机关事业单位数字化档案管理工作实践研究

机关事业单位数字化档案管理工作实践研究

许洁茹

                     德州市公路事业发展中心 山东 德州 253000

摘要：数字化档案管理已经成为机关事业单位档案管理工作的必然发展趋势。单位需要及时地更新档案管理设备、设施，并加强档案管理工作人员的专业技术水平，使其掌握先进的技术，提高档案管理人员的综合素质，进而不断提升档案数字化管理质量，使数字化档案管理越来越规范。严格遵守各项档案管理制度，确保档案安全，使其能够更好地服务于机关事业单位各项工作。

关键词：事业单位;数字化管理;现状分析;存在问题;对策;

在机关事业单位的各项管理工作中，档案管理是重要工作内容之一，档案繁杂多样，在传统模式的管理下，档案容易丢失，管理工作困难，而数字化时代的到来为档案管理工作提供了新的管理模式，可以将通过扫描技术将原来的纸质档案转化为数字档案，避免出现损坏丢失的情况，还可以利用数字化平台实现信息共享，便于相关人员查阅、调用。另外，通过加强安全防护，保证数字档案的安全性，杜绝档案泄露、丢失。数字化档案管理对于提升机关事业单位的工作效率与档案管理水平具有非常重要的意义。因此，作为档案管理工作人员，应了解当前数字化档案管理的现状与特点，深入分析工作中遇到问题，并制定相应的应对策略，以保证档案的安全性，使档案的价值得到充分发挥。

1 机关事业单位数字化档案管理的优势

1.1 有利于提高档案使用效率，确保档案充分利用

在大数据时代发展背景下，机关事业单位全面建设档案数字化管理运行体系，充分利用科技进行档案数字化管理，有利于不断提高管理工作效率，可以将传统管理模式下纸质档案管理中存在的问题彻底解决。在传统档案管理模式下，主要是采用纸质记录的方法，这种模式下档案管理工作存在较大的风险，并且由于档案的种类信息繁多，查询档案时不仅不方便，查阅的档案信息也不完整，这就对档案管理和使用造成了一定的困难。

当前，利用信息化技术、网络化技术完成数字化档案的上传、储存，保证行政事业使单位的重要档案得到及时地补充与完善。再通过数字化档案管理平台实现资源共享，方便相关工作人员更好地检索、查询、调用档案资料，在这种模式下档案的利用效率得到较大提升，从而更好地发挥档案资料的使用价值。

1.2 有利于提升档案管理水平，增强档案管理质量

对于机关事业单位来讲，档案管理工作十分重要，记录了机关事业发展历程中的所有建设档案资料，这对单位重大事项提供参考决策依据，也记录了历年来所有工作人员档案信息，包括政治信息、工作业绩和突出贡献等，可以在单位选拔干部时作为重要的参考依据。但是由于机关事业单位工作内容较多，各种信息比较繁琐，档案管理工作人员比较少，因此，档案管理起来比较困难，传统档案管理模式下的纸质记录方法存在很多的弊端。而数字化管理是通过计算机、云平台等设备软件将档案录入电子档案系统，并进行分门别类、有序整理，可实现随时随地在网络上査找和翻阅，有效地提升了档案管理水平。并可以长期有效地进行保存，不会存在纸质版档案信息丢失或者字迹磨损的情况，这对机关事业单位档案管理来说是一个重大的突破。数字化档案管理能够减少人工管理成本的支出，以及纸质档案存储所占用的空间，并减少了纸张的使用，有助于提高机关事业单位的经济效益。

2 机关事业单位数字化档案管理建设存在的问题

2.1 档案管理设备设施不够先进

在数字化档案管理工作中，软件和硬件设施是不可或缺，数字化档案管理主要依赖于软件以及计算机、扫描仪等设备设施。但有的单位对档案管理工作不够重视，认为没有必要给档案管理科室提供先进的设备，满足日常使用即可，所以设施使用时间相对较长，大部分硬件设施都存在不同程度的老化，无法及时更新、升级档案管理工作系统，这就导致工作效率和质量都无法满足单位发展的需要。

2.2 档案管理缺乏整体的规划

目前由于一些档案管理部门缺乏整体的规划和部署，导致数字化建设受到一些阻碍，缺乏对整体目标的细化，未将具体的工作部署落到实处，建设过程中盲目引入与该单位发展现状不相匹配的档案管理体系，或是没有对档案管理进行集成化的处理，导致在档案管理过程中存在不少问题。比如：所购置的管理信息系统与现有的信息管理技术不相匹配或是无法兼容，不仅会导致信息处理效率较低，还会造成资源的浪费，影响档案信息化建设的质量。

2.3 缺乏专业档案管理技术人才

数字化档案管理工作，需要运用专业的档案管理软件及时更新、录入档案信息。但是，机关事业的档案管理人员普遍存在年龄偏大、不会使用电脑设备等问题，这就给档案管理工作造成了一定困难。数字化时代，网络信息运用尤为重要，这就需要机关事业单位在档案管理专业人员任用、培养等方面给予重视。同时，机关事业单位档案管理人员要不断改进创新档案管理方式，提高数字化档案管理创新意识，不断学习新的档案管理知识和技能，提高自身的业务水平，保证与时俱进，适应数字化档案管理发展需求。

2.4 档案信息管理存在安全隐患

在数字化档案管理工作中确保档案信息的安全性是工作的重要的内容之一，但是部分工作人员存在安全意识差、保密意识不足的问题，缺乏基于网络安全、网络安全的防护技术，再加上机关事业单位内又欠缺缜密的保密方案和规范，因此经常出现机关事业单位重要档案信息泄漏的问题。在这种情况下，机关事业单位需要做好档案管理硬件设施的维护与管理，并注意单位机房运行环境，注意防火、防潮，保障档案管理设施的正常稳定运行。在安全防护方面还要及时更新杀毒软件，安装网络防火墙，并设定相应权限，禁止无关人员使用和操作档案管理系统，消除安全隐患。

3 机关事业单位提高数字化档案管理水平的应对策略

3.1 加大资金投入，完善硬件设施

当下，我国单位档案管理工作之所以落后，主要是因为部分单位没有重视档案管理工作，硬件设施条件差，而要实现档案数字化管理，必须加大档案管理方面的资金投入，及时更换已经损坏、落后的设备设施，完善更新硬件设施，从而让档案管理部门彻底解决因设备老化引起的工作效率低下等问题，不断提升档案管理部门的工作效率。除硬件设备设施外，机关事业单位也必须加大对软件设施的投入，根据单位档案管理工作实际需求采购或是定制、开发相应的软件系统，符合使用要求，更便于操作。

3.2 优化档案的收集体系，做好分类工作

档案管理数字化建设的一个重要前提就是信息的收集分析和整理，而传统的人工手段难以对海量数据进行高效管理，因此必须要借助现代信息技术和互联网的支持，形成完整的档案管理链条，用科学化的管理方式对档案管理各个流程和环节中的信息与数据予以有效把控，对关键信息和核心数据进行严密保管，这就离不开对档案体系的合理优化，并做好档案信息的精准分类，从技术层面为档案管理工作的开展打下坚实的基础。

4 结语

综上所述，随着科技的不断发展，我国进入数字化信息时代，数字化技术的运用有效提升了档案管理工作效率，解决了实际工作中的一系列问题，节省了大量的工作时间。而机关事业单位作为国家的重点工作单位，其档案管理尤为重要，应与时俱进，引入数字化管理方法，提高档案管理工作质量与效率，从而促进事业单位不断发展。基于此，该文主要对机关事业单位数字化档案管理工作的优势、存在的问题及解决措施进行了研究分析，为提升机关事业单位档案管理工作水平提供参考。

参考文献

[1]赵艳阳.信息开放制度下的档案数字化管理探讨[J].档案管理,2020(6):90,92.

[2]袁彩霞.关于推进事业单位档案管理工作规范化标准化的分析[J].大众标准化,2020(4):201-202.

[3]石海英.信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索[J].文化创新比较研究,2020,4(35):179-181.