提升事业单位档案管理信息化建设的方法与策略

提升事业单位档案管理信息化建设的方法与策略

周晁

内蒙古兴安盟乌兰浩特市市政工程建设服务中心

摘要：目前，我国科学技术水平显著提升，在信息技术快速发展的背景下，事业单位中的档案管理工作受到越来越多人们的重视，并且开始积极利用信息技术，促使档案管理工作能够实现有效进步与发展。因此，为了做好事业单位档案管理工作的信息化建设，当前需要对实际建设中存在的不足进行分析和研究，并且提出有效的完善措施，以此保证通过不断提升信息化建设水平和效果，为获得更好的管理成果提供支持，进而促使事业单位能够更加健康地运转。

关键词：信息化时代；事业单位；档案管理

引言

档案管理不但与事业单位各项工作的开展密不可分，还和人员管理、人事任免等方面挂钩。在这种趋势之下，将档案管理工作落到实处不仅可以提升工作质量，还能促进档案价值的最大化发挥，保障档案信息管理的安全性与完整性。随着信息化时代的来临，档案管理工作经过多个方面的完善与优化，逐步取得一定成就，然而从客观的角度出发来看，此项工作整体效率依然差强人意，要想达到预期目标，仍需加倍努力。

1事业单位档案信息化管理内涵

事业单位档案管理是服务性工作，专门负责管理部门形成的历史文件，为事业单位提供档案信息服务。档案管理信息化是利用信息技术建立网络系统，通过信息快捷流通，提高事业单位档案管理效率水平。事业单位档案管理信息化是复杂的工程，要保证档案信息安全。事业单位档案管理信息化建设具有原始性与智能化等特点。传统档案通过纸张存储，要实体翻阅档案原件查阅档案信息。档案管理信息化建设使存储载体变为硬盘等设备，借助计算机信息技术修复缺损档案，可以借助网络高效获取电子档案信息，打破传统档案查询时空限制。

2事业单位档案管理信息化建设存在的问题

2.1档案管理信息化建设的认知不够

通常情况下，事业单位对档案管理内容、管理模式、管理标准等方面管理比较严格，不少单位没有深刻意识到档案管理信息化建设的重要性，还是采取已经落后的形式管理档案，还有一些单位依然采取人工方式存储纸质档案，信息化建设所投入的资金还有待提高，在很大程度上导致信息化程度处于较为低下的状态，阻碍了档案管理信息化建设的脚步。

2.2管理人员水平良莠不齐

通过对现阶段事业单位档案管理工作情况进行分析后可知，很多单位并没有将目光放在档案管理工作的开展之上，对于所招聘的档案管理专业人才所设定的薪酬待遇缺乏合理性，也没有定期或者是不定期开展系统性的培训工作，导致管理人员水平良莠不齐。档案管理没有严格依据统一的要求实施，存档分类模糊不清，在查阅过程中既费时又费力，继而导致工作水平大打折扣。不只是这样，事业单位当中的工作人员也存在着流动性强的特点，这样就导致无法在第一时间做好档案交接工作，继而增加档案丢失的次数。除此之外，部分单位为了招揽各种各样的复合型人才，会将职工家属分配到指定的岗位中，但是大部分职工家属并不具备较高的综合能力，也没有参加过专业化的培训，所以在具体工作期间难免无法端正工作态度，继而导致工作效率差强人意。

3提升事业单位档案管理信息化建设的方法与策略

3.1创新档案管理模式

无论是传统档案管理工作还是信息化档案管理工作，都离不开有效且强大的软硬件设备的支持。针对部分事业单位存在的软硬件基础设施建设不足的问题，单位领导层应当深化对档案管理信息化建设工作的认知，增加基础设施建设的经费，为高效档案管理工作提供物质基础。具体来说，事业单位首先应当增加基础设施的投资比重，同时建立专门的档案管理部门，提高档案管理工作的专业性。与此同时，单位还应该积极引进先进的设备，与时俱进，提高档案管理工作的效率。其次，单位应该主动创新档案管理模式，积极借鉴同行业的成功经验，在档案管理工作中使用现代化管理技术以及信息技术，实现无纸化办公，提高档案管理的效率，进一步提升单位档案管理效能，降低人工管理成本，规范办公管理流程，促进事业单位的现代化发展。

3.2提升人员信息素质

事业单位需要在人才培养方面给予一定重视，通过不断提升人才的信息化操作水平和综合素质，为更好地发挥信息化建设的作用提供支持。首先，需要对现有的人才开展培训工作，除了事业单位日常的信息技术培训外，还需要单独展开与档案管理工作相关的针对性培训，将档案管理系统的日常操作规范、新技术应用方法等教给档案管理人员，使其能够充分利用信息化建设成果，促进档案管理工作质量和效率实现再次提升。其次，需要及时通过引进人才的方式，对现有的档案管理队伍进行完善。将一些具备新思想、先进方法的人才纳入事业单位档案管理工作体系中，使其发挥出对档案管理工作的影响，促使信息化建设工作能够在准确落实的同时，提升档案管理工作的整体效果，为事业单位更好地发展提供人才支持。如某事业单位在开展信息化素质培养过程中，采用了线上线下相结合的方式对人员展开培训，并且要求其在接受培训后参与线上考试，巩固所学知识，提升人员的主动性和积极性，为更好地提升人员的信息化水平提供支持。

3.3对档案信息化建设配套设施加以完善

第一，广泛关注管理信息系统的专业性。通常情况下，事业单位在对档案管理信息系统合作商进行挑选期间，应当对信息管理系统的应用状况有一个全面认识，尽可能地选择品质过关、性价比高的软件供应商。因为事业单位存在着较大的信息数据量，所以应当对存储空间和运行速度予以高度重视。第二，在全面了解事业单位具体运作状况的基础上，将目光放在档案信息系统的维护上面，确保信息的完整性，不单单要从相关工作者的管理意识入手，强化其信息保密性，还应当从系统角度着手，只有这样才能强化信息的可靠性以及完整性。事业单位的档案管理持续提升信息化建设质量，优化其大数据信息库，对各种信息管理技术进行充分利用，可以快速实现信息的自动采集以及信息档案的实时共享，使其信息管理程度得到有效强化。

3.4规范档案信息化管理

事业单位档案信息化管理建设要更新观念，加强对信息化工作的重视，事业单位要认识到档案管理的价值；建立适合群众利用的档案管理制度。要加强对档案的开发，对适合公开的档案采取多样化宣传方式。档案管理涉及到有关业务信息，监督需要从内部与公民舆论监督入手。事业单位要制定档案管理信息化建设进程，制定近远期目标，要在法律允许下进行，制定档案资料管理制度，规范档案管理信息化建设，促进档案管理人员工作积极性，充分利用单位内外部监督，建设高效安全的档案管理信息化系统。

结语

为了促进事业单位档案管理在常规工作期间更加高效地为大众服务，将信息化技术渗透其中不但可以为单位管理提供强而有力的技术保障，还能促进其管理质量与效率的有效提高。本文立足于实际情况，从多个方面围绕着信息化时代事业单位档案管理工作展开论述，并提出合理化建议，旨在加快事业单位发展的脚步。

参考文献

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