浅谈政务公开背景下档案信息化管理

浅谈政务公开背景下档案信息化管理

白晓辉

科右前旗政务服务局 137401

摘要：随着信息化公开和平台化改革的不断深入，政府信息化公开成为信息化建设的重要组成部分，档案管理也逐渐从传统化向信息化转变。同时政府的运行和管理方式也向着高效、透明、共治方向转移，政府信息公开基本实现了决策、执行、管理、服务、结果的“五公开”模式。从基础信息公开到重点信息公开，从流程信息公开到部门信息公开，还分别从横向、纵向两个维度实施信息共享的处理方式，大力保障人民的知情权、监督权和表达权。

现阶段档案信息仍存在着封闭性、神秘性的色彩，这与追求透明、公开的服务型政府取向相背离。在信息公开、数据共享空前高涨的形势下，对于如何进一步促进档案资料的利用，有效挖掘档案资源内部价值，值得我们深思。

关键词：政府公开 档案 信息化管理

一、引言

政府信息公开是衡量一个国家民主化的标杆，同时也是时代发展和社会进步的重要趋势。随着我国民主法制的不断发展，政府的管理功能有了变化，政府信息公开和档案工作紧密相连，这就对档案管理工作有了更高的要求。如何加快档案管理工作信息化、公开化建设，本文就此展开研究，因为这对于加快我国政府信息公开过程有着重要作用。

二、信息化赋予政府档案公开的新内涵

现代信息技术的高速发展和广泛应用，在很大程度上丰富了政府信息公开的载体、渠道和方式，同时也让政府信息的标准化、规范化、电子化成为新形势下政府信息公开档案管理的必然趋势。所谓档案管理信息化是要结合现下档案管理的新情况、新原则和新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架，运用信息手段提高档案管理工作，从而实现档案服务社会的目的。

三、政府公开对档案管理的重要性

档案是通过保存有价值的文件现行转化而来的。原生性是其重点，档案也是信息系统重要的基石。信息资源已经被列为重要资源之一，档案信息作为信息资源中最可靠的原生类信息资源之一，必然成为信息资源的重要组成部分。档案信息公开化就是通过对档案信息资源的整合，然后让统一的档案信息平台进行档案信息公开化。档案信息公开化是政府信息公开进程的必然需求，也是档案信息适应社会的必然趋势。

现如今随着档案信息公开化的不断建设，档案信息公开化便有了更高的要求。要想信息公开化不断发展，可以借鉴图书情报领域的相关探索模式和服务方式，抓住当下的好时机，积极实现档案信息公开化，提高档案管理工作水平。

四、档案信息公开的现状

现在政府的档案信息公开正处于改革阶段，所以要利用好一切资源为社会提供有效信息，加快档案管理工作的进程。不过现阶段档案信息公开还是存在一些问题：第一，工作发展不完善。档案资源利用率低，档案机构目前的服务对象也只局限于党政领导和机关公务员，对于公众、专家等提供的服务几乎没有。管理服务落后，服务方式还是处于传统方式和被动服务。信息覆盖面不足，负责档案的工作人员接收大都是党政机关的文书档案，这些档案都是以纸质为主，并且门类单一，范围狭窄，电子或者多媒体载体方面的档案收集很少，这就在一定程度上限制了档案的使用范围。

第二，时效性不强。根据《档案法》相关规定，建立档案的单位保存十年左右的永久、长期档案才能移交政府档案部门。从社会和群众的需求来看，他们利用最多也是这些档案，这就造成档案工作人员出现期限错配的现象，满足不了档案需求者的需求。

五、档案公开面临的新挑战

随着互联网技术的不断发展，政府信息化也不断建设，档案信息紧跟政府信息公开的步伐，也开始向大众公开，面对大众对信息共享意识的不断提高和信息公开的必然趋势，这对档案信息公开是机遇也是挑战。

（一）信息共享观念对传统管理模式和保密观念的冲击。现阶段的档案工作人员还是传统观念较强，普遍存在“重保轻用”的问题。政府信息公开之后，档案工作人员的意识也逐渐苏醒。再加上档案部门的工作要权衡好档案资源公开与保密这两者的关系，还要防止二者出现不平衡的现象，一方面要提倡档案公开利用，一方面又要防止工作重心有所偏差，进而忽略保密工作。

（二）档案保密与公开界限不清晰。档案要根据档案的密级进行归档，基本都是以《保密法》作为依据的，涉及国家和公众的信息不能公开，但是《保密法》也没有把保密内容划分的很清楚，那么档案就做不好很好的分类整理。所以档案工作人员在实际工作中就会出现思路不统一、概念不清晰及无所适从的现象。档案密级划分不清晰与档案信息化公开产生矛盾，阻碍了信息化公开的发展。

（三）大众查阅受限。档案信息公开是为了方便大众，但是档案管理又要保密，因此大众在查询档案时就会受到限制。公众想要查询档案要先递交申请，然后等申请的审核结果，这个审核过程复杂又繁琐也没有时间限制，再加上这个审核的流程也没有明确的标准，如果大众查询档案的比较着急时，这根本就满足不了公众的需求。因此档案信息化不但没有给公众提供方便，还给公众制造了新的麻烦。

六、政务公开背景下档案管理的工作建议

第一，全面开展信息化发展。要想为社会公众提供档案信息服务，首先要建立档案服务平台。档案馆可以先建设被不忘，然后在这个基础上建立档案网，这样就可以实现在网上检索档案，也就为大众提供了便捷的查询档案的方式。同时档案馆还可以以政府部门的档案目录为中心，将哥哥单位没有送到档案馆的档案也整理道档案网内，提供档案资源共享。这样有需求的大众只要到档案馆就可以查到自己想要的档案。这样做不但可以扩展档案馆的服务范围，也能提高服务的质量和效率。

第二，改变理念，优化服务平台。政府公开信息也就意味着大众可以获取很多优质资源，档案馆在原来的基础上建立起现行的档案服务中心，并且作为政府指定的查询信息的场所，为大众提供便捷的服务。因为政府信息和档案信息的关系美密切，大众在不知道其属于政府信息还是档案信息时，方便查询档案，从而获得系统的信息，从而达到服务大众的目的。

结语

我们处于信息化发展的大背景之下，政府信息化建设不断完善提升，档案信息化管理水平也要进一步加强。虽然会面临更多的问题和挑战，但是只要积极应对，科学把握问题，采取正确措施，就能克服困难，不断发展，利国利民。

参考文献

[1]人事档案信息化管理问题及策略[J]. 柯燕萍.  人力资源. 2020(06)

[2]事业单位人事档案信息化管理刍议[J]. 黄洁梅.  城建档案. 2017(01)

[3]事业单位人事档案信息化管理的思考与对策[J]. 王静.  信息与电脑(理论版). 2016(23)

[4]事业单位人事档案信息化管理[J]. 李雯.  办公室业务. 2020(14)

[5]事业单位干部人事档案信息化管理[J]. 姜晓蕾.  信息与电脑(理论版). 2016(23)

[6]国有林场人事档案信息化管理必要性的探讨[J]. 马丽涛.  科技创新导报. 2019(23)