信息化背景下医院档案数字化管理的应用

信息化背景下医院档案数字化管理的应用

王婷 

浙江医院 310013

摘要：医院高度重视病人档案的保存和日常工作，对医院的日常管理和长远发展具有重要作用和意义。我国医院改革开放初期，档案的全面管理主要以档案和档案为主。这种做法不仅消耗了人力和物力资源，而且使档案的恢复和分类更加困难，阻碍了医院管理水平的提高。基于此，本文首先阐述了医院档案管理的特点，随后分析了当前医院档案数字化管理存在的问题，最后从三个方面分析了相关策略，以此来供相关人士交流参考。

关键词：信息化背景；医院档案；数字化管理

引言：

医院档案不仅包含病人信息，亦有重要的文件和研究文件，因此，医院档案管理极为重要，因为这些文件的妥善保管，直接影响医院的工作效率和质素。信息化时期，计算机科学技术也取得重大突破。在一定程度上推动了医院档案管理向数字化的转变，使医院能够更好地保存各类档案资料，更实用、更有效地进行检索。所谓数码档案管理，特别是指保存难以保存的档案，使其更有价值和效率。

一、医院档案的特点

（一）医院档案室的特色

医院档案中的资料非常多，涉及多个部门。传统的档案管理方法是纸面实现的，虽然具有一定的优势，但在科技发展的条件下，逐渐被电子档案所取代，只有在解码完成后才能读取。科学技术的更新使档案材料多样化，尽管目前档案管理制度发生了变化，但档案的性质和内容保持不变。在传统的资料载体方面，资料和载体不可能单独存在，现时电子档案是完全分开的，而随着电脑科技的更新，亦应同步更新档案资料，使档案更加完整[1]。

（二）医院纪录的时效

时效对医院档案至关重要，很多东西都有很长的历史，例如细菌活检标本，经过一段时间后便会失去活性，档案亦一样。如果长期储存，便很容易失去效力，如果医生继续利用这些数据来治疗病人，便会造成严重的后果。在信息化条件下，数字档案管理具有很好的时效性，无论是存储、更新还是查询简单，都可以通过通用搜索引擎实现快速检索。档案的及时性而不参考过时的资料，对病人和医院都至关重要。

（三）医院档案的一般特点

医院的大部分档案资料可供市民查阅，使任何一间可供其他医院作为临床参考等都能同时接收资料，并能有效地传送。在传统的医院档案中，纸张是主要负荷，在这种情况下，很难实现快速有效的交换。在信息化条件下，特别是计算机技术的更新，实现了更高效、更快的档案共享，极大地帮助了患者，使医生在就医过程中获得了患者的最新、最完整的信息，大大减少了信息错误导致的错误数量[2]。

二、当前医院档案数字化管理存在的问题

（一）档案管理人员的思想观念落后

目前医院档案通常不通过档案传输，与传统的档案管理相比，档案已经大大优化。在这种情况下，如果档案管理人员继续坚持传统的档案管理观念，将会在很大程度上导致问题的产生，从而可能在医院造成不必要的问题。以往，当医生和病人完成个人咨询后，各类纸质文件都会简化为在文件管理局进行初步存档。通过文件数字化应用，越来越多的文件载体成为计算机。如果管理人员不及时更新概念，采用传统的纸质文档管理方法，很容易忘记计算机文档的内容，导致档案管理不全[3]。

（二）文件管理流程对职能分工有严重影响

在传统的管理模式下，有几个部门负责文件和档案的管理和履行相关职能。新模式的应用导致了文件管理和档案管理的统一，许多档案管理人员仍然坚持以前的文件管理理论，这种理论不适用于档案管理，可能导致档案收集不完整，难以真正使用。随着时间的推移，大量有价值的文件将继续丢失，这对医院工作来说是一个巨大的损失，并将对医院提供的服务质量产生不利影响[4]。

（三）管理人员的能力水平不能满足数字档案管理的需要

在档案管理中运用信息技术的特点是更新速度快，现时医院的档案质素普遍偏低，未能应付以数码形式保存档案的需要。经常利用以往的文件管理经验来管理电子档案，使电子档案管理模式没有真正的用处，档案管理过程中的问题随着时间的推移变得明显。这些问题的持续存在将严重阻碍档案数字化进程，这一问题必须得到解决。

三、信息化背景下医院档案数字化管理的策略

（一）数码档案管理应配合医院发展策略

没有全球规划和战略，任何工作都无法完成，就像文件扫描一样。在档案数字化的过程中，医院应始终瞄准医院发展的战略目标。医院档案中包含的医疗数据非常丰富，具有很高的价值，可以概括不同档案之间的关系，医院档案管理部门不应开展医院发展战略之外的活动。因此，作为医院管理者，首先必须深刻认识档案数字化的重要性和档案的作用。档案中包含了医院长期收集的大量医学数据，对医院的科研工作具有重要意义，能有效促进医院的持续发展。因此，作为医院的负责人，将数字化档案管理融入医院发展战略，使医院档案管理成为医院发展战略的重要组成部分，并帮助实施这一战略是非常重要的。

（二）加强人力资源能力

实施数字化档案管理应适应信息时代的要求，高质量的档案管理框架，优化档案管理框架结构，因此，医院应重视人才建设。计算机化背景下的档案数字化管理应以计算机为基础，使相关人员具备计算机操作的技能和方法。医院在招聘此类员工时，应注意计算机的操作。

（三）改善医院档案数字管理系统的设施标准

随着信息技术的发展，社会正在进入一个前所未有的信息时代。在此期间，对数字文件管理的要求，如文件保存和价值提取，应在更高的层次上进行，并辅以适当的软件。此外，医院文件类型越来越多样化，作为文件管理的主要负责人，有必要制定系统的文件管理指南，为文件的数字化保存提供可靠的基础。此外，文件管理员可以对不同类型的文件进行排序，以确保及时有效地访问文件，并在以后应用。

四、结束语

综上所述，医院档案的数字化管理和应用不仅能有效地促进医院医疗企业的发展，而且能给大多数患者群体带来福音。重视并持续改进，为医院长远发展奠定良好基础。

参考文献：

[1] 王悦. 信息化背景下医院档案数字化管理的应用[J]. 财经界, 2021(17):2.

[2] 左天普. 档案数字化管理在医院档案管理中的应用[J]. 信息记录材料, 2021, 22(2):2.

[3] 杨阳. "互联网+"背景下医院档案管理探析[J]. 黑龙江档案, 2020(5):1.

[4] 谢意欢. 信息化背景下医院档案管理的现状与对策探究[J]. 管理学家, 2020(2):2.