企业管理与行政文秘工作的综合作用分析

企业管理与行政文秘工作的综合作用分析

满开拓

中国石化中原油田普光分公司采气厂     四川达州      635002

摘要：目前，我国现阶段经济发展处于一个新常态的重要发展阶段，因此，竞争也变得愈演愈烈。一个企业若想长期处于不败之地，就需要从多方面入手进行完善工作，诸如：企业管理、生产经营、人力资源等方面。而在企业管理方面， 行政文秘的作用也是不容小觑的，其整体素养会对行政管理工作产生重要的影响。

关键词：企业管理；行政文秘；综合作用

引言：在日渐激烈的市场竞争中，若想使企业能够更好的迎合市场经济的发展，就需要不断进行改革。在现代化企业管理的要求下，企业必须要建立新的管理制度，要求各类管理人员在适应企业制度改革的情况下去转变自身职能。而行政文秘的工作对于行政文秘工作人员的自身素质，也需具备较高的思想观念、道德修养、文化知识等。

一、企业行政文秘的岗位职责

行政文秘需要在会议开展前做好准备工作，对会议内容进行记录以及会议之后资料整理；通知所有参会成员，并对其出勤率进行考察；负责会议过程中的各项服务工作。行政文秘的日常工作就是协助领导开展工作，将各项制度与文件向有关部门进行部署；协助各个部门做好安全监督管理以及检查工作；行政文秘在工作过程中对各个部门发出的文件进行及时有效的登记、借阅、归档；各个部门领取的办公用品进行记录；对各个部门员工的奖金与工资领取情况进行统计与登记。

二、企业行政文秘的工作现状

企业办公室秘书综合素养与岗位要求并不相符。现阶段随着经济社会的发展和企业的壮大，企业对秘书人员的工作要求与标准变得越来越高，其秘书人员当下的工作水平和工作素养与企业的实际发展需求之间存在较大的差距。同时，企业在对秘书进行招聘时将更多的关注点放在其职业背景层面，在对书招聘后很少会对其进行职业素养与工技能培训；甚至于一些秘书在开展工作前没有经过正规系统的秘书工作培训，通常都是依靠以往的工作经验或者是一边工作一边摸索规律的形式开展工作，其对于领导人员布置的工作通常难以胜任。其次企业办公室秘书在工作岗位上处于被动地位。当下企业办公室秘书的工作内容繁多而复杂，需要涉及多个领域的多样内容，在具体工作开展过程中很难对每件事情都做到面面俱到，因而在工作岗位上常常处于被的地位{1}。

三、企业管理与文秘的综合作用

(一)创新思维方式，转变工作思路企业经营发展的根本目标是实现经济效益最大化，获得更大效益空间。因此，行政文秘工作也要以经济效益为目标，发挥自身价值从而为企业带来更大效益。行政文秘人员应积极创新思维方式、转变工作思路，以较强的敏感意识及时感知市场发展动向及企业管理的变化，适时调节工作方式从而跟上市场的变化速度。伴随着市场竞争的愈演愈劣，企业为实现长久发展获得更大经济效益首先要从资源配置入手，结合市场环境综合分析并调整营销方案，文秘在企业管理中做好企业经营发展控制，行政文秘人员要有创新思维、大局意识、超前意识、服务意识主动参与外部经济活动和内部的企业管理从而更好的掌握市场环境，搜集有价值的信息发挥好参谋辅助作用，为企业管理决策提供重要依据{2}。

(二)发挥建议作用，推动企业良性发展只有怀有较高事业心与责任感的秘书才能从根本上担任好为领导决策提出建设性意见的角色。秘书日常工作涉及辅助企业领导者管理企业，以企业内部发展大方向、宏观战略为中心，需要随时和企业发展目标、运营战略、品牌思想保持一致。对此，企业秘书若要真正发挥其建议作用，不仅要进一步提升自身互联网信息技术等硬性技能水平，同时还要加强自身对市场经济发展的观察敏锐度与信息分析能力，以保证建议作用的真正有效性。互联网时代的技术发展速度加快，信息普及程度广、信息更新速度快，只有掌握最新最先进的信息才能为企业发展奠定可靠的基础。除此之外，面对大量信息，秘书需运用专业知识对其进行整理分析，从中提炼出适合企业发展的有效信息，为企业领导的战略决策提供更加科学的建议协调，同时也可根据收集整理所得的信息与企业发展现状设计方案，增加领导决策选择范围，减小决策风险{3}。

   （三）降低工作风险、拓宽工作领域随着市场经济的迅猛发展和改革开放的 不断深入，秘书工作也越来越向着开放型发展，秘书工作的领域也大大的拓宽， 不仅要处理企业的内部事务，处理好企业的外部事务，对企业内部事务的处理： 接人待物、协调工作、各部门的沟通等，使企业的经营按照企业的经营目标按部就班的发展，对外部事务的处理包括：收集和交流信息、呈报经验材料，反映主要问题，参与经济与文化交往活动，配合经济信息发布会、产品订货会、庆典会等对外经济活动而进行大量的策划和筹集工作。随着市场经济的高速发展，企业的市场压力也越来越大，企业要和政府、用户建立和谐的关系，以利于企业的发展，这就要求企业秘书不仅要有良好的口头表达能力，写作能力及敏锐的观察、 思考、调研、分析能力，而且还必须有较强的处理人际关系的能力、社会活动能力、干练的办事和熟练的公关能力。

（四）要求企业的秘书必须是复合型的人才，只有复合型的人才才能被看作是企业领导的得力干将，并帮助企业领导开拓新的经营领域。企业的秘书要不断学习，不仅要掌握现代化的知识，使自己知识结构永远超前，还应该熟练应用计算机、传真机、复印机等先进的办公设备，同时要积极适应电子商务时代的需要，主动了解计算机、 网络技术的发展状况，将最新技术用于秘书业务，及时准确地把握瞬息万变的商机，搜集整理信息资料，为领导提供高效服务，适应新时期的新的挑战。

结束语：

综上所述，在企业管理与行政文秘工作早已经密不可分，一个优秀的企业管理离不开一个优秀的行政文秘工作者，一个优秀的行政文秘工作者又需要一个优秀的企业管理者的赏识，两者共同帮助企业前进和发展。本文从新时期的企业管理和行政文秘的工作职能入手，启发企业工作者做出科学的决策，推动企业大局工作，促进行业的建设和发展，为当前的经济发展做出贡献。

参考文献：

[1]陈炳良.加强企业管理促进企业持续发展[J].科技创新导报，2022，（19）

[2]周松涛.浅谈如何加强企业管理[N] 周口日报,2022

[3]杨向国.企业管理与行政文秘工作的综合作用研究[J].现代商业, 2022(14) : 109-110.