现代信息技术对企业档案管理的影响和对策

现代信息技术对企业档案管理的影响和对策

雷伟

身份证号：610431198905102252

摘要：企业档案管理是企业整体运营活动重要组成部分，通过企业档案建设可以对企业不同时期的发展状态进行记录，也可以对企业未来发展问题和市场机遇进行预测，便于企业进行决策。信息技术的出现为各行各业发展带来很大的优势，尤其是在企业档案管理上，实现了企业档案管理数字化、信息化，改变传统企业档案管理不足的同时，也可以提高企业档案管理效率和质量，确保档案信息资源得到优化利用。

关键词：现代信息技术；企业；档案管理；影响；对策

1传统档案管理出现的问题

传统的档案管理工作已经无法继续承担信息化所带来的信息梳理及信息规整的压力，所以对于档案管理工作来说，主要存在着以下几点问题：首先，对于档案管理工作人员来讲，面临较多的档案管理工作，文件形成者如果没有按照档案管理的要求对档案进行调整将会出现档案的信息缺少等问题，这些问题的出现不利于工作人员对档案进行及时梳理归纳，很容易导致档案管理工作效率低下等问题。其次，对于企业的档案管理工作来讲，之前企业档案管理工作岗位大多数是虚设的，但是随着国家的发展、社会的进步，企业在不断进行变革，并且企业的管理机制导致不同部门之间存在着一定差异，这就需要更多的时间以及精力开展档案管理工作，由于工作的效率以及工作的准确性存在着一定的差距，导致企业的档案管理工作出现方式方法不规范等问题，使得档案管理工作产生一定的管理风险，不利于档案管理工作的进行。最后，对于档案管理人员来讲，由于工作人员的流动，档案管理工作往往会出现调动频繁以及档案管理工作形式不确定的问题，这不仅不利于档案管理工作的进行，并且还容易出现档案管理以及信息匹配错误等问题，最终影响企业档案管理的工作效率，不利于企业整体效益的提升。

2现代信息技术对企业档案管理的影响

对传统的档案管理理念造成了一定冲击。信息技术是一种先进的科学技术，可以对生产关系和生产要素进行调整，从而产生更大的生产力，因此信息技术对各行业发展都有很大的优势和价值，可以带动企业生产力的提升，尤其是企业档案管理。传统的企业档案管理是以人为核心，管理理念较为落后，信息技术应用下的企业档案管理注重以信息技术为核心，以服务对象为核心，注重提高档案管理效率和质量，实现信息的实时传输，因此管理理念是先进的、丰富的，也是对传统档案管理理念的一种革新和突破。

暴露出传统档案管理工作人员素质和能力的不足。现代信息技术下的企业档案管理工作人员从职业素质上、专业能力上相比较于传统的档案管理人员有很大的提高，也暴露出了传统工作人员的素质低下、能力不足的问题，也会对他们的发展造成一定的冲击。比如一些传统的档案管理人员已经习惯传统的人工记录方式，不仅无法适应现代信息技术环境，也无法高效地学习信息技术管理方法，直接导致传统档案管理方式、内容和企业档案管理信息化之间的差异显著，形成对立关系。另外，在传统的企业档案管理工作现代化转型过程中，企业忽视对工作人员的培训教育，导致很多档案管理工作者不懂现代化管理方法，对于一些信息设备和软件不会操作，这种现状严重阻碍我国企业现代化档案管理和建设发展。

3企业档案管理信息化建设的对策

3.1树立科学的信息化管理理念

企业档案管理工作部门需要对档案管理工作建立正确的认知，牢牢掌握大数据时代的特点，构建先进的档案管理工作理念，认清传统企业档案工作中所存在的弊端，并使用科学合理的办法对管理工作进行改革和创新。相关的企业档案管理人员需要运用大数据技术等手段提升档案管理工作的价值，因此在实际的档案管理工作过程中，需要充分应用各种信息技术，如互联网、大数据以及云计算等，需要积极主动地学习大数据技术，了解大数据技术的真正内涵，全方位地优化信息技术的应用水平，在这样的基础上才能够真正提高企业档案管理信息化建设的质量和水平。

3.2档案管理人才队伍建设

对于档案管理工作人员来讲，我国现阶段档案管理工作人员年龄普遍偏大，无论是事业单位或是企业单位，档案管理人才的老龄化较为严重，不能满足档案管理高效有序的要求。信息化档案管理建设不仅需要优秀的青年人才，而且对专业人才的综合素质以及自身的能力有着较高的要求，所以，对于电子化档案管理模式而言，主管单位应该积极优化单位档案管理人员的构成，招聘对象应为具有档案管理技术水平的年轻人才，只有进行人才结构的优化，才能逐渐应用电子信息档案管理系统，提高档案管理的效率。档案部门应该形成青年人才为主、老同志传帮带的人才框架，这样双方之间可以互相配合工作，共同促进档案工作的有效进行。对档案管理团队实现有效的年龄结构优化不仅有利于档案管理队伍的层次提升，并且对档案管理的开展、工作业务水平以及业务能力的提高能够起到较为显著的效果。所以加快优化现阶段的档案管理人才结构，能够使得档案管理的整体工作有所改观，提高档案管理的效率，也有利于加快档案管理信息化的进程。

3.3利用信息技术推动档案管理的体系化建设

档案管理信息化建设可以确保在档案管理中信息传输的及时、高效、灵活、共享，便于人们存储、使用各种档案信息，可以推动企业档案管理现代化发展，更好的满足企业发展实际需求，为企业档案管理工作发展做出方向引导。对此，需要企业推广和应用信息技术，不仅需要将其应用在电子档案系统建设上，还需要注重采用信息化管理方法对企业档案工作进行执行，不仅需要对企业档案工作内容进行信息化记录，也需要对管理方法、理念进行更新。利用信息技术优势丰富档案管理功能，促进企业内部建设，提高企业的市场竞争力，也推动企业转型升级，最终推动企业档案管理体系化建设。

3.4建立健全企业档案数字管理系统

基于大数据时代，需要将传统的纸质档案转变为数字化档案，如图1所示，将档案学的基础原理全方位地展现出来，针对数字化档案的类别进行分类管理，并对其进行有效的存储。同时，还需要结合企业的实际状况，充分应用科学技术的价值，将档案管理系统和企业的业务部门、财务部门、人事部门、后勤部门等进行有机融合，确保档案管理工作的时效性，确保各类经营数据信息及时准确地被收录，并能够对其进行及时更新。

除此之外，还需要展现出云数据技术的价值，对各类的信息进行精准地分析和有效的处理，同时将横向分析、综合分析以及动态化管理模式进行有机融合，依照纵向时间线，针对各类档案资料展开相应的对比，和企业其他部门进行横向对比，将档案信息中的有用信息进行存储，对一些无用信息进行过滤，这样才能够确保各类档案数据资料的精准性及合理性。

结论

新形势下，信息技术促使社会发展不断变革，对于企业档案管理工作而言，既是机遇也是挑战，为了促使企业更好的把握信息技术机遇，需要企业对传统的档案管理工作进行革新和改进。不仅要更新管理思想，还需要利用信息技术推动档案管理的体系化建设、加强企业档案管理的网络安全建设、完善档案管理基础设施建设，建立规范化的管理机制，从而全面提升企业档案管理工作的质量和效益，为企业带来经济效益的同时，也可以促进企业内部发展。

参考文献：

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[4]黄凤燕.现代信息技术对企业档案管理的影响及对策探索[J].消费导刊,2019,000(004):170.