刍议如何加强企业档案数字化建设

刍议如何加强企业档案数字化建设

张兴蕴

大庆油田档案馆邮编：163000

[摘要] 现阶段我国社会市场的飞速发展，经济水平也在持续地提高。目前我国的企业的发展空间也在不断地扩大，企业若要实现长期稳定的发展，提高其自身的竞争实力，就应加强企业内部档案信息数字化的建设，在现阶段的数字化时代中，企业档案作为一个企业综合能力水平的表现路径，也作为企业发展中最珍贵、最重要的一部分。本文通过数字化时代加强企业档案信息化建设来进行分析，详细地探讨了数字化时代中加强企业档案信息化建设的意义与作用，并应对目前数字时代中加强企业档案信息化的提出有效策略。

[关键词] 企业档案建设；有效策略；数字化

在现阶段的社会发展情况下，社会各个企业对于企业信息化建设的关注度越来越高，若要与现阶段的社会发展相符，跟上时代发展的脚步，就要加强企业档案的信息数字化建设，在一定程度上提高企业本身的竞争实力。因此，在这种作用的推动下，企业在加强档案信息数字化建设时要采用高效完善的方式进行强化。

一、加强企业档案信息数字化建设的意义与作用

企业档案数字信息化是指在现阶段社会发展的前提下，科学恰当地运用现代化手段。在保障企业档案基本内容不发生变化的条件下。改进与整合档案的保存模式以及档案机构，并与社会现阶段的发展模式相结合。在数字化的发展模式中，档案信息化建设并不仅仅是简单的技术化方式，它也包含了许多复杂的笼统性以及手段的多样化，将技术与与业务两个重要内容结合起来，才能使新时期档案信息数字化建设发挥出最大化的运用价值。企业若要在竞争激烈的社会市场环境中存有一席之地，就要扩大自身的发展范围，提高企业本身的竞争实力。这就显现出了加强信息数字化建设是具有关键意义的。在以往的企业档案管理模式中，大部分企业都是运用笔录的形式进行收集与保存。而随着社会的发展以及时代的变迁，渐渐地开始出现了图片、光盘、录音带等等各种各样的传播媒体[1]。而新时期，在数字化时代的作用下，企业档案发展的一大主要形式为电子档案，相对于以往的纸质档案来说，电子档案既拥有着智能化的特征，还凸显出了安全性较高以及管理较严格的特点，更加便捷，减少了档案遗失与损坏的发生率。若要实现恰当的由闭合式的档案管理改变为能够科学调配与设置的档案管理系统，就要实现企业档案信息数字化的建设。

二、加强企业档案数字信息化建设的有效策略

（一）对企业档案数字信息化建设这项工作提起高度的重视

在目前的数字化时代发展中，有些企业在其自身的档案建设工作中，仍然出现了各种各样的问题与不足，需要进行改善。其中，最突出的问题就是企业本身的资金匮乏、缺少专业的人员以及没有完善的基本设施等等，这一系列问题的出现，就会使企业内部的档案建设工作表现出了波动的现象，最终会对企业本身的发展造成影响，甚至会被社会所裁减。除此之外，档案信息数字化管理与其他方面的管理工作也没有进行合理地结合，这致使我国企业内部的数字信息管理工作产生了不良影响。所以，在信息数字化的发展过程中，企业内部的相关管理工作人员要提起对企业档案数字信息化建设的重视以及关注度，确保信息化数字建设这一项工作能够稳步展开。其次，要以长远的眼光来看待问题，若企业想要得到长期稳定的发展，必须要更加注意信息化档案管理工作的实施，在切实落实企业管理的进程中，创建完整的企业档案数字信息化系统，保证档案信息能够发挥出正确、科学以及专业的优点。除信息数字化管理之外，企业还要在各个环节加强管理，比如，生产、谋划以及销量等等，均要拟定合理的信息档案。采用这种方法，才能在一定程度上提高企业内部的管理与运营工作，使企业的自身发展得到促进[2]。因此，现在越来越多的企业管理工作人员都加强了对档案数字信息化管理工作的重视，均秉承着符合社会的发展路径。跟上时代发展的脚步，不断更新思维与模式，才可以使企业拥有越来越宽广的前进空间，将企业本身的竞争实力提高到最大化。

（二）有效地运用投入资金，整改企业的各项设施

在数字化的时代发展过程中，企业档案的信息化建设少不了硬件设备的加持，这就需要企业内部的有关管理工作人员合理地运用投入的资金来使企业的各项设施得到完善。但是也会出现一些企业因为缺乏资金而出现的问题，以及在一些中小型模式的企业，这些企业并没有很大的意愿将大部分资金投入到信息化的建设当中，这些问题的出现，也就使档案管理工作的基本设施不能够得到调整，这就不能使档案数字信息化的有效价值充分地表现出来。除此之外，目前有一部分企业仍然采用以往的传统档案管理模式，而在传统的管理模式中，大部分都是用纸质的。方式来对档案进行管理工作，若运用这样的管理方式，会使会很轻易地使档案受到遗失或者损害，不利于企业自身的长期稳定发展。若要转变这种糟糕的现象，提高企业自身的发展水平，企业就要以长远的目光来看待问题，合理地增加资金的使用，以此来改善档案信息管理的基本设施。通过以档案信息化建设为中心，严格执行管理工作中检查、搜索、收集以及保存。除此之外，还要慎重地聘用专业的技术人员，来运用科学的策略对档案信息系统进行安全度较高的加密档案的管理。采用这种方式，可以防止网络罪犯以及病毒的侵害，有效保护内部档案以及文件不被盗取和损害。可以使企业效益得到有效提高，避免了不必要的经济损失，使企业能够在数字信息化的时代中稳步发展。

（三）建立健全企业档案管理体制

企业内部的有关管理工作人员要建立健全档案管理体制，通过这一方式，可以明显地提高档案的信息化质量以及顺利地运行。这就需要企业在全社会以及各个学校中选取专业的管理人员来投入到企业档案管理的工作当中。使档案管理团队的综合实力水平提高到最大化。除此之外，还要对工作管理人员进行专业理论知识的培训以及学习[3]。这就需要企业内部的有关管理工作人员合理地拟定相关体制，体制内的所有内容落实到每个管理人员中，使其对管理工作产生责任感，且要改进与整合操作标准等一系列工作，企业中有关管理人工作人员要结合企业的具体发展状况，依据档案管理机制的各项要求提出各项工作的管理方式，使档案管理工作中的每一项内容有效展开，并有着有关体制的支撑，有据可依。另外，企业要主动建立监察管理体制，企业可以组建一个专业的监查小组，在管理工作中实行检查、审核的工作，使在档案管理工作中减少机密泄露以及文件遗失等情况的出现。

（四）建立企业内部的数字化档案系统

在企业中建立科学的数字化档案系统是使企业档案管理工作向全部员工以及社会展开的有效路径，也是在数字化信息时代中充分地显现出档案信息作用的必要条件，可以为企业的各个部门供给有效的信息资料，使档案工作具有共享性的特点。信息化档案系统建立后，有关的工作人员可以在网络中来迅速的看到档案的资料内容，更加便捷的使用本身的互联网进行相关资料以及文件的检索，对于其工作效率的提升，有着非常大的促进作用。与此同时，运用网络化的信息档案工作，将会达到自动化、电子化的目标，创建公共的数据资料系统，使多种资源得到有效地运用，为提高企业的经济效益与发展实力提供前提条件。

三、结束语

综上所述，在数字化信息时代的发展中，加强企业档案信息化建设是非常重要以及关键的。数字化信息档案系统可以使企业跟随社会发展的脚步，同时提高企业自身发展的水平以及质量。可以使企业实现长期稳定的可持续发展战略。

参考文献

[1]岳瑞炜．加强企业档案数字化建设探究[J]．办公室业务,2020,000(012):187192

[2]张苗．信息数字化建设在企业档案管理中的应用研究[J]．办公室业务,2020,000(006):7682

[3]陈亚芳．现代企业档案管理数字化建设探究[J]．办公室业务,2020,000(010):183186