基于OA协同办公系统的自然资源数据管理应用

基于OA协同办公系统的自然资源数据管理应用

唐锦程,陈思思

广西壮族自治区自然资源调查监测院，广西 南宁 530023

[摘  要]随着信息化技术的不断发展，企事业单位的信息化建设与管理也越来越受到关注和重视，自然资源单位更是充分利用自身的资源优势，结合单位管理特点，通过将OA协同办公系统应用到自然资源数据管理工作中，有效减少了管理工作的时间成本，极大程度地提高了工作效率。

[关键字]自然资源；OA协同办公系统；数据管理

对自然资源单位而言，安全严格的管理自然资源数据一直是单位工作里的重中之重，有效的利用OA协同办公系统中的业务流程监控功能与电子留痕功能恰好可以满足单位随时掌握自然资源数据来龙去脉的管理需求。

一、OA协同办公系统的界定

OA协同办公系统指的是利用各类先进的信息化技术手段，将办公业务流程具象化为系统中的功能，不仅可以实现办公事务的自动化处理，还可以极大地提高个人或者单位办公事务的工作效率。将OA协同办公软件应用在自然资源数据管理工作中，能够让电子留痕功能替代原本低效率的纸质留档工作，通过让无纸化办公和计算机的网络功能相结合，实现自然资源数据管理的信息查询、流程审批及监管、过程留痕等工作，极大降低了人工成本和数据管理成本，提高了单位的工作效率以及信息化水平。

二、OA协同办公系统应用到自然资源数据管理工作的思路

将自然资源数据管理工作与OA协同办公系统相融合，看似是技术问题，实则为治理问题，本质上是流程再造、简政放权、数据共享的问题。业务梳理、流程再造看似简单，牵涉的却是各个部门与科室历年形成的工作方式与思维习惯。通过对自然资源数据管理工作的业务流程进行梳理以及与相关业务部门科室深入交流，我们决定将自然资源数据的管理工作分为审批决策和业务执行两个层面具象化到OA协同办公系统中：

1.审批决策层面。单位行政管理工作的质量与效率，直接影响到单位的正常运转。自然资源数据的使用申请会涉及多个部门与科室的审批，将审批决策流程具象化到OA协同办公系统中的同时如何保证其严谨与高效，需要思考良多。在与涉及审批决策工作的各部门与科室的共同探讨与商定下，我们完成了自然资源数据审批决策职责的细化落实工作，并依据每个涉及部门与科室“一事一审”的原则，最终在OA协同办公系统中完成了对自然资源数据管理审批决策流程的精简与再造。

2. 业务执行层面。通过对单位里自然资源数据管理人员的业务工作及自然资源数据生产的实际情况展开调研，我们将自然资源数据管理工作拆分为入库管理与出库管理两类。其中自然资源数据入库管理工作改变之前独立线下入库的工作模式，变为与线上的项目交付流程相融合，项目交付工作完成的同时，自然资源数据也完成了入库工作。而自然资源数据出库管理方面，出库管理工作同样转移至线上进行，衔接在自然资源数据使用审批流程之后，同时针对以往工作中出现的自然资源数据出库后监控难管理难的问题，将对自然资源数据使用期限的监控功能一并增加进流程中，实时提醒自然资源数据管理人员与自然资源数据使用人员直至数据使用完毕，落实了自然资源数据监管职责，也实现自然资源数据使用管理闭环。

三、OA协同办公系统在自然资源数据管理中的应用

1. 高效审批决策。相较于在传统模式里，纸质审批易受到时间与地点的限制，需花费大量的时间完成工作，将此类工作具象化到线上进行，无疑是更具有优势的。借助信息化平台信息实时传递的特点，基层人员无需再次奔走于科室与部门之间传递信息，科室与部门亦可随时随地审批决策，单位运行效率显著提升。

2. 简化管理工作。OA协同办公系统与自然资源数据管理相融合，不仅可以简化管理人员的工作内容，也更方便数据使用人员对数据目录进行查阅和筛选。得益于OA协同办公系统，管理人员大幅度缩减了整理、查询各类数据资料的时间，解放出更多的时间运用到对自然资源数据进行挖掘分析等工作上，提升了管理工作的灵活性，为管理人员赋能。

3. 规范业务流程。先将自然资源数据管理工作中产生的各类信息与工作环节相匹配，再配合OA协同办公系统设定好各环节角色的工作内容与工作责任，完成工作与角色的两者统一，实现自然资源数据管理业务流程在线上的固化。通过业务流程的固化，不仅可以有效避免因人为工作缺失造成的信息不全问题，还可保障数据管理工作的准确度，强有力的推进工作的开展。

4.实现信息关联。在传统模式下，自然资源数据管理人员需要大量的时间人工聚合工作信息，若想关联其他部门科室的相关信息，不仅操作难度大，而且时间成本高。通过梳理完成自然资源数据管理工作内部的信息关联关系，再通过OA协同办公系统将其纳入进单位的业务体系中，管理人员不仅可以借助OA自动完成自然资源数据工作信息聚合，同时也打破了自然资源数据管理信息孤岛，而且透过单位业务体系信息网络，管理人员可轻松穿透查询工作权限内的关联信息，实现了对自然资源数据从项目启动到数据入库再到数据使用监管的全方位管理。

5.自然资源数据安全管理。首先OA协同办公系统中设置有一套专门的登录方式和管理方式，就自然资源数据而言，增加了一道系统安全防护。其次，针对角色的工作内容与工作责任不同，OA协同办公系统对自然资源数据设置了不同的权限，有效避免了越权操作，保障了自然资源数据安全。最后通过OA协同办公系统里的自然资源数据入库预警与自然资源数据使用时限监控功能，提前推送自然资源数据管理人员近期的工作内容，强有力的保障了自然资源数据的监管工作的开展。

四、结语

总而言之， OA协同办公系统与自然资源数据管理的不断相融，提升了自然资源数据管理工作的效率，规范了业务的工作流程，打破了自然资源数据管理信息的孤岛，简化了管理人员的工作，保障了数据的安全，赋于管理人员更多的能力。未来，随着自然资源数据管理业务的不断优化，自然资源数据与单位其他业务工作的联系更加紧密，自然资源数据管理工作必将变得有意义，更加有价值。

参考文献

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