浅谈统计数据及分析在企业物资采购中的应用及措施

浅谈统计数据及分析在企业物资采购中的应用及措施

肖琼

中国铁路青藏集团有限公司 青海省西宁市 810000

【摘要】：随着数字化社会的到来，智能化、大数据广泛的应用于社会各行各业,尤其是数据分析在我们工作生活中重要性越来越明显。传统的文字描述和展现已经落后于时代发展趋势，数据的逻辑性强、展现直观、说服力强等优点越来越适应人们的需求。贯穿于物资采购管理中的方方面面的数据采集全过程,包含了采购的预算制定、过程实施到结果分析等,如何对产生的海量数据进行合理的分析、管理、预警和使用,成了企业物资采购部门不得不考虑的问题。本文针对统计数据分析在物资采购中的应用及措施做了深入分析,并进一步阐明统计数据分析的重要性，为企业提高物资采购的能力提供依据。

【关键词】：统计数据分析、企业物资采供、应用措施

物资采购统计数据分析主要是指通过专门的统计软件或者公司管理软件的子系统来实现对企业采购系统的数据收发、数值分析或数字化分配管理，从而最大化的挖掘数据潜能通过数据分析发现业务价值的过程。数据分析的目的性比较强，数字展示效果良好，能够快速直观的解决现实问题。鉴于物资采购管理中数据来源的多元化和场景化，因此必须配备专业的数据分析软件，这其中最常用的Excel软件，它自带的数据分析功能可以完成较多的功能，比如相关系数，协方差以及抽样与动态模拟等内容，另外就是借助是数据可能来源于各种渠道，行业内部使用的系统平台，比如ERP,BPC等专业统计分析软件，不管采取何种手段，对数据进行集约化和可视化分析展示是必不可少的工作，只有把专业的事情做精做透，才能提高企业的管理水平，从而创造出巨大的经济效益和社会效益。

一、数据统计分析的内涵及必要性

统计数据技术在提升企业采购管理质量和提高企业经济效益方面有着显著的优势。为企业建立合理的统计数据技术的系统，能够有效的帮助我们了解到企业在物资采购中存在的问题、发展变化趋势，进而能够提出相应的解决方案和解决思路，从而提高物资采管用方面的工作效率。物资采购中必不可少的便是对于采购成本的核算与压缩，比如采购成本包括买入价、运费、损耗、税金等，此外还有对仓储系统的管理、供应商账本核对等等一系列工作，由此产生的海量数据都需要有专业的设备或者人才来进行管理。通过数据的收发整理、传递对比和统计分析，不但能够及时观察到变异并能够进行及时修正，使得物资管理人员可以清楚的认识到自己工作中存在的问题，方便了对物资的管理，而且可以预料到未来一个时期的企业经营状况，为企业主决策提供数据支撑。统计学也随着时代的发展而快速迭代升级。统计数据技术主要指的是对统计工作活动中获得的各种各样的数据通过抽样调查、重点调查、普查以及报表等方式进行分析和总结，将其应用在物资采购的实际生活当中去，能够有效的指导和提高统计工作，从而极大的提高工作效率和工作质量，达到取得良好经济效益的目的。

二、统计数据技术分析的具体应用方式

（一）应用分类

企业在实际生产经营过程中有大量的数据产生，按照不同的来源一般可以分为定类数据、定序数据、定距数据和定比数据。在相应的统计数据软件中有着不同的应用模块，但基本上都遵循这四大类型的分类。实际工作中可根据企业自身的需求自由使用。

（二）统计方法分类

不同的统计分析角度会产生不同的方法，根据数据的性质可以分为分区统计、分级统计和定位统计这三种方法，对于企业经营数据的收集、组织架构以及分析处理的方式都存在着不小的差异，因此企业在实际生产经营活动中要选择合适的统计数据分析方法来使用。

在企业的实际采购中，我们还要注意突发情况的发生，将临时性的数据进行分析时应当降低权重，以免影响正常的统计结果。在正常的企业物资采购中，采购人员必须坚持量入为出的原则以最低的成本价购进物资，并且要保证在最少的库存量还能保证企业的正常运转，以使得企业的支出与效益达到最佳平衡点。

三、监管细项初探

（一）供货商优选

根据原料或生产设备的性质不同，以及供应商报价的随行就市，需要使用专业的统计数据分析软件对这一动态变化作出科学运算和动态调整，以选择出最优的一批供货商，这样既可以形成长期战略合作伙伴关系又降低了成本，提升了企业的整体效益。

（二）动态监管账目数据

数字化平台化的统计数据分析系统可以将录入的数据进行科学精准处理，并通过直观的报表或图形来展示，这样就可以对企业的采购成本实现了监管。在物资采购分项目的处理上，数字化统计分析就占据了极大的优势，它可以统一、高效的制作账目统计图，不同的账目被整合到一起后，纠正了传统旧方式的弊端，避免了账目不清、资金管理漏洞和监管盲区的财务乱象，优化了整个数据管理。

（三）生产运转下的监督管理

由于生产企业的设备众多、流程较长，不可避免的产生大量数据，而引进的统计数据分析必将对这些数据产生严格的处理和筛选。当应用到物资采购监管时，就使得物资采购部门的会计流水、资金流向、物料进出库等方面受到了严苛监控，并实时将数据推送给管理层以及物资采购部门。由于高效的统计分析平台，可使得采购人员及时发现物资短缺、物资储备和资金流动异常等问题，能够有效提高对管理漏洞的监管和修复，一旦发现异常，可及时进行处理。

总之，统计数据分析的利用可有效的降低成本，实现企业对物资储备的及时管理，提高了企业的经济效益，对物资采购部门和企业高管的工作都带来了极大的便利条件，因此在管理上得到较有利的推广和应用。

四、统计数据分析在物资采购中的制定应用

（一）固定模块化采购流程

企业的物资采购部门由于受供货商和产品更新迭代的影响，导致产生的细节方面的偏差多种多样，这样会极大的影响采购的计划，并影响整体的工作效率。由于相对应的供货商、市场和企业之间的标准化的不同，导致需求编制计划千差万别，这都会无形中增加工作人员的工作量。因此，如何固定化、模块化采购计划这就成了提高工作效率的有效手段。由于模块化的操作相当于“活字印刷”，只需要对相应的模块进行替换或者改进便可发挥出新的能量，因此推出之后就大受欢迎。年度采购计划是全年的需求根据销售需求的信息进行反馈和总结，再结合上一年度的库存量以及市场行情制定出年度计划。对于年度采购计划模块化的格式固特点，我们将利用到最常见的Excel工具，尤其是保护工作表和计算函数公式的运算等功能。无论做何种计划都要遵守相应的组织原则。一是质量达优。必须采购符合本企业本部门适用的产品，必须能够达到生产适用的标准原则，随时监控采购质量和抽查货品，防止以次充好和以假乱真的现象发生。二是价格公道。常言道“货比三家”，选择合适的供货商要有调查分析报告，并尽可能的多调研市场行情变化，结合本企业需求等信息计算采购成本，在保证质量优先的原则下选择报价最合理的供货商。三是择优选购。企业的生产产品是第一位的生存原则，因此企业的物资采购必须保证符合产品质量要求的物料和设备，还有就是必须严格把控成本，在产品质量、成本和效益等多方面因素合集的影响下，择优选购。

（二）提高合同准确性

当企业的生产遇到市场需求的冲击时，会发生一系列计划变更现象，突如其来的临时性采购需求计划，会打乱年度采购计划，并额外增加成本和工作难度。如何对临时性需求计划量进行统计与分析，以便使其能够适应企业的生产调整计划，这是对所有的企业物资采购人员必须要面临的困难和挑战。由于采购计划是严格按照上一年度的销售计划、市场调研、利润要求和成本控制等多方面信息决定的，这就导致了临时调配计划的困难，如何在较短时间内完成新的采购进度统计表，这就需要较多的经验和科学的统计数据分析平台。正常情况下的物资采购计划是年度开始制定的合理采购计划，他包括多种多样的内容，涵盖了材料类别、采购资金、供应商信息以及相应的统计工具等方面。企业应该制定模块化的采购平台，并且按照生产经营的需要来及时调整和适应计划，因此提高合同的准确性成了重要的关键指标。首先，严格监管采购计划。企业的物资采购部门是花费资金最多的环节，如何有效把控成本并获得合适的原料和设备，这是每个企业面临的难题。所以物采部门必须受到严格监督，防止浪费资金和权力泛滥。要通过制度化的数据分析平台来对物采人员进行严格监管，工作人员按照计划采购产品，并严格落实采购程序，以实现系统、制度和企业对物采人员的全程监督，并通过物采流程的条块划分引入内部监督，促使员工之间相互合作并制约。其次，实时推送采购数据。统计数据平台的高效实时运行会对系统内的信息反馈作出强力监控，不仅能够强制采购工作人员进行信息对比及时了解市场行情，而且还能促使企业内部和市场行情变动建立起了动态联系机制。提高了企业适应市场的能力，保障采购计划的合理性和提高采购的准确性。最后，提高员工综合素质。任何企业员工的综合素质的提高决定了企业的生存能力和发展方向。应督促物资采购工作人员提高职能技能以便适应新时代统计数据分析发展的形势。通过参加专业的技能培训，从而提高采购人员的知识水平和激发员工的创新力和学习力，使得员工的整体综合素质得到提升，并提高企业的市场竞争能力和生存能力。

（三）正确有效的统计分析方法

当年终岁尾或财会年度结账时，企业通过统计数据分析平台来展开对物资采购的年度绩效考核统计分析，利用数据化、自动化平台可以快速总结一年的采购工作，并生成开始后图形报表，在总结上一年度的工作成效和工作亮点的同时，及时查找不足，并提出科学有效的解决办法，避免下一年度再犯类似错误，从而极大的提高物资管理水平。在物资采购的绩效考核中，我国的企业面临着评估方法多样、标准不同等众多困难。利用统计数据分析可将物资采购的考核指标进行细分，并参考原先的工作流程把考核指标分成四个方面：一是降本增效。降本增效是物资采购部门的核心考核指标，只有将降低成本的大前提下还能显著提高企业的生产效能，这样才是能力出众的物资采购部门。二是预算执行率：只有将预算执行到位的情况进行量化考核和展示，才能从中发现问题，从而衡量出制定计划和执行计划的效率比例，才能有效反应物采部门的年度工作能力。三是年度公开招标比例：企业的年度招标计划是公司决策层制定的计划，物采部门在实际工作中将计划落实贯彻的程度体现了公司执行命令的能力，年度公开招标比例是采购管理的重要考核指标，体现了公司高层对企业的掌控能力。四是物资库存管理：物资库存管理体现一个企业盘活存量资产有效利用各类资源的能力，只有极大的提高采购管理资金的使用效率，才能证明物采部门对物资采购的管理水平和能力，做到“不浪费、高效能、低库存”。这四项考核指标从不同的角度考核了物资采购部门的工作效率，只有将这些指标反应出来的情况能够符合企业发展趋势，才能使得企业在市场竞争中立于不败之地。

企业的物资采购绩效指标除了四个主要方面，还要考虑更多的影响因素，例如成本价格比、产品质量毛合格率、资源浪费等等。年人均采购额，供应商年平均采购额以及年平均采购基价等方面的指标也或多或少的影响物资采购的考核内容。产品质量毛合格率主要是供应商的产品质量情况对生产产品的影响的数据化变化，及时把影响产品质量的供应商剔除出保供行列的范围，从而保证本企业的产品质量和经济效益。

结束语：

随着我国社会经济的迅猛发展，数字化、智能化和数据化的深化应用已经渗透在社会领域的方方面面。基于智能化的统计数据分析已经在企业现代化的各项管理中得到广泛应用，作为控制企业成本和现代化管理水平重要标志的物资采购管理就显得特别重要。为了发展现代化企业的物资采购管理工作，所涉及的部门要科学制定物资采购计划，固化采购流程，提高合同准确性。物资采购的实时动态监控，也是提高管理水平的重要标志，数字化的统计数据分析提供了有效手段和解决思路。另外标准化、智能化的物资采购绩效考核是展示公司管理能力和提高员工的工作激情的有力手段，通过绩效考评为员工的职业生涯提供激励方案，可保持与供应商的良好稳定的合作关系，从而使得企业的利益最大化。只有不断的采用新技术和新方法，才能使企业随时掌握市场动向，才能使得物资采购的管理符合企业运行轨迹，促使员工掌握更多的市场信息和提高职业技能，从而调高整个企业的管理水平创造更高效的价值。

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