试析档案管理归档整理分类技巧

试析档案管理归档整理分类技巧

李鹏英

陕西省212省道大湾铺超限运输检测站  陕西省宝鸡市 721006

摘要：在社会信息化发展的进程中，人们越来越重视档案管理工作，更倾向于科学高效的归档整理分类技巧。作为一项繁冗复杂的工作，档案管理对工作人员的要求极高，加上当前档案管理的种类和形式愈加丰富多样，在很大程度上增加了档案管理的难度，如何做好档案管理工作成为档案管理人员的重要研究课题。本文通过分析档案管理归档整理分类的原则和技巧，试探性提出几点优化对策，以便相关人士借鉴。

关键词：档案管理；归档整理；分类技巧

作为原始信息记录的重要凭证，档案是指导人类进步与社会发展的重要依据，能为企事业单位的科学决策与经验发展提供强有力的理论支撑。及时归档整理档案信息，有利于更好地整理与保存重要文件资料，确保文件资料的完整性和真实性，所以企事业单位需要高度重视档案管理工作，通过各种合理有效的分类技巧来整理归纳档案，以此实现档案的高效管理。

一、档案管理归档整理分类的原则

档案管理的目的在于科学管理信息资源和数据，通过系统的管理实现数据信息的提取、保存、运用和查询等，故而归档整理分类档案显得尤为重要。通常档案管理归档整理分类应当遵循如下原则：①严肃性。档案管理归档整理分类工作具有极强的重复性，看似枯燥无趣，实则正规严肃，需要管理人员始终秉持严肃性的原则来整理和分类档案信息，并采用认真、仔细的态度对待信息归档工作，确保档案归档的严谨性，以便日后取档或查档工作的顺利进行，最大限度发挥档案归档的作用[1]。②规范性。分类整理档案时，管理人员应当规范性分类各项信息，在此基础上选择相应的归档方法来细致分析档案信息，然后实施科学合理分类，以此保证内部信息的完整统一。③精准性。归档是档案管理工作的开端，只有按照精准分类的原则进行严格操作和执行，才能有效保护档案信息的安全，切实提高档案管理的质量与效率，方便日后查询。

二、档案管理归档整理分类技巧及其对策

（一）档案管理归档整理分类的技巧

1、档案管理的技巧

档案的管理技巧并不是永远不变的，随着时代的发展档案的管理技巧也在不断变化，推动着档案管理质量和水平提升。因此想要提高档案管理归档整理分类的技巧，就必须首先了解新时代发展背景下档案管理工作的全新理念，并将其融入到档案管理的实际工作中，这样才能够促进档案管理工作的不断提升。在进行档案管理归档整理分类时，首先需要查看档案是否出现损坏，尤其是要查看一些具有历史价值、经济价值或文化价值的档案，或者是对单位发展有重要意义的档案。这些档案往往脆弱的纸片或磁盘，是档案室的孤本。因此在管理过程中要注意查看档案是否存在损坏的现象，要详实的记录损坏的情况，否则一旦出现更为严重的破坏就会造成严重的损失。其次，在进行档案管理的过程中，还要有效地保护档案的安全，一方面是指单位留存下来的相关决策文件的安全性，另一方面是指现有档案的安全性，如果出现了档案泄露的问题极有可能给单位带来严重的影响。

2、档案归档整理的技巧

在进行归档整理的过程中，管理人员需要先了解档案文件的具体内容，将有用的档案进行整理，将无效的档案及时删除处理，从而使档案的归档整理更加科学有效。同时在进行归档整理的过程中，还需要对档案的重要性进行细致的界定。同时由于许多不同的档案存在一定的时间关系性，因此在进行归档整理的过程中要将相互联系的档案进行统一整理，确保彼此之间的联系性。其次，管理人员需要进一步加强对档案的收集力度，这样能够确保在进行档案归档整理的过程中不会出现档案信息丢失的情况，让档案归档整理的质量和效率得到进一步提升。同时，单位在进行归档整理的过程中，需要严格按照国家的统一标准进行整理，这样才能够让档案的分享性得到进一步提升。另外在进行归档整理的过程中，如果发现档案的类目出现了错误，则要将错误的档案类目进行逐一修订。在装订档案、填写卷皮的过程中要保持细致认真，避免出现错误。

3、档案分类的技巧

第一，以档案门类分类。目前，交通行业的档案门类分类中主要包括文书档案、基建档案、会计档案、实物档案、照片档案、录音录像、电子文件、其它档案。因此在进行分类时，要将档案按照以上门类进行细致地划分，使每一个门类的档案都能有序排列，确保档案分类的合理、有效。

第二，以保存期限分类。从保存期限的角度划分档案类型，可以将其分为短期档案、长期档案、永久档案，其中短期档案是指本单位在较短的时间内需要考查的文件材料，一般时限在十五年以下[3]。长期档案则是本单位在较长时间内进行机关工作需要考查的稳健，时限在十五年至五十年左右。永久档案则是指具有重大意义或重要性尚无法知晓的档案，如上级机关制发的本机关职能活动中需要贯彻执行的重要的方针政策性、法规性文件材料等。

第三，分类方案与归档范围的有机结合。当前传统纸质档案与电子档案的归档整理分类有所不同，其中前者多用于核对与保存，后者多为利用，这就需要通过对计算机技术的科学运用进行文件整理，包括代码表的编制、方法和范围的融合等，以此促进档案利用与保存价值的提升。

（二）对策

首先，合理构建整理程序。档案管理归档整理分类工作相对繁杂和枯燥，管理人员在分类过程中容易出现这样或那样的失误，需要通过整理程序的合理构建来严格按照程序及步骤进行操作[4]。具体来说，在程序构建过程中，管理人员要科学分类子项目，以不同切入点为依托进行不同的构建，如：文书类、基建类、会计类、实物类、照片类、录音录像类、电子文件类、其它类等；或者是明确分类标准，有针对性解决档案归档问题，使其更加程序化、简单化，有效减少实际工作任务与工作压力。

其次，巧用细分技巧。细分技巧强调分级别、分轻重、分类别来管理和分类档案信息，而档案管理也是按照上下级别和轻重缓急予以类型的划分，所以在档案管理归档管理分类工作中巧用细分技巧尤为必要。一般管理人员需要科学规划、合理划分档案的轻重缓急与细化条例，引导各部门严格按照级别进行档案的归档与分类，做到各司其职，以免造成档案归档整理分类工作的重复或缺失等现象，有效降低断层率和失误率。与此同时，管理人员要认真掌握细分原则，对档案归档流程予以清楚梳理，并在档案归档整理分类环节严格落实先重后轻的原则，在此基础上明确受众群体的需求程度，从而降低成本投入，优化物力和人力资源，促进档案管理利用率的提高。

最后，提高人员专业能力。对于档案管理人员而言，其应当具备高超的专业技巧和良好的工作能力，这就需要企事业单位加强对管理人员的专业培训，使其从道德素养和专业技能等方面有所提高。实际上，有些管理人员多是依赖于自身薄弱的计算机知识来管理档案，无法及时发现和处理工作中出现的问题，更遑论对档案归档整理分类技巧的科学运用，导致档案管理效率低下[5]。此外，企事业单位要积极引进高学历、高技能、高素质的档案管理人才，通过专业人才的支撑与引导，加快推动档案的信息化管理，切实提高档案管理水平。

结束语：

总之，档案对社会各行各业的发展有着重要的指导意义，只有做好档案管理工作，加强对档案归档整理分类技巧的分析，才能充分发挥出档案的应用价值，有效指导各项工作开展。因此档案管理人员需要明确认知档案归档整理分类的重要性，对档案分类、整理、归档的技巧加以掌握，以便提高档案管理的质量与效率。

参考文献

[1]刘季驰.浅析信息化档案管理归档整理分类技巧[J].卷宗,2020(36):148.

[2]赵伟光.档案管理归档整理分类技巧浅析[J].国际援助,2020(32):49-50.

[3]莫嘉良.试析档案管理归档整理分类技巧[J].卷宗,2020,10(17):23.

[4]罗小亮.档案管理归档整理分类技巧浅析[J].办公室业务,2022(4):148-149.

[5]张丽红.档案管理归档整理分类技巧浅析[J].科学与财富,2020(18):268.