企业档案信息资源开发与管理人员能力修养

企业档案信息资源开发与管理人员能力修养

王迎超

372325198708104231  山东  滨州  256800

摘要：随着科技的不断进步，信息技术的运用在人事档案管理里也逐渐凸显，如何更好管理人员，让人事部门的人事档案工作更加简洁化、更加高效，就需要我们将人事管理的一系列工作都进行不同程度的改变。将工作的流程规范化和制度化，同时也要兼容制度的科学性，提高工作模式的效率和效果。针对此目标，将人事管理制度更好地兼容，更科学化地运用，成为了值得研究的课题。基于此，本篇文章对企业档案信息资源开发与管理人员能力修养进行研究，以供参考。

关键词：企业档案；信息资源开发；管理人员；能力修养

引言

人事档案在现在企业管理中的地位日益提高，企业也相应开发设置了一系列规范的达标整理体系，深入挖掘人事档案管理带给公司的价值与利益，尤其是在人力资源开发中的突出作用，最大限度地实现人力资源的价值。

1提高企业档案管理工作效率的意义

（1）顺应时代发展需求。随着时代的发展，档案管理工作越来越成为企业管理的重要部分。严格执行档案管理工作，记录工作过程文件，为日后工作的复盘及数据信息的查询提供便利。档案管理过程中，将工作与行业市场环境相结合，分析工作能否满足社会发展的需要，有利于档案管理工作真实价值的实现。（2）促进档案的可持续发展。档案管理工作需要持续进行，全面记录工作过程内容，收集档案资料，系统整理数据信息，保证资料完整性，避免遗失，有效促进档案的可持续发展。（3）促进档案管理与市场行业的协调发展。社会各行业的运转和发展都离不开档案管理，其对市场各行业的协调发展起到推动作用。将工作过程进行记录，数据资料进行保存，对未来类似工作的开展起到借鉴作用。

2企业档案资源开发与管理人员能力修养现状和不足

2.1档案资源开发利用意识薄弱

当前企业档案工作普遍存在“重保存，轻利用”的传统管理意识，认为档案管理工作只是将档案资料长久地保存起来，而对于以后的借阅利用、信息挖掘等开发利用服务缺乏重视，使很多档案资源错失了最佳的开发利用时机，未能发挥出其应有的价值。一些档案资源中可直接或间接用于决策、生产、科研等的成果不能及时被利用，不断重复进行已完成的工作过程，浪费了档案资源，同时也降低了工作效率。档案资源不能被及时充分地开发利用使档案的作用和地位难以提高，更加不能够引起重视，由此造成恶性循环，对档案工作产生十分不利的影响。

2.2档案资源类型不够丰富，缺乏集中统一管理

企业档案资源涵盖了丰富的档案类型，且包含文字、图片、声像、电子、实物等多种载体形式。然而在实际工作中，多数企业的档案资源类型和载体形式单一、结构分散。企业档案管理人员多为非专业档案工作者或兼职人员，对于档案资源的类型缺乏系统的认识，认为只有纸质的文件材料和图纸才是需要保管的档案资料，往往对其它的图片、声像、实物档案等都没有按照档案的保管要求进行管理。另外在当前信息化办公环境下大量产生的电子文件也没有严格作为档案资源进行管理，导致目前企业档案资源类型和载体形式单一。目前企业档案部门一般只接收文书类档案，很多重要的科技档案和业务档案不能按照规范进行归档保存，长时间散落在各个业务部门。会计档案和人事档案等专门档案在相关部门也缺少专职的档案管理人员进行管理，各类型的档案资源不能集中统一按照相关规定进行保存和管理，丢失和损坏现象十分普遍，导致企业整体档案资源没有统一的保管形式，格式多样、结构分散，缺乏集中统一的规划整合。这样不仅使企业损失了很多宝贵的档案资源，也使档案资源开发利用工作失去了基础和保障。

3提升企业档案信息资源开发与管理人员能力修养的方法

3.1树立档案管理人员较高的政治思想认知

加强档案管理人员思想建设工作，使其爱岗敬业，形成崇高的从业认知，能够坚持工作初心，维护企业档案管理权益，减少档案资料泄露问题，发挥档案管理的信息保障作用。思想建设工作，各级组织可分别从思政宣导、案例分析等视角，使档案管理人员确认自身岗位工作的重要性。同时，采取工作保密协议的签署形式，让档案管理人员明确自身工作权责，保障经手资料信息管理有效性，增强档案管理执行效能。

3.2为档案管理人员提供多重技能成长机会

各级组织在培养档案管理人员时，可建立职业成长平台，为档案管理人员添加各类需要学习的资源与岗位工作内容，便于档案管理人员有序完成专业技能学习。课程资源包括：计算机操作技能、档案整编技巧等。同时，在建立校企合作时，为档案管理人员争取档案学课程的进修学习机会，从理论视角丰富档案管理人员专业知识，使其在实践工作中得以应用，以增强其档案工作执行能力。

3.3大力开展档案信息化管理

在档案管理工作运行期间，应有效发挥信息技术优势，增强档案管理人员的信息技术操作熟练性，使其能够准确操作管理平台，助力档案管理工作处于信息化运行状态，提升档案管理的流通效率。比如，某企业在进行信息化档案管理工作时，由档案人员完成各项资料的电子版存储，为后续工作调查资料提供便利条件，开发出部门间远程调档功能。信息化档案管理体系，一方面有助于维护档案资料完整性，减少资料丢失问题，另一方面提升了档案信息调取便利性，增强了档案资料的流通能力，切实增强了档案人员工作执行效能。

3.4创新档案服务意识

①主动服务的意识。要想对企业档案资源充分开发，需要由之前的被动档案服务转变为主动服务。在当前社会快速发展的情况下，档案成为信息的载体，占据一定定位。对于企业档案管理人员来说，需要充分利用这些资源，打破传统经营模式带来的束缚，转变工作方式，主动参与到企业经营生产活动中，精准信息来源。通过其主动服务，充分开发档案资源，提高档案资源使用价值。②超前服务的意识。适当的合理预测，分析企业档案信息对自身经营发展的影响，拓宽服务范畴。要想实现超前服务，并非一件容易的事情，档案管理人员需要提高自身专业水平和职业素养，不但要对本企业经营发展状况有充分了解，还要对国家级目标有一定掌握，甚至对国际发展情况做出正确判断。企业档案管理人员需要树立正确的服务意识，具备超前服务理念，可以及时掌握上级领导下发的工作要求及国家经济发展状况，明晰企业档案使用者对档案的需求，积极推进档案预测，及时为企业生产经营提供务实、精准的档案信息。③优质服务的意识。应该及时更新档案管理人员思想理念，让其具备创新意识，增强档案管理人员责任感。转变传统档案管理模式，在服务中做到热情又细致，灵活又周到，以热诚的服务方式，全新的服务理念，专业的服务标准为企业领导提供高效、快捷的档案信息服务。

结束语

企业档案管理与人力资源开发，涉及企业发展中选人用人的设置问题，一般由专门的部门、专门的人才进行管理，而且人力资源开发同企业发展息息相关。随着企业受到科技日新月异的影响，更多的挑战和机遇也相应地接踵而至，企业应该始终秉持科学严谨的态度，把人力资源工作做得更好，使其促进企业可持续发展，并不断做好创新，积极更新管理制度，创新人力资源管理方式，从而在未来发挥更大的作用。

参考文献

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