浅析基层卫生院档案管理策略

浅析基层卫生院档案管理策略

王立亭

山东省鄄城县临濮中心卫生院  山东省 鄄城县 274600

摘要：卫生院档案管理工作要借助信息技术普及和发展的大好机遇，充分利用现代科技的优势，制定和修订管理制度，完善和改革管理机制，提高馆员的自身素质，提升档案管理的各项技能，创新管理模式，优化管理方法，实现档案管理的规范化、信息化、现代化，为提高卫生院其他各项工作的效率发挥应有的效能。

关键词：基层卫生院；档案管理；策略

前言

卫生院档案信息是卫生院的宝贵资源和财富，加强卫生院档案信息的管理有助于提升医护人员的医护水平，有助于提高卫生院的服务质量，打造卫生院的良好社会形象，有助于卫生院整体水平建设的提升。

1基层卫生院档案管理工作的必要性

对于部分基层卫生院来说，其档案管理的手段依然是采取人工的方式，人工档案管理的弊端可以概括为几下几点：首先，人的精力有限，工作量繁重；其次，准确率不高；最后，无纸化办公无法彻底推行。所以，依目前基层卫生院档案管理的情况来看，并没有把信息化技术应用其中，这也是影响基层卫生院档案管理的因素之一。总的说来，基层卫生院还没有意识到信息化技术的重要性，更没有意识到档案管理问题已经严重制约了自身的发展，所以，要想提高基层卫生院的档案管理工作，需要结合实际，从基层对档案管理工作进行优化。

2卫生院档案信息化建设存在的问题

2.1档案管理的软硬件设施还有待完善。档案的信息化建设需要有一定的软硬件设施的支持，而当前的基层卫生院受资金条件限制，难以配备齐全先进的设施设备，致使档案信息化建设受到约束，难以高效开展。

2.2档案信息化建设重视程度有待提高。虽然当前基层卫生院纷纷引入信息化设备，开展档案信息化管理工作，但很多都是跟随行业发展大势而为，并不清楚本地卫生院档案信息化管理的重点及需求，因而没有针对性地进行档案的信息化管理，对于电子档案信息的更新也不及时，对于已录入计算机系统的档案也没有进行有效的安全管理，存在不少系统漏洞，很容易造成电子档案资料的损毁，需要相关人员引起重视，做好档案的信息化管理工作，保障档案信息的完整和安全。

2.3专业化档案管理人员不足。基层卫生院的档案管理人员多为其他科室抽调而来，或者仅是其他部门的档案兼职人员，缺乏专业的档案管理技能。特别是档案的信息化建设对于档案管理人员的信息化素养要求较高，而当前的档案管理人员普遍信息技术不强，很多技术问题不能独立解决，对计算机操作不熟练，且缺乏网络安全管理意识，极易造成档案管理的不规范，威胁档案信息的安全。

3卫生院档案信息化建设的有效措施

3.1健全档案管理制度

关于档案管理，在我国有《档案法》等有关的法律法规，基层卫生院可结合各自卫生机构的实际情况做出相关的档案管理基本流程。针对不同地域的卫生机构的工作分工和部门分类，形成不同的档案载体，将档案管理与医疗业务有效结合，做到同步发展。档案管理会涉及到许多国家政策和机密要件，因此，在制定档案管理制度的时候，一定要具有条理性和严肃性，严格要求档案的管理和保管工作。

3.2加快档案信息资源的信息化建设

基层卫生院的档案信息资源十分丰富，包括病历、病案、各种影像资料、费用收据、检查数据等等，对于这些庞杂的数据进行信息化管理，分门别类地加以保存，能为信息的检索、查询和利用提供极大的便利。对此，基层卫生院应加快档案信息化建设步伐，可通过相关管理制度的制定和落实来督促档案管理人员加快纸质档案的信息化录入，及时更新电子档案信息，合理保存、归档、整理电子档案，加快档案管理的信息化进程。此外，档案管理人员还应该积极加快档案资源的网络共享，加快局域网建设，使卫生院各科室人员能够通过局域网方便地检索、查询有关档案信息，提高档案资源的利用率。

3.3创新工作模式，提高管理质量

创新工作模式是提高档案管理质量的有效途径。具体可以从以下几点进行优化：第一，拓展档案信息的收集渠道。主要集中在院内的各部门，通过各部门的合作与沟通，不断完善卫生院档案；第二，增加检索途径。增加检索途径主要是为了能够充分利用院内档案，保证医疗质量和水平；第三，深入挖掘档案中有效信息，并把信息在院内实行资源共享，以达到充分利用档案的目的；第四，关注档案的反馈信息。在次基础上，不断完善资源管理工作，提高管理质量；第五，建立健全档案共享平台，充分利用档案资源。基层卫生院还应该加大对于档案管理方面的资金投入，引进先进的档案管理系统，从而有效的提升基层卫生院档案管理的质量和效率，促进基层卫生院规范化管理目标的实现。

3.4提高档案管理人员的综合素养

基层卫生院是医疗服务机构的一部分，在整理档案过程中会涉及许多医学知识和医疗政策，进行档案管理的工作人员要具备一定的医学专业知识，便于今后工作的开展。在我国基层卫生院中因人力资源的紧张，许多机构不会专门配置档案管理人员，甚至许多管理人员同时肩负多项工作任务。因此，在设置档案人员时，应进行岗前培训，掌握档案管理流程和管理制度。当地的基层卫生院可以定期联合政府部门进行定期的培训和业务考核，并邀请专业的档案管理人员进行知识讲解和管理模式的演示，提高档案管理人员的业务水平。

3.5加大资金投入，改善硬件建设条件，实现档案管理现代化

科技的快速发展，信息技术的普及给档案管理工作带来的发展机遇，传统的管理模式需要尽快打破，以实现档案管理工作信息化、现代化。一是有条件的基层卫生院可以应配备现代化的办公设备，实现信息自动化管理。同时阅档室等办公用房根据实际情况安装空调、除尘设备，完善消防器材与监控器的升级换代，加强消防安全管理。二是开发档案管理的各种新型软件，提高档案工作人员信息技术技能，实现档案管理信息化、现代化。

3.6合理配备专职管理员，根源上提升管理工作水平

提高现有档案管理人员的专业水平，配备专员进行档案管理，提升档案管理工作水平是提高档案管理的又一有效措施。无论是机器设备还是人工方式，档案管理人员的重要性不言而喻。对于如何提升档案管理人员的专业水平，主要可以通过以下三点进行：第一，保障基层卫生院档案管理专员的基础待遇，提高档案管理人员的基础薪资以及相关福利，从根本上关注档案管理人员的日常生活和日常工作，对于遇到生活困难的员工，要及时的给予帮助和关爱，从而确保档案管理专员能够全身心的投入到日常生活中，提高工作积极性。第二，对基层卫生院的档案管理人员开展定期培训，现有的档案管理人员大多仅毕业于档案管理相关专业，并不具有较好的医疗背景，定期对其开展医疗相关的培训能够提升档案管理人员的基本素质和职业水平，从而提升档案管理人员的档案管理效率以及质量。第三，应当适当提高基层卫生院档案管理人员的职业门槛，对学历和能力进行层层筛选。基层卫生院的档案管理人员的专业素质对于基层卫生院档案管理工作的效果起到了决定性的影响作用。基层卫生院是我国重点服务于基层的医疗机构。基层卫生院的档案管理人员的素质在一定程度上影响了基层医疗机构的工作效率。因此基层卫生院应该对档案管理人员的进行合理培训，能够有效的提升基层卫生院的档案管理工作质量和效率。

4结语

基层卫生院档案记载着一个单位的发展历程，因此，档案管理极其重要。由于我国基层卫生院对档案管理的忽视，导致档案管理制度不够完善，缺乏专业的人才管理，在发展中依旧存在诸多的问题。但随着我国医疗事业不断改革和发展，基层医疗机构也成为我国医疗改革中不可或缺的一部分，档案管理也会得到重视，在今后发展中会不断完善，对基层卫生院的医疗服务工作起到推动作用。

参考文献：

[1]叶晓韵.实现卫生院文书档案信息化管理和利用分析[J].办公室业务，2015,03:66+73.

[2]赵晏.浅析卫生院档案管理工作中的问题与解决办法[J].科学中国人，2015,03:56.