住房保障档案管理的问题及对策研究

住房保障档案管理的问题及对策研究

刘宏伟

天津市河西区住房保障中心，邮编300220

摘要：随着经济社会的不断发展和科学技术水平的不断进步，在新时期、新理念和新技术的环境背景下，住房档案管理在质量和技术水平等方面出现了许多问题。做好住房保障档案管理工作，关系着社会稳定发展、经济水平提高，保障人们的物质生活水平，是实现社会再生产的重要环节和有效途径。

关键词：住房保障；档案管理；分析

引言

住房保障主要是解决城市中低收入水平家庭的住房困难问题，保障城市中低收入居民改善其基本居住水平。住房保障档案管理是住房保障工作的重要内容。

1.住房保障档案信息化的概念

住房保障档案信息化没有统一的概念，《住房保障档案管理办法》中提出住房保障房源和住房保障对象纸质档案和电子档案同时建立，但并未对住房保障档案信息化做出明确表述。档案信息化一般需要经过数字化、电子化、信息化这样的几个过程。纸质档案信息化可以理解为对现存纸质档案进行扫描等技术手段加工后，形成纸质档案数字化副本的过程。档案电子化则主要从档案产生的方式进行阐述，通常我们将通过计算机设备、归档系统等生成的档案称为电子档案。而档案信息化则是在前两者之上，利用安全可靠的网络系统，将多个档案管理系统连接为资源集合，将收集、整理、分类、归档、划控、利用、鉴定、销毁等全过程实现信息化管理，使管理和利用更加方便和快捷。参考档案信息化的概念，结合专业住房保障档案管理业务，住房保障档案信息化工作，则应该实现以下的功能：建立住房保障房源和住房保障对象，“一套一档”“一户一档”全流程资料归档系统；一定区域范围内共享房源和对象关系信息；一定区域范围内住房保障档案资源共享等。

2.现阶段住房保障档案管理的主要模式和弊端

2.1现存纸质住房保障档案数字化不足

随着信息系统在住房保障工作中使用愈发频繁，产生的电子住房保障资料越来越多。但目前各个住房保障工作机构普遍还保有年代较久远的纸质住房保障档案，由于当时受相关制度法规不健全等影响，这批纸质档案数量庞大，且保管往往不规范，整理难度大，查阅利用更是难上加难。但作为当时住房保障工作的最原始记录，具有非常重要的凭证作用，要想让这部分“死档案”重新焕发生机，就必须进行存量的数字化管理。

2.2电子住房保障资料归档力度不够

上一个问题阐述的是纸质住房档案存量数字化不足的问题，那么住房保障档案增量电子化工作开展的也不尽如人意。《住房保障档案管理办法》中明确指出在建立纸质档案的同时，应该建立电子档案。现实情况中，电子住房保障资料虽然多，但是通常全部保存在相应的业务系统中，并没有按照《电子文件归档与管理规范》等相关要求进行归档保管，难以保证电子档案查阅的便捷性、安全性，更无法对接存量数字化成果，形成了一个个孤立的住房保障业务数据壁垒，不利于信息的共享和监督。

2.3住房保障档案管理力度不足，查档利用不便

基层各住房保障工作管理机构由于人力不足等客观因素的限制，往往不能指定专人进行住房保障档案接待查档等相关工作，受到纸质档案管理模式的限制，这项工作通常由各个街道，根据辖区范围等进行划分，提供查档利用。但随着时间的推移，街道区域划分往往会有调整或变动，就必须将纸质住房保障档案进行重新分配，增加了大量的组织协调和档案交接，极易造成管理混乱等工作问题。同时由于纸质档案的存址频繁变化，也对人民群众查档造成了极大的不便。所以新时代急切需要将基层各街道社区的住房保障档案资源进行整合，不但使管理更加规范和统一，也能够实现异地查档、集中查档，使人民群众不必为查档而四处奔波。

3.如何做好住房保障档案管理建设工作

3.1扎实开展住房保障档案数字化建设

要想打造住房保障一体化信息系统，必须做好存量纸质住房保障档案的数字化工作，这项工作是一块难啃的硬骨头，但是必须要高质量高效率地完成。坚持扎实定位、分步实施的数字化总思路，认真梳理重点历史时期、重要地理位置的住房保障房源档案，和重要保障对象群体，分批次对存量纸质档案进行数字化建设，尤其是人民群众利用率高的，作为首批数字化试点，通过一定时间的试运行后，总结纸质住房保障档案数字化建设的经验和教训，逐步进行推广。

3.2打造住房保障工作全流程信息化管理体系

住房保障档案管理信息化工作是大势所趋，但单一档案信息管理系统，绝不能“单打独斗”，而是要融入住房保障工作全流程信息化管理体系，实现从住房保障工作的信息网络发布、人员线上报名、人员身份信息自动确认、家庭成员自动关联、人员收入财产诚信信息等各项资格自动审查、摇号系统模块、保障对象轮候系统模块、租赁买卖合同网签、后期资格年审、违规行为记录，到“一套一档”“一户一档”归档管理、查阅利用、鉴定销毁等全流程信息化。通过建立一个住房保障档案资源共享系统，建立相应人员角色、职能和权限的划分机制，编写业务流程手册，明确相关规章制度，统一住房保障工作业务标准，打造全域融通、资源共享的住房保障档案管理体系。

3.3简化业务流程

由于住房档案成型速度快、专业性强和政策支持等特点，将住房保障档案管理工作从整体工作内容中分离出来，并给予技术支持，加大成本投入，能够有效从传统的管理手段，向着新型的信息化管理手段的方向发展，保持管理部门独立开展业务活动，加强部门与部门之间的联系，从而简化业务处理流程，清晰业务处理渠道，让住房保障档案管理的部门与其他部门的紧密联系，继而提高工作的质量和效率。在进行住房保障档案管理工作的管理过程中，要对从业人员进行统一领导、分级分类管理，统筹协调各个环节的职责、各个参与者的任务，制度公示、内容透明、诚信发展，进而简化业务流程，完善内部结构、制定相关政策，提升工作的效率和质量。

3.4加强对从业人员的素质培训

随着工作内容的不断变化，若想适应社会的不断发展，就必须进行劳动任务的调整，优化内部结构，转变思想观念，才能适应社会经济发展的趋势和住房保障档案管理岗位的具体要求，提升住房保障档案管理人员的从业素质、思想道德修养、心理素质和业务能力。思想道德修养首先表现在从业人员的自身行为、高尚情操、责任担当和法律意识上，是优质社会服务、规范自身行为、保证劳动质量的思想基础。心理素质主要表现在吃苦耐劳、不怕困难、勤劳勇敢、宽厚待人、热情豁达等优秀品质上，是保证从业人员进行住房保障档案管理的基础素质。业务能力是从业人员整体素质的表现，始终表现在文化知识、技能水平和工作效率等三个方面，也是对从业人员进行培训的主要方面。

结语

“住房”问题既是民生问题，也是发展问题，是关乎百姓最基本生活需要的一件大事，只有先“安居”，才能“乐业”，进而创造社会财富，实现社会价值。国家住房保障工作正是聚焦社会困难家庭和个人当务之急的“住房”问题，为困难群众提供廉租房、保障性住房、经济适用房等，房屋价格或者租金低于市场定价的商品房价格的政策性住房，彰显了党和国家对住房困难人群的关怀，保障全体人民的居住权，让人民更有安全感和幸福感。

参考文献

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[2] 祝正芳 . 住房保障档案信息化管理工作的探讨 [J]. 科学与财富 ,2020(10).

[3] 伍琴 . 住房保障档案信息化管理工作及其完善措施探讨 [J]. 企业改革与管理 ,2019 (13).