浅析档案的价值与作用

浅析档案的价值与作用

吴玉红

潍坊市临朐县人社局

摘要：档案是人们对原来的生产以及工作情况进行认真考查和探究事物的发展规律并继承已经得出的成果的重要方式，特别是对机关以及事业单位而言其重要性尤其在工作中得到体现，在开展业务工作与行政管理工作时，档案真实反映以及记录原来的历史与已经发生的事，文章对档案的价值与作用进行深入浅出的分析，希望能对运用到档案的机关及事业单位起到借鉴作用。

关键词：档案；价值；作用

引言：对于在我国生活的大家而言，档案一直伴随在我们的学习与生活之中，从小学开始到中学和大学的学籍档案对所有学生的学习生涯都起着记录、评价等作用，到了机关以及企事业单位之后档案也会一直跟着转移，对我们的生活和事业发展同样发挥着重要的记录、查考和评价等作用，合理的运用可以使档案自身的价值得到体现。

1档案的价值

1.1档案是提高科学探究效率的基础

任何的科学研究活动在其启动之前都需要对相关的档案有充分的了解，在了解前人经验的基础上衡量自己所进行的研究的必要性并进行完善，站在前人的研究结果之上提高己方进行科学探究的效率，避免因为时间和地域等原因造成的重复，尤其是对于社会科学和自然科学等方面前沿的研究而言更要避免反复造轮子导致先进的资源不能用于刀刃上。科学探究所占有的档案中相对应的材料是科学探究的基础，这是科学研究理论和实践得出的结论。当前需要认真反思的问题是在人类的科学研究活动中，是否已经认识到在科学研究中档案的重要性。在科学研究过程中，档案不仅可以最原始的记录，以提供给有关单位直接学习和借鉴，而且可以提供很多的观察以及实验中所囊括的基础材料，以提供给有关单位间接学习和借鉴。对于科学研究工作发展来说，最为重要的是人类实践，通过积极总结原来人研究得出的结果，吸收探究过程的经验教训，所以相对于其他材料而言，其具有较强的可靠性以及真实性。因此，档案是提高科学探究效率的基础。

1.2档案是机关及企事业的查考材料

在机关及企事业单位中的人员数量庞大并且组成来源复杂，在人事变更调动时人员档案是帮助领导快速了解下属工作人员工作经历和能力的重要材料，也是工作者自己过往工作与能力的证明，能让工作者的活动得到记录和反应，帮助机关及企事业单位实现人员变更调动的快速磨合，保障职能履行与业务处理。同时在人员个体管理之外更重要的是有助于上级机关对下属机构的查考，让下属机构的工作实际情况能即使反馈到上级机关，帮助其了解下属机构为处理相应问题所开展的活动、工作中处理事情的情况和面临的困难，在进行查考时有相应的材料和证据，确保工作的过程、结果在查考使得以体现。

1.3档案是宣传教育的重要素材来源

档案是对过往历史的大小活动和各种人物的真实记录，无论其是英雄人物还是基层工作者、是爱国人士还是卖国汉奸、是欢庆活动还是哀悼活动、是全国性的活动还是地方性的活动等等，在档案中都会留下痕迹和记录，发掘档案中生活鲜动的素材进行宣传教育能将事实摆于人前，能让进行宣传教育的人和接受宣传教育的人都受到进一步的教育，档案是爱国主义宣传的活生生的例子，是宣传教育的重要素材来源。

1.4档案是生产活动的重要参考依据

机关及企事业单位在进行生产活动时也会对所进行的活动进行相应的记录，档案记录了各地区的人民在发展过程中一代又一代人将自然改造成与人民生产活动相适应、协调所积累的丰富经验，让各地区在进行因地制宜发展其特色产业时有过去历史积累的经验作为凭据，帮助提高生产效率和人民生活水平，因此档案和生产活动之间有着密切的关系，是各地区企业科学管理以及现代化生产的重要参考依据。

2档案的作用

2.1档案的参考作用

我国幅员辽阔而各地风俗差异大，但是多元民族融合统一与减小各地区之间差异影响的要求又使得各地区的管理者来自于不同本地区的其它地区，因此档案的参考作用得到体现。档案记录了本地区在过去所进行的生产活动的所有信息和有各种数据，其原始记录材料的特征及可靠性让其中对于生产活动发展的历史经验可以让后来者有开展工作的凭据，能结合当地的特点进行因地制宜的特色发展。

档案的形成规律主要体现在其记录最原始的形态，是当事人、当地人以及当时所保留的，自始至终没有人对原始形态的记录品进行改变，可以将人们的活动以及思想全面准确的记录下来，具有非常强的可靠性，是比较有力的证据；档案将形成人的历史真迹都记录下来，这些原始标记都证明档案是原来的原始证据以及材料，是切实存在的历史凭证。所以档案能帮助当地的发展减小受到外来管理者的不利影响的同时帮助外来管理者结合过去的经验和当地的特色促进当地的发展，帮助提高机关行政管理、生产建设以及科学研究等的效率，为各地区的共同发展发挥参考作用。

2.2档案的宣传作用

对于事关国家生死存亡的重要生产活动在当事时是需要进行极其严格的保密的，而档案的记录可以让这些机密在适当的时机得以揭示，发挥更大的作用。有些档案很有可能只在某段时间内具有重要的查考价值，而且具有一定的利用价值，时间长了，此价值不断降低，最终消失，并且价值档案价值的时效性要求人们可以对各个档案的时效性做出科学判断，在适当的时间提供利用，使得档案的价值得到更大的发挥。档案的机密性随着时间的发展而逐渐降低，当这些档案的机密性丧失殆尽时，进而可以面向整个社会开放以发挥其在爱国主义教育等方面的作用。而是否可以充分发挥档案的揭秘作用，主要取决于时机的选取。在社会发展水平达到一定程度时，人民普遍需要精神的寄托，将其寄托于对祖国的热爱就需要提高人民对奉献祖国的崇敬之情，档案的真实记录就能在其对机密揭示之时将爱国人士的形象生动展现于人民的认知中，培养人民爱国情怀。

2.3档案的管理作用

提高档案管理效率并帮助人们准确认识档案可以充分发挥档案的管理作用，在档案应用中掌握档案发展规律，帮助人们学会建立个人档案，在大数据技术的支持下完成对档案的统一管理，帮助人们树立科学的档案价值观，并全面分析档案利用工作过程中存在的问题，能更有效的结合社会现状并合理创造条件制定相应的措施促进提高档案的管理作用。

结束语：总而言之，档案不仅对于机关以及事业单位来说十分重要，而且对于个人的发展也举足轻重，档案记录了各项活动的最原始资料和个人的经历，其之所以如此重要，根本原因在于档案具有提高科学探究效率的基础、机关及企事业的查考材料、宣传教育的重要素材来源和生产活动的重要参考依据的价值，发挥着参考、宣传和管理的作用。

参考文献：

[1]吴向红.略论机关及事业单位档案的价值与作用[J].农家参谋，2020(11):183.

[2]李晶涛.机关及事业单位档案的价值与作用分析研究[J].农家参谋，2020(01):195.