数字化档案在档案管理工作中的作用

数字化档案在档案管理工作中的作用

李萍

临沂市人力资源和社会保障服务中心    山东临沂    276000

摘要：档案管理工作在开展中，工作是较为繁杂的，工作量也是较大的，但是在管理工作中，对精确度的要求也是较高的。在信息化时代背景下，信息技术也已经在各行业中实现了广泛的应用，对各行业中的档案管理工作也带来了一定的机遇以及挑战。因此企业或事业单位应重视档案管理工作，只有实现统一的管理模式，制定完善的管理制度，将信息技术应用于档案管理中，提升档案管理的效率以及质量，同时也能将繁杂的工作简单化。

关键词：数字化；档案管理；作用

引言：科学技术的发展促进了档案管理工作水平的提升，各行业中档案管理工作在开展中也已经将信息技术融入其中，通过数字化的管理模式对档案进行管理，提升档案管理工作的规范性以及精准度。各行业应不断的加强数字化档案管理技术的运用，对先进的管理技术的应用能够提升档案管理的水平，提升信息管理的效率，同时也能够促进资源之间的共享。文中对数字化档案在档案管理中的作用进行简要分析，并提出档案管理实现数字化管理的策略以供参考。

一、数字化档案在档案管理工作中的作用

（一）促进档案管理规范化进行

将数字化档案融入到档案管理工作中，能够帮助企业或者单位建立完善的档案数据库，将纸质版档案信息转变为电子格式在计算机中进行存储与整理，这种模式能够提升档案的查询速度以及档案的管理效率。数字化档案信息数据库不仅能对档案信息进行存储，还能够对信息进行规范性的管理，建立的数字化档案管理系统，使其企业或单位中的工作人员能够及时的对档案信息进行查询，提升档案的更新速度。电子化的管理模式提升了查阅速度，实现了资源的整合以及共享，使其档案管理的整体效率得到了提升。

（二）提高档案管理工作的效率

在大数据时代背景下，信息技术也已经在档案管理中实现了广泛的应用，在数字化档案管理工作开展前，管理人员应提高信息技术水平，能够熟练的在管理工作中对信息技术进行应用。数字化档案是通过计算机作为传播载体，计算机也能够对大量的档案信息进行存储以及管理[1]。数字化档案管理工作相较于传统的人工管理的模式，提升档案管理的工作效率，在对档案进行整理时，人工整理的速度较慢，也容易出现差错，影响管理效率的同时也浪费时间，数字化管理模式能够提升管理中的准确性，管理的速度也是十分之快的，提高了档案整理的效率。

（三）降低档案管理成本

数字化档案在存储中能够节省大量的空间，还能减少对档案的损坏，降低对档案管理的成本。数字化档案管理中能够将档案信息存储在计算机的硬盘中，管理员只需要通过计算机就能够完成对档案的管理工作，传统的档案管理工作需要管理人员对纸质档案进行查看管理存放，在存放中还应保证纸质资料不会出现受潮或者是虫蛀的现象，若出现这种情况需要加大管理成本对档案进行修复。数字化档案管理能够无限次的对档案进行使用，不用担心档案损坏的现象，保护档案的安全，降低档案管理成本。

二、促进档案管理工作实现数字化的策略

（一）选择外包公司进行档案数字化扫描

在档案管理中，通过招标投标的方式选择外包公司对企业中或单位中的档案信息进行的数字化扫描，在对外包公司进行选择时，应选择工作信誉高或者是档案局所推荐的公司，同时还应保证其公司中的扫描技术十分成熟，具有丰富的工作经验。在对档案资料进行扫描时，保证档案信息的安全性以及保密性，外包公司在工作中应严格的按照保密协议进行操作，还需要遵守国家相关的标准进行操作。通过采用外包公司对档案信息进行扫描，缩短档案扫描时间，提升档案扫描的准确性以及安全性，使其数字化档案管理工作能够有序开展[2]。

（二）改善工作环境

在传统的档案管理工作中，对纸质档案进行审查时所耗费的时间较长，涉及的工作人员以及档案的卷宗也是较多的，这就需要具有较大的办公场地进行审查。一些档案因为保存的时间较久会出现老化或发黄、发脆等现象，对档案审查具有一定的负面影响，为了降低审查以及管理工作对档案资料造成破坏，可以配备专业的管理设备以及修复设备，保证纸质档案的安全以及准确。将纸质档案进行数字化扫描，使得档案信息的安全性进一步得到提升。

（三）成立档案质量控制小组

在对档案进行管理时，成立档案质量控制小组，小组在成立时应明确档案管理各环节中的责任人，对档案管理工作进行定期或者不定时的检查以及监督，其目的是为了保证档案信息的安全性以及规范性。责任人在检查后制定交接表以及验收报告进行上交，使其各部门领导进行重新审查，保证档案管理工作中各个环节都能够有序开展。对档案信息进行审查，若出现问题及时进行纠正，保证档案信息审查项目的质量，以此来提升数字化档案管理的工作质量。

结语：

综上所述，在信息化时代下，信息技术已经在各行业中得到了广泛的应用，传统的档案管理工作水平也需要进一步提升，将信息技术在档案管理中进行应用，将纸质档案转变为数字化档案，有效提升档案管理的水平以及质量，促进企业或单位的长久发展。

参考文献：

[1]李乙文.经济时代下数字化技术在档案管理工作中的运用[J].营销界,2021(09):171-172.

[2]曹卓瑜.浅谈数字媒体技术在档案信息化建设中的作用[J].兰台内外,2021(01):82-84.