轨道交通档案管理探索实践

轨道交通档案管理探索实践

宋娟

武汉地铁集团公司    湖北武汉   430000

摘要：随着信息化技术的渗透发展,各行各业都在采用信息化系统。由于城市轨道交通建设本身就具有复杂性、建设周期较长等特点,在建设过程中也容易受到某些客观条件的影响，因而易催生大量类型繁杂、数量庞大的工程竣工档案问题。研究根据当地城市情况，对轨道交通工程档案管理现存问题加以分析,并结合现实,提出有针对性的处理对策。

 关键词：城市轨道交通;工程项目;档案管理;信息系统

前言

当前,我国正在大力推动数字经济发展,国企也开始启动了互联网数字化转型工作,国企互联网数字化转制已是新时代中国企业发展的大趋势。2020年9月,国务院国资委颁布《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》,进一步确定了国企数字化转型的主要基础【1】、方向和重点,翻开了中国国有企业数字化转型的新篇章,为企业数字化转型工作提供了基本遵循和工作指导。轨道交通工程项目投资体量大、建设周期长、牵涉的单位数量多且专业广,每条线路所产生的文档数量超30万件,且牵涉上百家参建单位,每条线路在仅建设阶段内即产生超30万件应归档文件,且类型丰富、载体多元。近年来,中国国有企业正大力推进信息化技术的创新应用,提升公司数字化发展效率,为数字化转型工作提供了坚实基础。中国轨道交通企业必将走在企业数字化变革前面,成为公司数字化转型的排头兵。档案保管工作已成为企业管理工作的主要内容和关键工作,在企业数字化改造中,需从企业档案管理的整体层面出发,运用新型数字化信息技术进行管理服务转型,在企业顶层设计流程中必须考虑档案保管的重要位置和作用,以使企业在数字化改造后,能够实现文件材料自动集成归档。

一、轨道交通档案管理的特点　　　
　　（一）单一性。轨道交通工程的设计、招投标、施工建设直到竣工结束都有与之相符，能够记载其真实完整的成长过程的资料，且仅有一套原始资料。（二）真实性。轨道交通工程的档案资料必须真实，严禁弄虚作假，这是见证某一轨道交通工程由无至有的全部过程，甚至是一个城市历史演变和发展过程的完整记载，完整真实是其主要特点。（三）实用性。轨道交通土建工程档案是轨道交通工程的成长记录，也是工程质监机关部门进行竣工验收的重要依据，同时也为今后的城建工作提供参考借鉴的重要价值，其实用性显而易见。

二、轨道交通档案管理存在的主要问题

1．工程档案管理制度建设方面

（一）施工单位档案管理制度。部分施工单位的档案管理组织架构和人员不完善；个别施工单位档案管理制度缺失；个别施工单位档案管理制度未落实到人；个别项目归档范围不够完善。（二）监理单位档案管理制度。部分监理单位的档案管理细则未落实；个别监理单位档案实施细则无组织架构、档案管理岗位责任不明确。

2．工程文件的形成和收集方面

（一）文件形成及同步性差。部分项目竣工图未同步编制；个别项目监理日志与施工建设欠同步；个别项目施工方案日期与审批日期未闭合；个别项目存在部分监理通知单回复未闭合。（二）文件收集及管理的规范性。部分项目工程文件收集不齐全；部分项目完工照片未收集。（三）文件内容完整性。部分项目的文件日期、签字盖章、审批意见不规范、不完善。

3．归档文件的分类和整理方面

（一）归档文件存在原件缺失现像。部分项目的复试报告有复印件，个别项目的质量和安全监督手续为复印件。（二）竣工文件排序不规范。部分项目的文件排列顺序不规范，个别项目原材料、质保文件、施工试验文件未按规范汇总、整理。

4．工程档案的编制方面

（一）档案整理规范较差。部分项目的案卷、文件著录不规范，个别项目未按规范编制移交目录、卷内目录。（二）声像档案整理不规范。部分项目的照片档案未组卷或要素记录不规范，部分项目未完成专题片归档。

三、轨道交通档案管理工作落实的必要性
　　由于轨道交通档案资料的归档管理工作是长期城市建设活动所积淀下的宝贵经验，同时也是城市规划建设技术储备的主要手段之一，因此，对轨道交通档案资料的存档归档管理工作在整个城市规划建设和施工管理过程中起到关键作用。而城市轨道交通线路的扩建、修复以及改造等工作也都要以轨道交通档案信息管理为基础【2】,所以需要进一步加强管理的实施。在防止大地震破坏和城市规划的灾后重建等工作中,利用轨道交通档案信息能够有助发掘城市轨道交通建设的细微环节,为灾后城市修复和改建提供参照依据。此外,城市轨道交通档案实际记载着城市建设的全过程和各轨道交通建设期间的内在联系,在轨道交通建设后期的检测维护及灾后损毁城市轨道交通的拆除与重建都需要参考轨道交通档案资料的具体内容,因而对轨道交通档案资料的归档管理是必不可缺的。

四、城市轨道交通工程档案管理提升策略

 1．加强档案法律法规教育

城市轨道交通建设的具体实施过程中,尽管其实施时间比较漫长,存在一定的复杂性,但借助于某些新科学技术的引入与运用,对于城市轨道交通建设的整体质量来说,也可以发挥一定的保障作用。

而在实施过程中所需要的各种档案、文书,包括建筑文书、工程监理文件等,这些文书档案对于整个建设过程来说,都有着十分关键的影响和意义。对这些文书档案加以有效的利用与收集,为档案管理工作提供正确的数据资料,能够有效提高档案保管的质量与水平。这就要求,凡是投入到城市轨道交通项目的监理甚至是工作人员,他们必须具备相当高的档案意识,这样才可以对自身的行为进行法治上的约束和规范。此外,还要进一步做好档案管理规范的学习、训练与宣传,使每个投入到项目的人员都切实认识到,身为城市轨道交通的建设者,一定要确保工程落地的质量,同时确保项目文件的标准化和规范化。

2．加强档案业务培训工作，提升业务水平

做好建设工程中档案管理人员的培养管理工作是提高建设工程档案品质的最有效手段,因此档案保管员都应当持证上岗,并进行再教育培训。档案管理人才需要高素质、高责任感的职业素质。要求档案工作人员不断提升专业技术能力,不断认识建筑档案保管的功能与重要性,充分利用现代化的专业科学技术知识与档案管理方式,灵活运用现代档案管理的新理念。与此同时,也要了解国家有关法律法规和与事件有关部门合作的有关法规,通过高素质档案管理人才,严把建筑档案品质关。另外,成为一个建筑工程档案管理人才,也需要掌握相应的建筑学科的基础知识,所以在对档案保管人才培养的时候应该做好建筑行业的基础知识学习工作,并对其加以严格考核。只有在平时工作中多反思、多配合、多沟通,用严肃的心态去掌握、去实施,才能真正把项目档案和工程的施工过程同步联系起来。就企业而言，建立一个完善的员工制度来确定档案保管目标,明确档案管理的相应职责,严格规范档案管理人员执业活动,才能保证档案资料更加完整、真实、实用。

3．完善轨道交通档案管理制度建设

工程建设档案存储管理相关的规章制度,作为档案管理人员从业的指导标准,是保障档案管理规范化和标准化的基础手段。以管理制度明确标准，以责任制度落实责任，将档案管理人员的从业素质和档案管理能力提升到新的高度，才能保障档案管理的科学化、系统化、规范化和标准化。城市轨道建设档案管理体系构建,必须结合公司的档案管理机制、实际业务范围、业务内容等来建立,并把档案管理体系融入公司的整个管理框架之中，进行长期规划与动态管理指标评测。

4. 结语

工程档案管理是轨道交通工程的一项重要内容,是整个工程项目发展的历史见证,也是工程投产后运营、养护、管理、更新、建设以及技术改造等项目的重要基础,因此如何搞好中国轨道交通土建工程档案管理工作,已是当务之急。现代工程档案管理思想对于指导城市轨道交通工程实施,增强工程建设管理工作的科学性、专业性与先进性,充分发挥现代建设工程档案的价值和社会效益,有着重大的社会意义,为其他城市建设组织开展工程档案管理工作提供了借鉴【3】。

参考文献

[1]加快国企数字化转型促进数字经济与实体经济融合发展[J].中国总会计师,2020(09):166-167.

[2]毕鹏程.建筑工程现场重大危险源的监控及危险防范对策[J].江西建材,2014(23):275-276.

[3]陈红团.基于BIM技术的复杂水工项目管理模式研究[D].青岛理工大学，2018.