探究强化事业档案管理信息化建设

探究强化事业档案管理信息化建设

张剑飞

黑龙江省扎龙国家级自然保护区管理局  扎龙保护区管护中心黑龙江 齐齐哈尔161000

摘要：事业档案管理信息化建设对于事业单位的发展具有重要的影响作用，极大的影响到了工作的效果。目前我国事业单位档案信息化建设存在管理模式落后、缺乏系统化的管理工具、缺乏资源开发意识扥问题。基于此应当从档案资源信息化建设、档案管理理念的更新、专业人才的引进等方面入手。

关键词：事业单位、档案管理、信息化建设

事业单位在我国的经济社会发展过程中发挥着重要的作用，其承担着大量的经济社会工作，提供优质的公共服务。事业单位在管理工作中出现的各种档案资源具有极强的价值作用，有待于对其进行相应的开发和利用。在传统的管理模式下，事业单位事业档案往往采取人工化的方式对档案进行收集、整理、筛选、储存、利用、开发，效率较低，难以发挥最大的功效。在现代经济社会的发展过程中，这种传统的档案管理模式已经难以满足经济社会发展的需求，必须要对其进行不同程度的变革，提高档案管理的效率。事业单位事业档案信息化建设和管理能够在最大的程度上提高档案资源的管理效率，适应经济社会发展的需求。

一、事业单位档案信息化建设存在的问题

1. 管理模式落后，缺乏信息化的管理意识

事业单位档案管理都是按照固定的模式来进行档案的收集、整理、筛选、储存、利用、开发。由于事业单位种类繁多，承担着我国大量的经济建设任务，在管理过程中需要大量的人力、物力、财力作为支撑。只有这样才能保证档案管理发挥最大的效用。但是对于事业单位的档案管理而言，其不仅仅需要对档案进行档案资料的收集和整理，同时还需要对档案资源进行不同程度地开发利用，以便提高社会经济的发展。但是在实际的管理过程中，管理模式比较落后，缺乏利用信息化的方式来进行管理。在档案管理工作中采取人工化的方式来进行档案资料的收集、整理、筛选、储存、利用、开发难以满足当前对于经济社会发展的需求。并且在人工化的管理中容易出现较大的错误，耗费时间长、回收难等额问题。在新的时代下，档案管理模式必须要进行不同程度的变革，要有意识地运用信息化的方式来对档案进行相应的管理保证提高事业单位档案管理的水平，实现更大的价值产出。

2. 信息技术落后，缺乏系统化的管理工具

事业单位事业档案管理信息化建设必须要依托信息工具来实现。只有这样才能够更好的对事业单位的档案资料进行相应的收集和整合，实现对档案资料进行二次的开发利用。从现有的事业单位事业档案信息化建设来看，其并没有很好的利用信息化工具来推进，没有建立起专业的信息系统。一般而言，信息化的建设往往是通过信息系统平台来实现的，即通过档案信息系统平台能够将各部门的档案资料进行相应的整合，打破信息壁垒。但是原有的事业档案管理都是各部门之间进行独立分割的管理，并没有建立起相应的系统平台，阻碍了事业单位事业档案信息建设。经济社会的发展对于事业单位的档案资源越发重视，以往的分散型的，非信息化的档案管理模式已经难以满足经济发展的需求，必须要对其进行相应的变革。

3. 资源开发落后，缺乏信息资源开发意识

事业单位档案管理信息化的建设不仅仅是把档案资源信息化、数字化、更重要的是对信息化、数字化的档案资源进行不同程度地开发，从而提高经济社会发展运行的效率，降低社会运行成本。在我国，事业单位主要是教育、科技、文化、卫生部门，他们向社会提供了大量的公共服务，因此其产生的档案资源内容复杂庞大，具有很强的利用和开发价值。但是需要通过专业化的收集、整理、筛选、储存、利用、开发才能够实现。在传统的事业单位事业档案资源的利用和开发往往都是局限于基本的文件收发或者文本开发，没有跳出档案资源收集、利用这一视野，没有对档案资源进行内容上的分类确保档案资源能够进行专业的利用和开发。在现代社会，事业单位将会承担越来越多的公共性责任，因此，其资源开发也将越来越受到重视。然而目前的档案资源开发并没有很好的涉及相应的领域，没有对其进行档案资源信息化的开发或者说档案资源信息化开发程度不足。

二、事业单位档案信息化建设的推进策略

1. 加强事业单位档案资源信息化建设

事业单位事业档案信息化的建设关键在于把事业档案进行数字化、信息化的开发利用。只有通过数字化的开发和利用，才能够促使事业单位事业档案资源价值上的最大化，提高事业单位的价值和作用，事业单位才有动力进行信息化的建设。以信息化建设为目标的事业单位事业档案建设必须要立足于实际，从事业单位事业档案管理建设的现实出发。一般而言，事业单位事业档案管理信息化的推进可以从以下方面入手。一是，数字化、信息化设备和系统的开发引进。设备的更新是事业单位事业档案管理的基础，物质条件的缺乏难以促使档案资源信息化的建设。数字化的系统则是实现事业档案资源的平台式整合，打破事业单位内各部门的信息壁垒，保证档案资源能够收集的全，开发更加具有全面性。二是，构建专门的信息化资源团队。信息化建设具有很强的专业性，需要根据不同的档案资源内容进行相应的开发。通过构建专业化的团队对各种档案资源进行相应的收集、整理、筛选、储存、利用、开发。事业单位事业档案信息化的建设只有把档案资源信息化才能够把信息化融入到档案管理工作中去。

2. 积极更新事业单位事业档案管理理念

事业单位事业档案管理信息化的建设首先需要从档案管理理念方面入手。只有理念上的转变，才能够更好的做到理论指导实践，才能够保证事业单位事业档案信息化建设的科学性和合理性。事业单位档案管理工作理念的转变首先体现在事业单位档案管理工作不是档案的管理，而是档案的开发利用，档案本身就具有价值属性。由于受事业单位的工作内容和工作对象的限制，其所收集、传输、储存的档案资料本身就具有极高的价值作用，其是对当时工作的总结和归纳，对于未来的工作具有借鉴意义。经验性的总结和档案的留存和开发对于未来的事业单位工作具有很强的价值作用。其次，在信息化的时代下，事业单位事业档案资源的开发和利用必须要通过信息技术手段来对事业档案资源进行相应的收集整理和利用开发，只有这样才能够实现价值上最大化。在事业单位事业档案资源开发的过程中必须要针对收集整理的事业档案资源进行相应的开发和总结，而不仅仅是对于档案文本进行简单的收集和储存。在事业单位事业档案管理信息化的建设中必须要积极主动的变革档案管理理念，提升档案管理工作的重视程度。

3. 强化事业单位管理专业人才的引进

事业单位事业档案信息化建设除了管理理念上的变革以外，还必须要对人进行相应的变革，保证信息化建设能够落到实处。尤其在电子信息化时代下，事业单位档案管理进行数字化、信息化的管理、利用、开发更加需要专业人才的引进。在传统的事业单位档案管理工作中，档案管理工作要求技术性不高，认为事业单位档案管理工作主要集中于对档案进行收集、整理、筛选、储存、利用，并没有过多的对其进行相应的开发利用。传统的管理职责理念引导下从而导致其专业素质不强，专业水平不高。但是信息化的建设则是一个专业的过程，需要档案管理的专业性人才进行相应的设计和变革。事业单位事业档案管理信息化建设并不是对档案资源进行采集和简单地处理，其背后蕴含着复杂的数字运算和价值转换，需要专业化的处理和运用。因此在信息化下，要加强对人才的引进，要改变以往的人才引进政策，要实现专业上对口，促使事业单位档案管理能够更好地推进信息化建设

三、总结

事业单位事业档案管理信息化的建设是一个专业化的过程，必须要依托专业人才进行相应的设计和开发。在建设的过程中不能够仅仅着眼于档案资料的收集和利用，而是要在收集利用的基础上对其进行二次开发，保证提高事业单位的工作效果。除此以外，在信息化建设的过程中，必须要强化对人才的引进，通过人才的引进把信息化建设落到实处。

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