探究档案管理工作者应具备的素质和能力

探究档案管理工作者应具备的素质和能力

邵明明

突泉县社会治理中心  137500

摘要：本文概述了制定档案管理工作者的素质和能力研究议程的必要性，对档案和档案管理人员进行重大变革和创新，以提高效率。档案工作所处的政治、技术和文化环境发生根本性变化，这将需要更胜任的档案管理人员、更有效的档案项目，以及更倾向于从管理角度看待自身需求和问题的职业。研究制度文化、组织有效性和变革管理。此外，还概述了各个档案管理员和档案机构在制定这一议程方面的作用和责任。

关键词：档案；管理；变革；创新

引言：信息的增加和快速传播将继续显著改变档案材料的性质。与此同时，不断减少的劳动力将变老，并由更多的少数民族组成，他们的学术准备将不如一般人口充分，这加剧了对熟练、受过教育的员工的竞争。档案项目管理相关的研究的档案管理员的能力和素质以应用管理实践解决棘手的档案问题尤为重要。

一、档案管理工作者有效的档案项目和研究需求

有效档案项目的开发对该行业来说同样重要，档案管理工作者应该采取各种策略来开发更有效的项目。研究涉及制度文化、组织有效性、变革管理、从宏观角度重新审视档案过程的研究。从管理的角度来看，这些领域中的每一个都会对档案项目的有效性产生重大影响，从而对个人档案管理员产生重大影响。

首先，档案工作者可以系统地识别各类档案的机构文化，并将其与母机构的文化进行比较和对比。这样的研究可以表明档案管理员的职业价值观是如何被其母机构的制度文化所强化或与之冲突的。例如，学术机构实行的民主在等级更高的公司结构中似乎是不可容忍的。在一种环境下运作良好的非正式沟通网络在另一种环境下是不够的。此类研究将帮助档案管理员更成功地响应机构需求，并规划更符合母机构期望的项目开发。此类研究还可能表明，档案的通用模型并不同样适用于私营公司和公共机构、小型和大型项目、大学和公共机构。

其次，档案工作者应当清楚地了解档案在文化和商业市场中的地位是一个成长过程的开始。西德尼·J·利维的《档案工作者的形象：资源分配者的认知》为档案职业开启了这一过程。利维探讨了许多资源分配者对档案项目的态度和观点；他经常发现它们与档案管理员的看法不同。资源分配者以微弱的赞扬谴责他们，坦率而现实地表达了他们对档案和档案在各自机构中的地位的看法。一系列关于机构文化对档案的影响的研究将扩大利维报告的研究结果，并为该行业未来提供一个规划平台。这样的研究不仅可以反映现实，还可以作为衡量变化的基准。

然后，制定目标和目的。对于希望开发更有效项目的档案管理员来说，这是至关重要的考虑因素。例如：以Espy和其他机构的工作为基础，评估特定档案项目的项目有效性和成功档案项目的一般特征的研究项目，应该是个人档案工作者和专业人士的高度优先事项。应对成功的档案机构进行分析性简介或案例研究，以检查和评估组织的有效性，并确定有助于职责增长和发展的项目和员工特征，或组织有效性的其他参数-深入的机构研究对寻求将类似措施应用于自身项目的个人档案管理员最有帮助。

最后，从管理的角度对档案进行批判性管理，重点关注态度、观点和信念、管理技能和使用的技术，将对使这些机构有效的特定管理方法进行评估。一个定义明确、结构合理的口述历史项目，与当前的档案管理领导一起，可以用来确定使用何种策略，使知识库更能响应用户需求，或成功地获得上级机构的支持。在寻求加强档案项目的过程中，当代档案管理者必须以批判的眼光看待当前，以远见卓识的眼光看待未来。经理必须清楚地了解该机构的实际情况，以及它如何有效地处理问题和响应需求。管理者还必须了解档案馆相对于机构内同行机构的相对地位，缺乏文化价值体系和神秘感，通常只在档案馆内创建和维护，偶尔由一些精英用户共享。一个称职的档案管理者必须以现实为基础。正如斯科特·派克在旅途中所说的那样：“我们必须始终保持真理，尽可能地确定它，更重要的是，比我们的舒适更重要，更重要的是我们自己的利益。”

二、档案管理工作者所具备的能力素质以及提升措施

 档案工作者一直将自己视为深谙历史的学术专业人士，并负责保护文献遗产，供特定学者访问和解读。了解历史渊源、理论和传统（或最近的图书馆学）。

个人档案管理能力的发展是必要的，不仅是为了加强档案项目，也是为了确保其生存和历史记录的生存。

因此，为档案管理人员制定有效的管理教育计划是对该职业的一个重大挑战，其中三个组成部分：个人能力、工作需求和组织环境。许多发展中的管理教育课程的最初倾向是只关注管理职能，如规划，领导角色，或公共关系等任务，并着眼于执行这些任务的制度环境。这种培训虽然侧重于工作需求和制度环境，却忽视了相关个人的能力，缺少有效绩效的关键要素。

首先要分级管理，入门级档案管理员可能负责监督少数技术或文书员工的活动，告知他们的表现，并监督他们成功完成特定任务，如安排和描述收集。中层经理与入门级专业人员就个人绩效和他或她所管理的工作组的绩效进行合作。中层经理评估该团队对存储库更大任务的贡献，例如，考虑技术服务人员的工作如何促进档案参考人员的工作。虽然辅导员工对中层管理者来说仍然很重要，但对入门级管理者来说却没有那么重要。

其次是在执行层面上，管理者的愿景转向存储库服务的各个群体，倡导和代表机构的利益。例如，执行级经理还根据他们所监管的部门的绩效来判断中层经理的绩效。这种判断是通过应用定性和定量指标（收集处理、用户服务、记录调查完成）和评估实现组织目标的进展，而不是使用评估个人绩效的指标来实现的。其他问题涉及开发教育机会，以确保档案管理人员的个人能力。

然后是个人档案管理员需要有意识地反思和分析个人管理风格的要素。基于能力模型的研究，例如，美国管理协会开发的“综合能力模型”，可以指出个人的优势，并突出小的或重大的变化将大大提高个人管理能力的领域。分析胜任力模型在入门级、中级和高级管理层档案工作中的应用，将有助于档案工作者解决不同职业阶段的个人管理要求，并提供有用的信息，以制定管理教育的综合方法。使用基于能力的管理模式将允许档案管理员更清楚地区分知识和实践。许多进步的管理者从学术的角度来对待管理，主要关注历史悠久的权利、责任和特权，而不是强调产生良好管理的行为的方法。

最后是制定全面的管理培训计划对该行业至关重要。即使那些相对精通当今技术的档案管理员也需要为明天的挑战做好准备，对称职的档案管理人员的需求至关重要。应当对基于能力的管理绩效的研究将使该行业能够分析对档案管理员开放的管理教育和培训，并向档案管理员个人建议适当的学习和培训课程。

总结：档案工作者面临许多挑战。必须把档案管理作为更大研究议程的一个重要组成部分，少做就等于被遗忘。档案管理员必须有能力管理和领导有效的档案项目，以免招致他人的领导和控制。在不断发展的信息领域，档案管理愿景是必要的，这一愿景有效地处理当今的记录，并保持档案管理员的关键作用。

0参考文献:

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