浅析文书档案管理问题与对策

浅析文书档案管理问题与对策

张顺利

临朐县东城街道卫生院

摘要:随着我国市场经济不断完善，各单位也在进行不断的改革，文书档案管理工作在单位管理中是较为重要的部分，文书档案管理工作也要积极适应新时代的发展需求与时俱进才能调整出最佳的工作思路。本篇文章讲述了文书档案管理工作的重要意义和文书档案管理工作的问题及对策，只有更好的提升文书档案管理的科学性和合理性才能更好的完善档案管理体系。

关键词:文书档案;管理;问题；对策

引言:我国传统的文书档案管理工作具有效率低、程序复杂、文档易损坏的问题，无法符合现代发展需求，所以我们应该充分运用互联网处理文书档案管理工作，以便于更好开展文书档案。积极推进文件档案现代化进程，有效减轻文件档案管理人员的工作量，更加准确地完成档案核查和补缺工作。并做到有效提升文书档案管理质量和以及文书档案管理水平。

1充分认识文书档案管理工作的价值和意义

文书档案管理任务包括文档处理任务和档案管理任务。文件处理是文件管理的基础。档案管理是文件处理的延伸。文件作为档案来源;而档案则是文件材料进行一系列的办理工作进而转化得到的。只要文书档案管理工作人员能够掌握清晰文书和档案之间的关系，就能在工作中产生事半功倍的效果。在进行档案工作时能及时发现文书处理的问题，包括文件材料的质量问题以及文件归档齐全和完整与否，以便于更好的实现完善与提升文书处理制度。随着我国市场经济与科学技术的快速发展，文书档案工作遇到了阻碍与新变化，档案是新时代最重要的信息资源，社会也愈加重视文书档案的价值。也只有注重了现代化档案管理工作才能不断的创新，才能提升文书档案管理水平。

2文书档案管理问题

2.1领导不够重视

部分单位长期以来对于文书档案管理工作都没有树立正确的观念，也没有形成充分的认识，单位领导与管理者不重视文书档案管理工作。文书档案管理即文件整理，这是多数单位对文书档案管理工作的认识，认为只要文件不丢，存放与档案室即算完成文书档案管理，文书档案分类、归档与提取等方面都没有涉及。由于单位领导与管理则不重视文书档案管理，导致文书档案管理相关人员配置与经费投入等往往不足。比如，现代信息化技术普及的情况下，有些部门还没有设置专业的数字化档案管理设施，也没有相应的专业管理人员，导致文书档案管理与档案查阅都十分繁琐，使文书档案没有得到充分的运用。

2.2文书档案管理人员缺乏必要的业务技能

作为档案管理人员其实就是为大家服务的，需要用热情的态度去进行文书档案的整理及归类，但在现实情况下，部分档案管理员觉得档案管理工作十分的枯燥和乏味，没有认真的工作态度，更没有良好的心态，总是以敷衍的心情去进行工作，致使档案保存工作差错百出，给单位管理工作带来很大的麻烦。

2.3部门之间协调不到位

目前，各部门文书档案管理过程中没有做到相互协调。有些部门因自身利益或其他原因将相关文书档案放置在本部门中，阻碍文书档案资料正常归档，文书档案管理工作人员经过多次收集也无法完成全部资料归档，文书档案管理工作受到较大的阻碍，文书档案也出现不完整的情况。有些部门虽然表面上配合文书档案管理员的工作，但实际上却很难及时将文件送至档案室，甚至一年才提交一次文书档案资料。另外，有些部门因工作需要借阅文书档案资料，但却未按时归还，导致文件丢失或无法找到。这些情况都是部门之间协调不到位的表现，同时也使文书档案管理工作受到影响。

3推动文书档案管理水平提升的方法

3.1协调配合做好文书档案管理工作

单位各部门都会产生很多文书资料，文书档案管理工作需要各部门协调配合，确保文书档案管理工作顺利进行。第一、文书档案管理工作人员要主动收集相关资料。为了防止档案归档遗漏或丢失，工作人员要积极主动到各部门收集整理文书档案。第二、各部门要积极配合文书档案管理人员的工作，积极主动上交资料，查阅或借阅完资料之后要及时归还，保证文书档案的完整性。第三、查阅或借阅文书档案要符合文书档案管理规范。文书档案管理有完善的规章制度，比如，查阅档案应先登记，未登记不能随意翻阅文书档案。有些文书档案是不允许借出的，查阅人员不能强行带走文件，只能在档案室中查看。相关人员都应自觉配合文书档案管理人员的工作，根据文书档案管理规范执行。

3.2建立文书档案信息共享以及高素质人才队伍

建立有效的文书档案信息共享能更好的提升文书档案现代化管理工作，充分运用互联网进而建立起文书档案信息资源共享网络，运用网络知识积极的创新文书档案共享，增加文书档案管理之间的信息交流以及，文书档案管理和单位、社会间的信息交流，让单位、公众可以更全面、更准确地查询文书档案信息，充分发挥文书档案的社会功能。共享文书档案信息时，必须确保文书文件的安全，对文书档案信息的敏感内容严格保密。并严格审查文书档案共享资源的使用人员以及用途，合理掌握文书档案信息共享和档案保管的关系，确保文书档案信息最大程度上服务于社会，保障文书档案的安全。合理建立一个高素质的人才队伍能积极推进文书档案管理工作。为了提高文书档案管理人员的能力，便于充分了解现代信息技术，使文书档案管理人员能够熟练运用现代技术实施文件档案管理任务。文书管理部门应当定期开展

提高管理人员职业素养的教育，通过技术指导、讲座、操作演示等方式对文件管理人员进行教育。需要注意文书档案管理，以便文书档案管理能够更好地发展。

3.3强化文书档案人员业务培训

在现代数据和信息时代，文书档案管理也必须跟上步伐。引进数字化管理模式，实行文书档案数字化管理。这就要求文书档案管理人员学习新技术，掌握新技能。因此，各部门定期组织对文件档案管理人员进行培训和学习；通过在线学习或外出交流学习，提高管理人员的文件档案管理能力和计算机应用能力，使文件档案管理任务真正适应时代发展的需要。

结束语:虽然文书档案管理模式存在不成熟的地方，而且存在疏漏的情况，但是只要完善文书档案工作，让文书档案工作人员自身具有较高的素质、心理素质以及标准化理念，才能不断提升文书档案管理工作，提供高质量的服务，起到积极促进发展的目的。

参考文献：

[1]聂建光.关于新形势下事业单位文书档案管理工作的初浅思考[J].才智，2020(15):224.

[2]刘金婷.新形势下文书档案工作面临的挑战及应对策略[J].兰台内外，2020(04):67-68