简析对于电子档案管理工作的几点思考

简析对于电子档案管理工作的几点思考

袁乌日娜

内蒙古兴安盟科右中旗巴彦呼舒镇人民政府

【摘 要】：随着大数据时代的到来，各事业单位的日常工作中，电子档案的数量急剧上升，越来越多单位也加大对档案管理工作的重视程度，深入分析电子档案给档案管理工作带来的便捷。本文就电子档案的重要性以及如何提高单位的档案管理水平提出一些建议。

【关键词】：电子档案；档案管理；重要性

　　电子档案可以理解为是通过计算机技术储存的电子图像文件，相比于纸质的档案可以包含更多的数据和资料。而随着信息技术的不断发展，社会各界对于电子档案的运用也是越来越普遍。虽然电子技术的不断提高也进一步优化了档案的电子化管理水平，但在很多的单位运作过程中，还是存在着许多问题，笔者希望通过自己的一些见解可以为提高电子档案的档案管理水平起到积极作用。

　　一、电子档案的使用途径

　　相比于传统的纸质档案，电子档案具有很多其无法比拟的优势，比如说查阅资料的高速性以及准确性，如何将电子档案的优势在日常工作中发挥到最大是各个单位需要思考的问题。在使用电子档案的过程中，电子档案具有可拷贝的特点，能够很好的实现资源共享，工作人员可以将电子档案以通用的储存形式储存起来然后以文件的形式直接发送给使用者，很好的解决了异地之间档案的传输问题，大大节约了人力物力成本。再者，处在信息爆炸时代的当今很多政府部门已经实现了联网制，电子档案可以直接通过网络传输来对电子档案进行查询，使人们在同一时间不同地点掌握同一信息。

　　二、电子档案的重要性

　　1.提高信息档案的服务水平

　　对于我国的中小城市的大部分单位来说，其运作的过程中涉及到的信息量并不大，另一方面也是为了节省开支，所以在日常运营过程中还是使用传统的档案管理方法，大多是工作人员通过纸质记录来保存信息。面对新技术的冲击，纸质档案也保存着其自身优势，比如说具有一定的纪念价值以及不会因为科技的漏洞而对信息造成破坏等。但是一旦需要统计的信息量增大，工作人员的工作量就将大大增多，降低工作效率，在查询起来的时候也会造成很大的不便。而以上也都是电子档案的优势，通过大范围的使用电子技术可以大量节约查询过程中花费的时间，对于提高档案的保存质量也有很大的帮助。档案的管理工作目的也是为人们提供更加快捷方面的信息查询服务，而电子档案能够有效的提高档案的管理水平。

　　2.节省大量的人力物力

　　电子档案涉及到信息的采集，信息的归纳以及信息的保存等多个工作。过去传统的档案管理办法在对信息进行归纳的过程中都是靠的全人工的采集，如果说资料信息和查阅者不在一个地方，就需要派工作人员去异地查阅。在对信息进行归纳的过程中可能需要准备一个特定的资料储存室来将档案进行存放，还需要安排工作人员进行定时的清理和安放。对于信息资料的保存在短时间内可能没有什么，但是一旦信息量大或是存放时间过长，在后续的查找和传阅过程中就很难进行，机关事业单位在就档案的保存这一项工作中就需要投入大量的人力物力。

　　三、提高电子档案管理水平的措施建议

　　1.完善档案的管理制度

　　在日常的工作生活中，需要用到电子档案的地方有很多，并且对于新科技的技术依赖性也越来越强，所以在对电子档案进行管理的过程中一旦遇到问题就应该及时的处理，把档案规整过程中的繁杂程序尽可能的简化，对于单位的内部资料应该将各个部门之间的信息传递渠道疏通开来，而对外的信息资料也应尽量根据实际需求来对电子档案的管理进一步规范。想要将档案管理的工作安排有序就应该构建一个适用性强的档案管理规范，顺应时代要求，进一步地将计算机技术运用到实处。需要注意的是，在电子档案的建立过程中应当注意网络安全带来的隐患。由于网络技术的不断提高，网络安全问题也越来越引起人们的关注。电子档案都是需要通过互联网来进行传输的，在传输的过程中，一旦发现有系统漏洞就应该及时的制定补救措施，并且安排专业的计算机工作人员对系统安全定时的检查，保证电子档案管理工作顺利的开展。

　　2.杜绝不规范的档案利用方式

　　电子档案的种类可以说是有很多中，包括图像、文字、文件、表格等等，而在使用的过程中，可能已经保存好的电子档案会出现信息丢失或是保存失败等现象，一些保密文件在传输的过程中也可能出现文件泄漏的现象，针对以上问题的出现，相关的档案管理部门应该及时找出问题所在，在对电子档案进行管理的过程中也应该尽量的按照规范来使用。比如说在对一些秘密文件进行查阅之前，文件的使用者应该向部门的领导者提出申请，在经过批准之后才能在档案管理工作人员的指导下对电子文档进行查阅或拷贝。另外不同的政府单位，都应结合自身的实际工作状况，以及内部的运营情况制定适合自身管理的档案利用管理制度，在对网络安全技术知识方面的宣讲也应该融入到职工文化活动开展的过程中去，提高职工的信息安全意识，以及管理人员的综合管理素养，让电子档案技术更好地为单位发展服务。

　　3.提高工作人员的档案保护意识

　　近些年来电子档案的出现进一步的提高了各部门的档案管理水平，也随着社会对于信息需求的不断增加，所以对对于档案的管理工作也需要专业的管理人员来操作。由于电子档案的管理已经完全区别于过去传统的档案管理，过去管理者在统计资料的过程中需要跑东跑西，去收集各部门的材料，所有的资料收集都是靠人力，但是计算机技术改变了这一现状，现在查阅资料能够实现足不出户就能将需要的信息调阅出来。这一工作属性的改变也就要求了相关的档案管理者也要掌握一定的技术知识，在后续的管理工作中，管理者的现代知识技术水平可以直接影响到档案的管理水平。所以单位在对档案管理工作人员的配备过程中应设立一定的学历门槛，上岗之前也应该对其工作者进行一些专业知识的培训，尽可能的培养一批高素质的管理工作者，满足信息现代化的发展趋势。

　　综上所述，电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设，把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天，在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。对于当前的信息化时代，网络技术的普及让电子档案在人们的日常生活和工作中也迅速普及开来，而电子档案的管理工作对于单位的发展和人们的生活都有着重要意义，相关的工作人员应该从实际的发展角度出发，不断加强电子档案的管理工作水平，让电子档案更好的为档案管理工作服务。

参考文献

[1]王红梅.浅谈如何提升学校教科研档案管理的能力[J].经营管理者. 2011（11）.

[2]赵思媛.浅谈文书档案计算机管理的利弊[J].沿海企业与科技. 2010（12）.