人事档案管理及其优化路径探析

人事档案管理及其优化路径探析

李晋龙

齐齐哈尔市不动产登记中心  黑龙江 齐齐哈尔  161000

摘要：随着我国经济的不断发展，社会中各单位也在不断改革，随之而来的各单位中的人事档案管理工作方法也在逐渐优化。人事档案不仅能完整的体现出工作人员的主要信息，也可以体现出工作人员的发展及学习情况。特别是对于单位中在职人员的人事档案管理有助于整体把控其信息，这也是对在职人员的负责体现。据此，本文对人事档案管理及其优化路径进行深入分析。

【关键词】人事档案；档案管理；优化路径

1.人事档案管理及其重要性简述

    提起人事档案管理，其中的核心内容包括人事档案及其管理工作。其中，人事档案在具备一般档案所共有的本质属性外，它还具备一些特点，者主要表现认识档案记录的信息更为全面，更为真实。具体的真实性也是人事档案管理工作的前提与重要基础。人事档案只有客观、真实地反映员工在现实工作和生活中的实际情况，才能为人力资源管理提供有力依据。另一方面，人事档案是直接为人力资源管理的现实工作服务，直接为员工在企业的选拔、岗位调整等活动中提供有效依据，这是人事档案区别于其他档案的主要标志。

人事档案在记录在职人员的基本情况之外，还会记录其教育背景、政治面貌以及工作经验等，其是工作调整的主要依据，也在职称申报中起着重要的参考作用。人事档案具有较强的法律效力，具有真实性和机密性等特点，是重要的历史材料，在事业单位的招聘和考核中发挥着重要作用。人事档案管理主要包含保管制度和利用制度，前者是指材料的归档和保密等制度，后者主要包括借阅手续和相关证明手续。人事档案管理对单位人事工作的开展具有重要影响，有助于人员考核，以及进一步优化改进管理制度。人事档案材料的收集与鉴别工作是用人单位对相关工作人员进行考核以及决定其是否具有晋升提拔资格的重要依据，所谓知人善任，知人是前提。对于工作人员的职务晋升，既要做到公平公正公开，又要做到符合单位发展利益。

2.人事档案管理现状及存在问题

2.1人事档案信息不全面

在各单位的发展过程中，人事档案管理问题频现。目前大多数事业单位的人事档案记录的都是员工在参与本职工作前的基本信息，包括年龄、学历、参加工作时间、主要社会关系和家庭关系等。有些单位会在固定的时间对档案信息进行更新，但是更新的内容较为单一，一般是在工作中的奖励和职称晋升资料等能够量化的数据材料。但是从单位的发展角度出发除了这些基本的信息外还需要更新员工的专业技能水平、近期取得的科研成果、业务能力等，只有这些信息得到了补充才能客观且全面地反映一个员工实际情况。

2.2人事变动较频繁

随着市场环境的不断变化以及体制机制的改革，一些单位的人事变动较为频繁。这就导致人事档案管理工作的难度及复杂程度有所增加。有些员工因为不满意或者不适应工作内容而出现的人员离职情况。所以我国事业单位档案管理工作中，除了存在一些在档案工作管理和经营方面的影响因素之外，还存在事业单位工作人员流动频繁的现状，这样会导致档案管理工作质量的下降。因为对于一些事业单位来说，他们本身的档案管理工作理念都是不同的，所以到达一个新的单位以及适应新单位的档案管理工作流程都是需要时间的，这样会制约档案管理的衔接管理和工作效率。

2.3人事档案管理方式不先进

目前，较多单位人事档案管理工作所利用计算机或信息化程度较低。随着时代的进步及科学的发展，信息技术、数字技术已经广泛应用到生活、工作的各个领域。在这种时代大背景下，人力资源管理方式面临极大的变革，人事档案信息化建设的要求也在不断地提高。目前，大部分企业人事档案管理的信息化程度较低，管理者的信息化理念还未完全建立，管理依然按照传统纸质化、人工化的方式，由档案管理员对档案进行翻找查阅，对纸质材料收集归档、管理存放，没有建立电子档案，更没有配备信息化管理软件。传统的纸质档案虽然可以保持原始的记录，保证材料的真实和安全，但却存在保管成本大，人力维护成本高。

2.4专业的人事档案管理队伍欠缺

人事档案材料的收集与鉴别工作需要对大量的数据信息进行综合性整合以及细节性调整。其本身极为复杂且繁琐，故对于相关工作人员的专业知识素养以及职业道德等综合素质具有较高要求。就目前工作现状来看，缺乏专业性的人才管理工作队伍是影响人事档案材料收集与鉴别工作质量的一大问题。其原因首先是由管理人员的相关理念问题，致使其本身对于档案材料收集与鉴别工作的重视度不够，进而对于该项工作的具体资金投人以及相关工作人员的任用存在一定缺陷。其次，由于工作人员队伍建设不到位，部分疾控中心在开展档案材料的收集与鉴别工作时会采用部门借调的方式进行，即从其他部门或岗位调用工作人用进行材料收集与鉴别。

3.人事档案管理优化路径

3.1人事档案管理数字化建设与发展

数字化的档案材料能够有效避免使用过程中人为涂改、撤换，保证人事档案的真实性，并且节省存储空间和成本，能长期保存的同时满足了无纸化办公的需求。同时，数字化人事档案管理能及时快速的查阅信息和更新信息，高效便捷，极大提高工作效率。因此，企业要尽快加强人事档案数字信息化建设，确保档案工作能更好地为人力资源管理服务。成立单位中的人事档案管理中心，以统筹保护管理人事档案。通过局域网平台成立单位的人事档案管理中心，这样一来数字化档案的管理与调阅工作就会更加清晰与快速。从而使人力资源配置实现精确有效。

3.2保障人事档案信息的全面性

各单位在开展人事档案管理工作的全部过程中，首要任务就是必须要人事档案信息的完整而全面，这样人事档案才能真正发挥管理的价值。在开展相关工作时，要充分的了解和掌握人员的相关信息，同时也要确保信息的真实性和有效性。另外，相关管理人员要全面掌握员工信息，完善相关资料，这样才能提升档案的实际使用效果，确保考核和评职称等工作的合理进行。

3.3人事档案管理团队及管理机制建设

单位要结合自身发展情况，适时建立专业得人事档案管理团队，并设立相应管理机制。进而合理优化和完善人事档案管理工作流程和规范，确保岗位分工清晰责任落实到个人，从而保证人事档案管理工作能够有序开展。明确规定人事档案资料的存档要求，建立规范化标准包括采用信息化技术时的档案录入流程、借阅流程、归还流程等全方位内容以实现人事档案资料共享，有效转变传统各方资料信息不对称现象。

4.结语

总之，各单位应该高度重视人事档案管理工作，更要进一步加强人事档案管理的优化，不断寻求新的适合本单位的人事档案管理优化路径，进而实现更高质量的人事档案管理。

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