企业办公室档案管理工作优化策略

企业办公室档案管理工作优化策略

刘亚贤

国网内蒙古东部电力有限公司喀喇沁旗供电分公司 内蒙古 024400

摘要：企业办公档案包括企业资质、企业技术、企业员工、企业客户、相关行政部门出具的文件等。这些档案对企业管理的影响各不相同，但一些企业办公室档案管理粗放、信息化管理不高、信息保护意识不强、档案收集、整理、分类、归档、归档不规范，档案使用率低。在复杂的市场环境下，企业必须直面办公室档案管理存在的问题，积极防疏堵漏，提高管理质量。

关键词：企业;档案管理;工作优化;策略

引言

档案管理在企业管理中发挥着重要作用，它不仅可以存储企业的工作数据，还可以方便企业人力资源部门进行合理的人事安排，帮助企业管理部门更好地对单位的人、事、物进行全面的了解，在推动我国现代化建设进程中也具有一定重要意义。在企业中，档案管理能够促进企业管理水平和工作效率的提升，保障企业开发项目的科学性和全面性。

1、企业办公室档案管理的重要意义

企业的结构具有一定的复杂性和逻辑性。企业是一个系统的组织。每个部门都有自己的职责和职责。他们负责不同的生产经营活动，履行不同的管理和经营职责。为了全面了解和掌握这些部门的工作进度和工作质量，档案管理尤为重要。简单来说，档案管理工作是将企业的所有信息进行总结和归纳整理，以便于企业管理人员进行有效的管理和科学的决策。因此，档案管理工作的重要性不言而喻，这一工作不仅影响企业的发展，还关系到企业的生死存亡。所以，企业务必要认识到档案管理工作的重要性，在日常的生产和经营过程中，档案管理人员也要认识到自身的重大责任，要认真完成对于各种信息的记录和分类管理工作，要努力保证工作信息的完整性和准确性。在进行档案记录和补充的过程中，要遵循实事求是的原则，结合企业发展的具体情况和企业发展方向，务必保障档案数据的真实性。随着我国经济发展水平的不断提高，科学技术水平发展的速度逐渐加快，国内外新能源企业如雨后春笋般出现在市场中，给传统企业带来了巨大的挑战。

2、企业办公室档案管理中存在的问题

2.1管理人员素质与工作能力有待提高

由于一些企业对于档案管理工作的重视程度不够，造成档案管理工作没有规范的流程，工作人员的素质和能力水平参差不齐。个别从事档案管理工作的工作人员不具备良好的档案管理技能，甚至在理论知识和工作经验上都严重的不足，综合素质较差的工作人员难以承担其档案管理工作的责任，极大程度地影响了档案管理工作效率的提升。此外，一些工作人员虽然具备档案管理工作经验，但是受传统工作方式的影响较深，难以适应档案管理方式的转变，甚至对于信息化的档案管理方式有抵触情绪，在一定程度阻碍了企业办公室档案管理的信息化进程。

2.2资源投入匮乏

由于在管理思想上长期存在重视不足的问题，部分企业办公室档案管理工作创新还存在资源投入相对匮乏的缺陷。比如在建设数字档案管理平台过程中，包括数字终端、信息技术软硬件等设施设备都需要一定资金支持，且随着时间推移还需要持续投入资金满足设施设备更新换代的要求。然而一些企业对于这些投入存在数量少、间断性、临时性等情况，造成档案管理创新改革时断时续。

2.3行政管理方面落后

通过调查与分析企业行政管理工作现状，可以发现实际工作中普遍存在“重管理、轻服务”的情况，出现这一现象的主要原因，在于管理手段与理念落后，缺少精细化管理。办公室开展工作时，部分工作过人员缺少精细化管理意识，使得工作出现疏漏；当精细化管理理念融入不足时，会让工作人员对工作流程出现争议，甚至出现不能完成自己本职工作的情况，企业内部各部门之间缺少沟通。如果不能解决这些问题，就会影响到企业的长远发展。

3、企业办公室档案管理工作优化策略

3.1提升信息化建设水平

可以建立基于ERP系统的文件管理系统，即文件一体化管理系统。这种体系又称企业资源计划，集合了信息技术、先进管理思想于一体，能够为企业决策层或者业务等提供较为系统的档案资源支持。在设计上可以将办公室档案管理主机和各部门档案管理主机关联起来，便于档案管理人员动态采集各部门信息，并加以筛选、整理，然后立卷入档。同时通过该系统也能够对各类档案资料展开数据分析，对档案重要性予以辨别。例如在管理当中发现某一档案利用率较高，而且对企业重要业务具有可借鉴性，则可以提高管理级别，对其进行一级保护。对于重要的档案需要将其转化为电子文件存档，避免遗失。鉴于企业物理空间不足，而信息化管理平台空间有限，可以开通云端档案管理，将重要档案集中于此。但是鉴于安全性考虑，需要对这些档案文件加密同时进行电子备份。对于比较大的企业例如集团企业则需要采取档案分布式管理。该种管理能够有效增加档案安全水平。

3.2做好员工培训，提高员工素质

对于企业而言，应该将员工的培训作为一种长期的投资，为进一步增强培训的效果，需要加强硬件的建设和软件的完善，在正式开展工作前应该充分做好规划工作，从而保证不同阶段的培训效果。通过对培训预算的严格控制，完善培训的流程和内容，积极聘请专业的培训导师开展工作，并为工作人员的培训提供良好的环境。另外，在工作开展的过程中需要保证人才的培训规划符合公司的战略发展。创新是企业发展的重要动力，对于企业的人才培训而言，也需要创新模式。对此，企业需要采用多元化的培训方式增强培训的效果，并充分结合自身的发展方向和战略规划，制定科学的培训课程，形成课程内容和培训目标，具体可以通过专业知识竞赛等方式提升员工的知识技能。在现代社会发展中，培训工作开展过程中需要充分利用多媒体等设备开展培训工作，增强培训效果。企业的发展需要源源不断的人力资源作为支撑，因此需要将人才培养作为企业可持续发展的重要内容，充分调动人才的工作积极性，为企业的发展创造更加明显的效益。当前我国的人才培养效果不够明显，培训的内容过于陈旧，培训效果较差，对此企业应该根据实际情况制定针对性的发展规划，及时更新现代理论知识，理论联系实践，通过培训帮助不同类型的员工获得发展。企业开展人力资源管理工作时，需要重视人力资源管理控制，制定合适的培训方案，提高人力资源管理培训的实效性。全面分析企业内部的培训需求，以此为基础制订培训计划，顺利实现培训目标

^[1]。

3.3企业应转变档案管理工作的观念

企业要认识到企业办公室档案管理的重要性，明确档案管理是记录企业发展和员工劳动的重要途径，不仅能够真实记录企业过去的发展情况，还能够为企业未来的发展方向提供有力的参考。档案作为企业的重要信息资源，务必要进行科学的管理才能发挥出最大的效用。只有对档案管理工作重视起来，才能够进一步推动企业的整体工作效率。此外，作为档案管理工作的工作人员，也要及时转变自身的工作理念，努力提高自身的专业水平，认识到岗位工作的重要价值，认真做好自己的本职工作，为企业的发展贡献出自己的一份力量^[2]。

结束语

总之，信息技术的发展和数字技术的应用大大提高了企业办公自动化水平，也给传统的文件管理模式带来了挑战。只有与时俱进、充分利用科技手段、信息技术、信息资源，全方位、多角度、高质量、高效率地揭示企业办公室档案信息的内容特征，方便、随时、快捷、有价值地为企业提供服务的档案模式，才是现代企业办公室档案管理的先进模式^[3]。

参考文献：

[1]吕华文.新时期优化企业办公室行政管理工作的策略[J].老字号品牌营销,2021(07):141-143.

[2]王海波.企业办公室档案管理工作优化策略[J].办公室业务,2021(03):23-25.

[3]袁龙梅.提升企业办公室档案管理水平的措施分析[J].兰台内外,2021(03):59-61.