提高事业单位档案管理水平的对策分析

提高事业单位档案管理水平的对策分析

姜桂云

河北省承德市双桥区疾病预防控制中心  067000

摘要：高质量档案管理主要指的是档案信息能够反映历史全貌，档案资源具有全面化、精准化、规范化和安全可靠的特征。事业单位在公益服务中产生的档案有较大社会服务价值，需要不断创新管理方式，加强基础工作，推动档案建设标准化，还要以有效方式提升档案信息质量，满足日益个性化和广泛化的档案需要。分析事业单位档案管理的问题，提升事业单位档案管理的整体质量水平，积极推动事业单位档案管理改革的深化有序实施。

关键词：事业单位；档案；管理水平；对策；分析

中图分类号：D630     文献标识码：A

引言

事业单位管理运行不可缺少的条件即档案管理工作，在整个事业单位发展中发挥着重要作用。档案质量与管理水平关系到事业单位运行与发展。传统档案管理方式已无法有效保障档案管理质量，提升事业单位档案管理水平势在必行。

1加强事业单位档案管理质量建设的价值

1.1满足社会的档案应用需求

提升档案管理质量，保证档案的精准性、有效性和完整性，可以全面反馈事业单位工作，记录公益事业的各项数据信息，完整反映某一公共服务领域改革取得的成果与问题、困难，这对于促进公益事业的发展，满足人民群众查询和使用档案需求有重要的意义。尤其是随着全社会档案检索利用意识的不断增加，档案管理法制化建设进程的加快，事业单位有义务为社会提供精准健全的档案资料。切实构建事业单位档案管理体系，保持档案信息符合国家相关标准，通过有效方法展示档案信息特色，才能提供更加优质的档案信息。

1.2记录事业单位的改革进程

新时代事业单位面临着深层次改革任务，需要事业单位沿着正确的方向加速发展。提高档案管理质量，保证档案信息的准确，促进各部门积极收集与事业单位工作相关的档案信息，可以全面记录事业单位发展历程，体现事业单位的社会价值，总结事业单位工作经验，为进一步开展档案数据信息分析打下坚实的基础。高质量的档案是事业单位改革的依据，是优化公益资源配置的重要凭证，是国家推动事业单位优化改革的重要标准。只有保证档案信息准确详实，不断提高档案质量水平，才能为事业单位的高质量发展提供依据，有助于保持和加快事业单位工作的效率，为事业单位的改革奠定良好的基础。

2提高事业单位档案管理水平的对策分析

2.1完善档案管理运转体系

新时代的档案管理主要在信息化环境下进行，传统的人工方式应当与智能档案管理方式紧密结合，依托信息技术有效提高档案管理的质量。事业单位还要根据自身情况建立完善的档案管理工作体系，合理分工、明确责任和监督履职。对现有档案管理职责进行调整，构建专兼职配合的档案管理工作分工体系。采用多种渠道进行档案管理工作，加大档案管理的资金投入，积极更新档案管理设施设备。每年划拨专项档案维护资金，贯彻档案管理专款专用的原则，及时开展档案信息维护工作。尤其加强重要档案信息的日常维护与管理工作，定期对档案数据信息进行分析，从而有效保证虚拟档案信息的科学性。

2.2完善档案信息化管理工作方式

要加强事业单位档案管理制度建设，改革档案管理工作方法，完善工作流程，需要运用信息化概念管理档案，改变以往以手工操作和纸张为基础的信息传输方式，提高档案管理信息化程度，逐步推行档案管理信息化政策，完善档案数据库建设，进而使用数据库恢复、AOS数据访问、比较、分析等功能。工作过程中，也要依托互联网技术，积极取缔与之相关的人力管理方式，如在多个部门间做到档案信息的及时传输、将档案进行分类储存、将机密文件进行备份或设置密码等，从而优化档案信息化管理工作方式，让管理模式体现出较足的优越性。

2.3提升团队协调能力

档案管理人员在信息技术背景下要敢于突破时空限制创造远程协同档案管理模式，即在不同时空开展档案管理工作，使档案管理工作效率得到大幅度提升。远程协同档案管理模式要求团队协调能力扎实，档案管理人员需明确自身在团队协同模式中所负责工作内容，根据档案工作要求高效有序完成工作，上述方式能有效增强档案管理人员合作意识与沟通交流能力，使档案管理工作每个环节都能得到准确衔接，有序推动档案管理工作。此外，档案管理人员除了完成本质工作，还需对相应的档案管理工作进行整体把控，避免自身内容与其他环节出现衔接错误。例如档案管理人员在档案编制工作中负责档案信息分类，除了要对结合档案编制主题规范档案信息分类，还需搜集相应管理信息并不断完善信息分类思路，基于此制定科学合理信息分类计划，提升档案管理水平。

2.4提倡创新观念、强化档案管理意识

事业单位要认清现代格局，对档案管理工作的本质和作用进行合理挖掘，在档案管理部门内部树立良好的与时俱进理念，为档案管理工作的发展和优化建立较为可靠的人员基础。深入到档案管理的具体工作，首先，要建立和优化合理有效的档案管理制度，在实施过程中根据事业单位自身情况进行较为合理的优化。其次，加大档案管理作用的宣传力度，加深管理人员对档案管理的意识，加深对自身工作的认识，从而提升相关人员的工作积极性和主观能动性。除此之外，事业单位在建立较为良好的档案管理体系的同时，也要建立相应的监管制度，使档案管理的整体工作向着良好的方向发展。

2.5提高档案管理的规范性规范性

建设应当成为当前档案管理工作的重中之重。档案管理不仅要按照一般制度要求进行，还要优化档案管理运转模式，强化档案管理人员的责任心与道德约束，构建科学的档案服务模式。首先，采用标准化档案管理工作模式，要求档案管理按照相关标准进行，认真梳理事业单位档案管理与服务使用需求，制定完善的标准要求，保证相关工作符合既定标准。其次，从用户的个性化使用需求出发，基于使用需求推动档案管理深化改革，发挥档案信息的实用价值。第三，把引进新技术与现有档案服务水平相结合，既认识到档案管理差异，又明确阶段性工作重点，基于长远目标和中短期目标加强质量建设。

2.6优化档案管理工作方式

大数据、云计算与智能化成为档案管理的发展趋势。事业单位还要抓住档案管理改革发展的新机遇，积极弥补纸质档案管理的质量问题，满足新时代档案管理的发展需要。例如，有些事业单位纸质档案的保存力度有所欠缺，档案管理期限过短，因此不能满足社会发展需要，不利于事业单位的快速发展。在信息技术快速发展的当下，还要积极引进专业技术，着力依托智能化设备提高档案管理的效率与质量，运用自动化软件提高档案管理的纠错水平。开发专门的档案管理系统，依托专业软件系统或第三方技术支持满足高水平档案管理的要求，强调在专门软件支持下提升档案管理工作的整体质量水平。

结束语

   总之，事业单位在全新经济社会与科学技术时代背景下需不断更新档案管理理念，积极引进高效管理技术，提升档案管理人员综合素质，切实提升档案管理水平，为经济社会发展和公共事业提供服务。依托专业技术设备提高档案管理工作水平，要求现有档案员强化责任意识，以规范化的方式从事档案管理操作，构建更加科学的档案管理工作体系，达到提高档案管理质量目标。

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