等等。通过实现数字化处理工程项目档案，就可以使各项档案信息的保存时间更加的长久，调用相关资料进行使用时更加的方便快捷，在处理档案资源时可以有效的提高时效，并且对于我国工程项目建设事业的未来发展提供了数据以及技术支持。

2 档案信息化建设过程存在的问题

由于档案管理工作是一项需要耐心并且较为复杂的事情，所以，根据传统的档案管理方式来进行的管理记录方法使得在需要调取相关资料时存在较大的困难，需要花费一定的时间去进行寻找，所以通过计算机来进行信息化的统一管理，经过简单的搜索，就可以实现查阅，方法简单也快捷。但是目前来看市面上存在的一些搜索工具对于准确搜索的目的还有一段距离，还有待进步。除此之外，对于管理档案的一些相关人员的专业素养有待提高，由于部分公司在录用管理人员时缺乏一个明确的标准，使得一些从事其他工作的人员来进行管理工作，最后由于存在一些专业的管理知识和管理经验的缺乏，使得管理的效率得不到良好的提高，最终也会影响公司的未来发展。除此之外，由于发展的不平衡，使得一些大中型城市的信息化建设完成的较好，而一些小型城市或者小县城由于基础设施较为落后，缺乏系统的管理标准，对于互联网的建设情况也没有特别的发达，所以还是相对落后的，对于实现档案信息化建设管理还需要更加的努力。

3 信息化档案管理的主要措施

3.1 增强档案管理人员的信息化管理意识

因为在整个档案管理的过程中，人的因素是导致出现各种差错问题的主要原因之一，所以应该提高档案相关管理人员的管理意识，只有管理者具有明确的信息化管理意识，才会更加积极主动地进一步学习相关信息化技术以及对信息化技术如何更好的应用到档案管理方面进行深入的研究，这样才能够更好的实现档案的信息化管理。档案管理人员要清晰的认识到信息化档案管理的优势以及重要性，具备强烈的工作责任意识，为信息化档案建设积极的做出贡献。

3.2 加强相关部门间的协调

一般情况下，工程档案的管理是一个整体性的工作，需要各部门的密切配合，各个部门对于每个小部门应该承担的责任和任务有所了解，从而可以再进行分阶段的实施相关工作，部门内部之间和部门与部门之间都要具备高效的衔接，从而使进行数据记录、传输、录入以及分享过程中的方方面面情况得到保障。同时，每一个部门都要十分明确本部门的工作范围、权责，部门间的人员也要明确自己的职责。对于在进行档案数据录入检查的过程之中可以进行讨论确认，避免因为一些偶然误差的出现而造成录入档案中的数据、图片等出现不准确的问，所以各个部门一定要具备分工明确，互相配合的特点，从而保证实际进行建设与工程档案管理时的合理分配与配合，从而达到使整体工作具有协调统一，程序具有简明有序的目标。

3.3 完善档案管理制度

如果想要确保档案管理信息化的高质量完成，那么就必须要建立起一套完整的档案管理机制。只有这样，才能够达到科学合理的管理，当然，制度的建立必须要在遵守规定的前提之下。所以档案管理人员应该对于该制度的重要性具有充分的认识，并且积极的在实际的工作过程中进行发展和完善。除此之外，在对档案管理制度进行完善时，要严格的按照国家法律中的相关法规以及政府的有关政策等要求为基准，建立和工作内容相适应的管理制度，从而确保经过完善的档案管理制度具有可运行性以及可行性。

除此之外，还可以通过建立科学合理的激励与制裁机制来激励档案管理人员，例如可以通过定期考核档案管理人员绩效的方式来实现，对于一些工作做的好的管理人员，给予表扬和奖励，而对于记录管理不善而做的不好的档案管理人员，要按照规定给予处罚，同时要以公平为原则来进行奖惩从而有效的增加档案管理人员的工作积极性。

3.4 持续推动工程档案信息化管理的发展

工程档案的建立往往需要一个比较长的周期，它是随着建设和工程的进程来产生的，通过信息化的手段可以及时的对产生的信息进行总结保存并且及时的筛选出没有价值的信息资料，使得保存的资料更加的完整以及详细。

与此同时，档案管理人员还应该在增强档案管理信息化手段以外，尽量的多学习一些和计算机有关的知识内容，通过对计算机相关的管理软件进行一个简单的了解，同时在进行数据录入时，对于档案数据的录入应该保证有效准确，这样才可以更好的利用技术手段来进行档案价值的挖掘工作，提供更加准确的档案信息分析结果。

4 结束语

综上所述，实现档案信息化建设对于每个行业的发展都具有十分重要的意义，尤其是在当前的大数据信息化时代，更是要实现信息化，借助科技的优势来实现管理工作质量的有效提高，促进行业发展。所以我国工程档案的相关管理部门应该积极的进行信息化建设与管理工作，对信息化建设与工程档案管理的重要意义具有明确而清晰的认识，在进行档案管理的过程中增加信息化技术的使用，树立明确的管理责任意识，对于档案管理的流程进行有效的优化整合，优化档案管理的手段，从而最大程度的发挥档案信息的价值，增加档案资源的利用率。

参考文献：

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