文书档案管理现状与管理创新路径分析

文书档案管理现状与管理创新路径分析

孙凡琴

中电建水电开发集团有限公司 四川 成都 610041

摘要：随着企业的发展，文书档案管理不仅涉及归类、整理与校对，还需要构建有效的档案共享服务体系，有效满足各方面的档案使用需求。数字化文书档案管理的优势在于突破传统纸质档案管理方式的局限，减少大量的人力成本与时间消耗，从而提高文书档案管理的整体效率。应当基于数字信息技术探索文书档案管理的新模式，通过计算机形成文书档案目录和数据库，切实提高数字化档案的利用率，保证文书档案的准确性。

关键词：文书档案管理；现状；管理创新

引言

文书档案管理能够直接反映企业实际运行状态，同时也可以为后续追溯提供重要参考，具有重要应用价值。在管理工作中，由于环境条件的变化与企业运营状态的转变，执行流程经常会出现一些问题，不利于企业展开文书档案的管理与应用工作。通过对当前文书档案管理现状进行分析，能够明确存在的问题与其根源因素，可以为后续管理创新工作提供重要参考。

1文书档案管理现状

1.1企业文书档案管理不规范、不科学

根据调查，在文书档案管理方面，很多企业并没有明确的管理办法，更是在制度建设方面欠缺，即使有的企业制定了相关制度，也很多是转发借鉴上级企业或者兄弟企业的相关制度，适用性方面不是很强，特别是在收集、整理和利用等方面标准不足，分类不科学、不规范，在鉴定哪些要归档，哪些不归档，哪些是永久保存，哪些是长期保存，哪些是短期保存，哪些作为资料进行管理没有明确的规定。其实在文书档案的收集、整理方面，档案业界是有具体的可操作的办法的，但很多规定和办法，很多企业并没有执行，而是在管理过程中，习惯成自然，仍然沿用传统理念，不愿尝试新方法———毕竟很多改革变动都是牵一发而动全身，新要求新标准执行起来还是有一定难度。因此，有的企业没有对文书档案进行分类管理，例如没有按规定加盖归档章、装盒以及盒内说明不规范等，这对今后统一纳入档案信息管理埋下了隐患。

1.2应用技术较为落后

在文书档案管理工作中，应用技术对于实际活动的重要性不言而喻。由于大部分企业对于文书档案解决方案的重视程度处于相对不足状态，因此应用技术革新速度较慢，无法满足新时代工作需求。信息化技术能够有效解决文书档案管理流程内存在的主要问题，同时也能够节约人力资源投入，使信息应用价值得到充分发挥。但是，企业对于这些优势的认识尚不到位，导致技术更替活动无法正常展开，对文书档案管理质量造成了一定程度的负面影响，有待采取措施进行解决。

1.3整理与保存的问题

文书档案数字化是文书档案管理的发展趋势，但是这一过程中需要克服诸多难点。目前，传统的文书档案管理方式仍被某些企业沿用，在时间与空间方面消耗的资源巨大，长期以来形成了只重视纸质档案管理和不重视数字化档案建设的问题。很多企业对文书档案数字化建设的重视不足，没有根据文书档案数字化的需要拟定工作计划，没有在资金方面给予支持，不能根据企业的文书档案管理数字化需要配置足够的计算机设备。一方面，文书档案数字化的专业性低，相关操作不标准，数字化文书档案的质量低，达不到档案共享的基本要求。另一方面，文书档案数字化的进程缓慢，除了当下档案可以方便地实现数字化以外，老旧档案数字化进展缓慢，相关工作存在严重的滞后性，不利于建成具备规模的文书档案数据库。还有些企业文书档案数字化没能得到第三方的有效支持，不能通过专业机构全面提升文书档案数字化的工作效率。

2文书档案管理创新路径

2.1优化和完善文书档案管理流程

档案工作是随着企业的发展不断发展的，离开具体的工作，单就档案谈档案就是一句空话。因为企业文书档案管理不是孤立的工作，其工作机制和管理流程不能游离在企业的各项工作之外，必须让文书档案管理与企业各部门的工作方式和模式相适应，档案工作的好坏与企业各部门的工作息息相关，因此，要想进一步规范文书档案管理和创新档案管理，必须得到企业内部各职能部门的支持。档案工作人员要多方位地征求其他部门的意见和建议，进一步细化文书档案管理流程，并及时修正。另外，还应学习拿来主义，借鉴先进的工作经验和做法，拿来并创新吸收，少走弯路，进一步优化和完善文书档案管理流程，为企业的档案信息资源建设创造有利条件。

2.2科学利用新技术改革存储环节

文书档案存储在传统体系下属于费时费力的工作类型之一，纸质载体或光盘载体应用较为困难，且容易出现污损问题，不利于长久保存或及时应用。在信息化时代，软件与硬件都产生了较为显著的变革。过往应用难度较高、成本较大的硬盘或可移动磁盘已经得到了充分改善，能够适应当前企业文书档案管控需求。因此，未来应当贯彻落实创新存储措施，应用可移动磁盘或硬盘存储相关文件，使文书档案应用难度得到显著缩减，并提高其存储安全性。在这一过程中，需要注意对病毒或木马的防范，避免在复制文书档案数据时出现问题，导致不必要的损失。通过贯彻落实存储创新策略，可以使企业进一步提高文书档案管理质量，有利于相关工作展开。

2.3优化档案存储的机制

为了充分发挥数字化文书档案的应用价值，保证文书档案数字化管理的有序推进，减少后续应用中存在的风险，还要完善文书档案数字化的存储机制。一方面，积极贯彻推行相关作业标准，强调企业内部各部门按照既定标准开展相关工作，实现文书档案的标准化录入。另一方面，把重点放在建设标准化的文书档案数据库方面。包括健全全文数据库和目录数据库，并且保持两者之间的紧密联系，提高数据信息的兼容性。具体来说应当建立规模适当的综合型文书档案管理系统，不仅能够做到条目级信息的直接录入，而且可以提高档案信息访问的便捷度。该数据还要保证能够对所有文书档案数据信息进行结构化处理，从而提升文书档案的利用率。而且，各企业还要加强与文书档案数字化相关保障技术的建设工作，不断完善本企业的文书档案数字化建设操作规程，从而逐步提升文书档案的管理水平，为数字化文书档案共享奠定基础。

2.4文书档案实现办公自动化

信息化时代的来临，促进了我国电子文件、现代化办公等新技术的普及。档案的管理活动就更加迫切需要实现信息化和现代化。在文书档案管理的综合运行中增强信息化服务，这是档案管理各个领域适应时代变迁所做出的必然选择。在完善文书档案资料信息系统建设的基础上，还应当积极将信息化管理应用引入到文书档案管理中，实现对文书档案的管理自动化。首先,应该严格规范各类文书档案资料管理信息的录入，保证档案资料和信息的安全性，对文书档案中的电子资料信息应当进行严格监管，必要时应当实施内外部网络隔离，确保文档资料和信息的安全。其次，建立一套完善的档案管理制度，推动文书档案工作的办公自动化。

结语

企业文书档案是企业贯彻执行党的方针政策，开展各项活动的重要记录，只有坚持文书档案规范化和创新工作的统一性，才能进一步做好企业的文书档案管理，每一位文书档案管理人员都应该多思考、多探讨如何在规范化和创新性方面有所作为，小平台也能干出大企业，不断推进文书档案管理水平，提升文书档案的价值，为本企业的企业发展提供支撑和保障。

参考文献

［1］王海鸥.文书档案规范化管理的实践路径思想［J］.办公室业务，2019（18）：113—114.

［2］温丽丽.文书档案整理对企业效能化发展的重要意义［J］.兰台内外，2018（06）：73—74.

［3］贾珩.文书档案归档新规则的内容和方法［J］.黑龙江史志，2015（08）：56.