新《档案法》背景下的档案利用服务

新《档案法》背景下的档案利用服务

罗莉

富宁县档案馆  云南 富宁  663400

摘要：新《档案法》实施后，档案利用服务根据新的法治要求开展工作，为充分发挥相关档案资料的价值作用，需要对新《档案法》进行认真的研读和思考，加强档案利用服务存在的问题分析，不断优化档案利用服务质量，才能有效促进档案事业的不断发展。本文对新《档案法》背景下的档案利用服务进行了分析，以供参考。

关键词：新《档案法》；档案利用；问题；措施

在社会经济发展过程中，档案管理是重要的一种管理内容，通过对档案资料进行整合，加强集中管理，才能充分发挥档案资料价值作用。档案中含有大量信息，信息内容还涉及到一些个人隐私，因此，档案利用服务中还要注意相关信息的安全性。随着新《档案法》的实施，传统档案开发与利用相关理念、制度等难以适应档案事业发展新要求，档案利用服务中很容易忽视信息安全问题，导致档案信息泄露问题频发。根据2020年新《档案法》相关规定，为充分发挥档案信息价值，需要转变档案利用服务理念，制定更加完善的规章制度，加强档案信息安全管理，才能为相关部门和单位管理决策提供有力的支持。

1、新《档案法》对档案利用服务的影响

为充分发挥档案工作在我国治理工作现代化发展中的基础性作用，需要结合时代发展要求，不断修订档案法。完善档案立法制度，推动依法治档工作发展，结合中国特色社会主义，做好档案法修订工作，确保相关档案法具备更强的引领性、指导性与操作性，才能更好的保障档案利用服务效果。2020年我国实施了新《档案法》，其中提及“利用”一词达到31次，关于档案利用的条款则为24条，在法条总数中占据45.3%，其中第26条第2款规定“档案馆应当加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持”，与旧档案法相比，这是新增加内容，进一步明确了档案馆职责。同时，新《档案法》还明确了相应的档案归档范围、归档要求，作为新时期档案工作中重要的纲领性文件，对档案利用服务能力的提高、档案利用服务的规范性等提供了更为有力的保障作用。

2、新《档案法》背景下档案利用服务存在的问题

2.1思想意识较为落后

当前，很多工作人员的思想意识还较为落后，与档案工作发展新要求存在一定的冲突，严重阻碍了新时期档案利用服务工作的顺利开展。档案资料是很多单位相关工作开展的重要资料，加强档案资料开发与利用，才能更好的保障相关工作的顺利开展，但很多单位对档案资料收集、整理、归档缺乏足够的认识，相关工作作为档案利用服务的重要基础，相关资料准备不完整，就会严重影响档案资料的有效使用。同时，很多单位对档案管理相关资料重要性认识也不够，尤其是不能深入挖掘相关资料的潜在价值，对档案利用所投入的资源也相对较少，对档案资料与单位自身未来发展的联系性缺乏足够的重视，个人弃档问题较为常见，还存在档案转移不及时现象。

2.2缺乏健全的规章制度

档案资料涉及的内容相对较多，档案管理工作较为复杂，加上档案收集等工作环节的流动性、动态性等特点，使得档案利用服务很容易受到多种因素的影响，比如档案收集阶段很容易出现收集时间滞后、信息收集不完整的情况，这对后续档案资料的有效利用也有着很大的影响。造成这一问题的主要原因是缺乏健全的规章制度，使得档案利用服务工作中往往缺乏明确的工作标准，档案资料利用也就容易出现多种问题。档案利用服务工作中，如果档案资料不够真实，也会严重影响档案资料的有效利用，甚至可能对相关单位工作的正常开展造成严重的影响。规章制度不完善，相关资料把控不到位，存在虚假材料或信息，就会严重影响档案的开发与利用。

2.3档案利用服务长久性与安全性不足

档案管理工作中，保密是重要的工作内容，为保证相关档案资料的保密性，不同级别档案就需要在不同的时间和范围内利用。档案中有着大量的机密文件，且包含大量的个人隐私信息，未获得所有者认可，相关信息不能对外公开。但档案资料也容易被更改，计算机系统本身也有着一定的脆弱性，加上互联网的开放性，使得档案保密性难以得到有效的保障。档案利用过程中，相关档案资料很容易受到网络攻击，尤其是长期利用中，档案资料的安全风险也不断提高，因此，相关单位需要加强档案长久性与安全性问题研究，以保障档案资料的有效利用。当前，档案资料的利用大多是借助互联网来实现档案资料的实时共享，但由于互联网有着开放性与缺陷性特征，使得档案资料难以进行统一的管理，档案资料长期处于网络环境中，如果不能采取合适的措施进行保护，任由相关计算机访问读取档案，档案资料传输虽然不受时间与地域限制，但在信息共享过程中，档案长期利用安全风险也不断增加。

3、新《档案法》背景下档案利用服务的完善措施

3.1强化相关人员的思想意识

新《档案法》背景下，相关人员应当积极转变传统观念，加强思想意识提升，做好档案利用服务工作，充分发挥档案资料相关价值作用，才能为相关单位发展提供更好的服务。思想意识对行为有着决定性的影响，强化档案利用服务意识，深入研究新《档案法》相关规定内容，不断优化档案利用服务方式，才能更好的促进新时期相关单位的可持续发展

[1]。相关单位应重视档案资料的收集、整理、归档，结合自身发展实际与新《档案法》相关内容，合理利用相关档案资料。具体的档案利用服务中，应结合实际，做好档案利用服务宣传，创新思维理念，充分认识到档案利用的重要性，提高对档案利用服务的思想重视程度。

3.2完善档案利用服务机制

旧《档案法》中，关于档案利用相关规定大多为单向管理，具体的制度内容与新时期单位发展实际不相符，档案利用服务工作中，相关人员难以确定相应的权利和义务，使得档案利用服务相关责任划分不明确，更缺乏相应的处罚规定，这就使得档案利用服务工作难以顺利开展[2]。新《档案法》中扩大了档案利用主体范围，并进一步明确了相关单位或个人利用档案的法律法规，对档案利用审核的责任主体也给出了明确的要求，进一步细化了档案利用相关责任主体，加大了档案利用服务支持力度，为档案信息的共享利用提供了更为有力的制度保障。根据新《档案法》相关规定，制定更加完善的档案利用服务机制，相关人员能够更好的开展工作，并充分保障档案资料的真实性，进而有效促进了档案利用服务工作的顺利进行。

3.3建立健全档案利用服务责任体制

为保证档案长期利用的安全性，相关单位需要建立健全档案利用服务责任体制，根据档案不同级别，在合适的时间与范围内合理利用档案资料，加强档案安全管理，尽可能的减少档案共享安全风险，才能更好的保障档案资料的有效利用。档案利用主要有概念阶段、形成阶段、维护阶段这三个阶段组成，对档案利用的长久性与安全性有着直接或间接的影响，根据档案利用实际，建立相应的利用责任体制，明确相关部门的具体责任内容，可以有效保障档案利用服务工作的长期稳定进行，并充分保障档案利用的安全性。根据相关责任体制，档案利用工作中可以从全局与整体角度对相关工作进行部署，结合新《档案法》相关内容，进一步完善档案利用工作体系，才能更加充分的发挥档案资料价值作用。

4、结语

新《档案法》实施以来，我国档案利用服务相关工作快速发展。档案利用服务工作较为复杂，档案部门与相关单位应积极转变思想意识，不断完善档案利用服务机制，建立健全档案利用服务责任体制，保障档案利用的安全性，确保现管资源的有效整合与共享，才能充分发挥相关档案资料的价值，促进档案事业的长远发展。

参考文献

[1]许玉换.新形势下档案管理的创新服务[J].兰台内外,2020(25):3.

[2]陈慧如.新修订《档案法》视角下事业单位档案治理的路径探索[J].办公室业务,2021(19):2.