电力文书档案管理中的不足及改善对策探析

电力文书档案管理中的不足及改善对策探析

沈兰

常州润源电力建设有限公司 江苏 常州 213017

摘要：电力企业文书档案是电网建设、运营与发展过程的真实记录，是企业电网建设、资产运营、安全生产、营销服务等管理的重要凭证与依据，对维护企业员工合法权益具有十分重要的意义，是企业不可或缺的信息资源和重要资产。近年来，随着国家投资建设项目逐渐增多，企业业务部门间的分工越来越细，归档文件材料日渐增多，面对档案数量大、管理环节多、档案管理模式落后等问题，变革传统档案管理方式已经势在必行。基于此，本篇文章对电力文书档案管理中的不足及改善对策进行研究，以供参考。

关键词：电力；文书档案；管理不足；改善对策

引言

信息时代，在电力企业办公方式的环境下，文书档案管理主要通过电脑等新型设备和数据处理方式对文书档案资料进行管理，从而使办公效率有了显著提高。新时期虽然为文书档案管理提供了更多机遇与便利，但仍需深入调研、科学规划，不断加强流程环节监控，完善长效机制，优化软硬件设施，采取技术方法为文档的存储与利用提供安全支持，提升人员素养，参与自动化建设进程，从促进文书档案管理工作高效运转。

1相关概述

1.1文书档案管理的意义

文书档案管理工作是一个企业在其发展中的重要工作记录,企业的管理和发展都离不开对其文书档案的保存和管理,这是确保企业健康发展的重大前提。目前，文书档案管理开始在各类企业中发挥出愈发明显的作用。文书档案管理工作具有许多特点，如具有很强的服务性、技术性以及政治性较为复杂，其在日常工作开展阶段有十分重要的指导作用。近年来，随着我国企业规模和数量的不断扩大，企业内部档案记录工作有了更加具体的目标，面临着更为复杂的要求。在信息化时代，文书档案管理工作的管理方式和管理内容发生了较大改变。相关档案文书管理工作者必须认识到问题的严峻性，加强制度和方式创新，做到与时俱进，提升和改善文书档案管理工作的有效性和科学性。

1.2电力企业档案资料的特点

电力企业档案资料具有专业性、多元性、系统性和成套性的特点。其中，专业性主要体现在档案记录着电力企业生产与经营活动中产生的文件资料，与企业自身特点，企业的技术发展息息相关。多元性主要体现在档案类别众多。电力企业档案涉及的内容已经渗透到企业的方方面面，企业在生产、经营和管理活动中，通常涉及文书档案、电网建设项目档案、自身基建项目档案、采购活动档案、科学技术研究项目档案、会计档案、照片档案、录音录像档案、实物档案等九项业务档案的归档。按照档案载体来分，又可以分为纸质档案、胶片档案、光盘档案、磁性载体档案、电子档案等。这些载体类型各异的档案在保管方式、存储条件的要求上也存在较大差别。此外，档案应用也在变得更加多元化，档案不仅是对重要信息的存储，档案也在人力资源管理、企业业绩管理等方面发挥重要作用。系统性和成套性主要体现在电力企业档案的产生往往伴随着某个特定的项目、任务，需要将该项目、任务相关的档案资料联动起来存储，分析和利用，才能最大程度发挥出档案的价值。

2文书档案管理工作存在的问题

2.1相关企业的配合力度不够

目前我国大部分企业对文书档案管理工作认识不足，导致部分企业、部门为了保证自身利益，没有做到切实配合工作。比如，当进行文书档案归档工作时，按照我国相关法律法规规定，上交文档必须做到格式统一，并有明确上交期限，但有些部门对档案的上交存在拖延，甚至档案规格不符合标准，这为电力企业档案管理工作带来了非常大的难度和阻碍。同时,也由于部分文书档案管理工作者对自身职业缺乏专注和热情，导致了他们对相关档案的归类和整理工作并不认真，甚至发生了丢失或错误归档的情况，即使没有在短时间内带来危害，但长期发展必然会为企业发展带来定阻碍。

2.2管理信息化建设不足

目前,尽管企业的历史文书归档保管工作已经初期完成了信息电子化储存,并配备了相关的文档信息化系统,但由于历史文书归档的企业信息化记录系统还不够准确,极易导致文档信息的遗失,也不利于企业电子文档的有效修改和共享使用。另外,部分企业目前还没有较完善的信息化设施,如本人所在企业的公文档案数字化扫描都是先经过省市档案局扫描,而后由企业档案管理工作人员再到信息系统里做录入挂接,这就对内公文档案的信息化管理产生了诸多不便,管理水平也无法提高。所以,企业必须及时引进有关信息化管理设施,以促进企业公文档案的高效管理。

3电力文书档案管理中的改善对策

3.1进一步完善档案管理组织体系

（1）实施分级管控。企业档案部门是档案的归口管理部门，负责全企业文书、会计、声像、实物、人事、建设项目等各种门类、载体档案的集中统一管理。企业坚持“统一领导，分级管理”原则，构成由分管领导负总责、办公室履行管理职能、档案管理服务中心履行具体职责的组织体系。企业领导一直将档案工作作为提高企业管理水平的重要手段，并将档案工作列入企业年度工作计划，为档案工作顺利开展提供了强有力的支持。档案部门在专职档案管理人员层级基础上，不断完善档案管理二级网络，要求每个专业部门、企业至少设置一名兼职档案员，负责各部门、企业的档案形成、积累、整理、归档工作。（2）明晰管理职责。档案工作涉及与人资、社保、建设、运维检修、电缆、安装企业等多部门配合和资料的承接，具有管理、服务和政治性的特殊使命，在重大工程和事件的验收及追溯中扮演着举足轻重的角色。结合企业实际工作，细化档案归档范围，制定完善会计、声像、实物、人事、工程项目等各门类档案归档范围及归档要求。同时将归档工作融入科研成果发布、工程竣工验收等各环节，严格落实档案归档要求，发现问题及时提出，并认真整改，确保归档档案内容完整、分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐标准。

3.2提升安全防护意识，严格落实安全责任

由于互联网环境具有很强的开放性，以此为基础实现的办公自动化对文书档案的安全管理工作提出了更高要求。加强对文书档案安全管理工作的落实势在必行，需要通过多个方面开展工作。做好文书档案安全防护与管理，避免受到外界安全因素的威胁，也是文书档案工作高效运行的前提和基础。如在设备设施方面，首先要对文书档案管理使用的软、硬件设施进行有针对性的安全排查防护工作，OA系统要根据安全等级标准与安全防护要求设置相应的防火墙，并定期做好防火墙的检查和维护，运用安全性能较高的安全技术预防日益猖獗的电脑病毒和网络攻击等。此外，对保密性文件档案施行硬件隔离，将内网与外网进行安全隔离，保证保密性文件和目录及相关信息不出现在使用外网的电脑上，以此来杜绝机密档案发生泄露。另外，企业应积极建立健全网络安全管理体制，各部门设立兼职档案管理人员，增强档案相关人员的安全意识，严格落实安全保密责任制及岗位职责，进一步明确安全管理的指标体系和评价办法，协同相关技术部门完善文书档案的规范收集与信息整合工作的落实，严格保障文书档案管理的安全性。

结束语

电力行业作为国家国计民生的重点行业，在信息化的时代背景下，电力企业应大胆创新，主动拥抱新技术，推进文书档案信息化管理进程。面对当下存在的问题，电力企业应该主动分析问题，迎难而上解决问题，转变各个部门的传统思想意识，制定切实可行的档案信息化管理措施，从而达到企业提速增效的目的。

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