机关档案信息资源开发利用的实现路径

机关档案信息资源开发利用的实现路径

古里米拉·努尔买买提

摘要：机关档案信息资源，作为机关单位进行社会管理的真实记录，是其行使国家权力进行社会管理的重要依据，在社会资源结构中具有重要作用[1]。在信息社会中，机关档案管理部门的工作重心，应该从传统的档案整理向档案信息资源开发利用全面转移，更好地满足机关单位对档案信息资源日益增长的需求。

关键词：机关档案信息；资源开发；利用路径

引言

机关档案在信息时代，不仅规模与数量快速增长，而且类型也更加多样，这对机关档案管理提出了更高要求[1]。依托于现代信息技术的应用，机关档案管理突破了传统档案管理模式，使用更加先进的档案管理方式，有效提升档案管理效率，提高档案服务质量。因此，要对信息化背景下的机关档案管理加以创新，寻找切实可行的管理与服务策略。

1机关档案信息资源开发利用现状与问题

1.1机关档案管理思想尚未转变

机关档案信息资源在开发利用过程中，深受传统档案管理思想观念制约，主要体现在两个方面[3]：第一，机关档案信息资源开发利用受到政治因素影响较大。我国五千多年的传统文化发展，与政治具有千丝万缕的关系，机关档案管理更是与政治密不可分。在机关档案管理过程中，政治因素影响着机关档案信息资源开发利用全过程。随着我国政府职能转变和建立服务型政府的要求，机关档案管理模式在逐渐发生转变，公众法律意识的增强、政府信息公开制度的推进，都增加了对政府信息公开的诉求，并要求政府机关为公众提供更加丰富多样的档案信息资源。但受传统档案管理思维的限制，机关档案信息资源开发利用重视程度不够，无论是机关档案信息服务范围和内容，还是机关档案信息服务方式与路径，都无法有效满足公众的档案信息资源需求。第二，受传统档案工作“重藏轻用”管理理念影响。在机关传统档案管理中，档案工作主要是为机关内部服务的，具有较为浓厚的“内向型”色彩，无论是档案管理部门，还是档案管理人员，都基本上以保管为档案工作的核心，本机关各部门和人员是档案工作的服务对象。长此以往，导致档案管理部门和档案管理人员对机关档案信息资源开发利用认识不足、重视不够，机关大量档案信息资源被束之高阁而无法发挥作用。

1.2机关档案信息管理资源整合难度较大

由于机关档案信息化建设时间较短，缺乏成熟可供参考借鉴的经验做法，导致一些机关单位在推进档案信息化建设过程中，无法根据单位实际制定比较详细的档案信息化建设规划。在推进机关档案管理信息化工作过程中，很难对不同单位的档案信息进行整合，档案管理工作缺乏合作性和融合性，导致机关档案管理工作效率降低，也无法保障档案信息的准确性。同时，部分系统和一些机关的档案资源处于多头保管状态，导致档案资源共享共用难度较大。

1.3机关档案信息资源开发利用的制度不完善

公开赔偿责任的主题含糊不清。档案信息资源的开发和使用依赖于开放和丰富的档案资源。在我国，虽然各级档案信息资源的开发都有责任，但在主题、过程、责任等方面没有明确的规则。他们负责打开档案。由于责任主体不明确，许多历史档案被关闭。2.很难减少解密。机密档案一直是自由查阅档案的保护区，准确反映了明确和难以实际使用的要求。根据《银行保密法》及其实施方式，文件的解密受解密原则的制约。1991年国家档案馆和中央档案馆发布的《各级国家档案馆解密和使用控制暂行规则》还规定，在该日期之前建立并保存在各级国家档案馆的机密档案，由各级国家档案馆解密，并对机密档案进行解密然而，在实践中，众所周知，大多数中央政府没有对档案进行解密或解密，但结果有限。

1.4机关档案管理专业队伍建设有待加强

一些机关单位在推进档案管理信息化建设过程中，由于档案管理专业人员数量不足、综合素质不够全面、对信息化建设接受能力较差，导致业务能力不足问题比较明显。缺乏专业档案管理人才，对计算机技术、网络办公系统操作、网络安全防护等专业技能的掌握程度比较低，影响了机关档案管理信息化建设的推进。即使引进了一些现代化办公设备，如果无法对设备进行充分应用，也无法有效发挥信息化设备与系统的作用。

2机关档案信息资源开发利用实现路径的突破与完善

2.1创新机关档案信息资源开发利用管理制度

合法性和有效性，是机关档案信息资源开发利用的重要保障，而完善机关档案信息资源开放和降解密相关管理制度，是主要实现路径。首先，要制定和完善机关档案信息资源开放管理制度，对机关档案信息资源开放的主体责任、开放依据、审核流程进行明确，奠定机关档案信息资源开发利用的法理基础。其次，要建立健全机关档案信息资源降解密工作的日常管理制度，对不同时期形成的机关档案资料及时进行降解密，统筹规划机关档案降解密的职责、程序、原则、进度，并将其作为机关档案管理的常态化工作。

2.2逐步转变价值观念

1.促进以社会和公众需求为导向的发展办法。近年来，政府机构继续下放权力，优化审批程序，制定义务和责任清单，建立以服务为导向的政府，并满足公众的需要。联合国档案部还必须逐步改变价值观念，同时考虑到联合国的工作和服务中心的总体情况，扩大档案信息资源开发的客户范围，主动了解公众需求，分析用户偏好，合并数据分析 不断提高档案价值，把仓库里的旧纸堆改造成对社会有用的活信息。改变态度。目前，汇编和研究仍然是发展政府机构档案信息资源的主要手段之一。汇编和研究方法主要是一般故事、专题资料汇编等它们仍然以原始视觉呈现为基础，没有整合、思考和研究，很难展示打破循环的质量。因此，政府机构应放弃传统的思维和工作方法，逐步从汇编阶段转向研究阶段，重点是深化档案内容，将其纳入不同学科和主题，从而提供更多的大量文献。

2.3提高社会协调能力

档案资源整合的价值，只有通过整合的成果才能体现出来。无论是哪一种档案资源整合的实现，如编纂书籍、影视展览、网络共享，都需要与社会各方面进行交涉、协商、调节以及组织、管理等方面的社会锻炼和经验，这是档案资源整合必不可少的条件。需要档案主体在实践中大胆探索和磨合。

2.4创新档案管理人员专业技能培养方式

提高机关档案管理水平，档案人员的素质与能力是关键性因素。首先，在引进专业档案管理人才基础上，通过开展档案管理专业技能培训，增强档案人员专业技能和业务素质，强化档案服务意识，培养一批既懂档案业务又懂管理的复合型档案管理人才。其次，通过外部参观培训学习方式，推动机关档案人员主动走出去，学习其他机关单位先进经验做法，熟练掌握最新的档案业务知识技能，并在机关进行经验总结，结合单位实际情况，制定机关档案管理规划与计划。

2.5创新管理机制与服务体制

要创新档案管理工作机制和服务体制，规范档案管理制度，实施标准化管理，基于不同学科领域特色，建设企业管理网络，服务企业档案管理工作。在档案管理工作中，最为重要的是为企业科研人员提供服务，要在实践中不断创新，利用档案信息资源为企业科研工作提供帮助。要完善科研档案检索工具，方便用户查询利用，提高档案信息查全率和查准率，更好地服务企业科研工作。另一方面要做好档案编研工作，利用新的技术将单一的无联系的档案信息编辑成具有关联的汇编资料，将静态的档案转变为动态的信息。

结束语

档案信息资源开发利用，具有十分重要的社会效用、经济效用和文化效用，是机关开展社会管理与服务的重要支撑资源。因此，机关档案管理人员和机关单位必须高度重视机关档案信息资源开发利用工作，做好制度建设与方法创新，更好地发挥机关档案的支撑作用，为机关管理工作“保驾护航”。

参考文献

[1]张驰.数字档案信息资源共享机制构建研究[J].兰台世界,2021(02):100-102.DOI:10.16565/j.cnki.1006-7744.2021.02.30.

[2]赵善栋.信息时代区域档案资源共享问题与对策[J].兰台世界,2021(01):109-111.DOI:10.16565/j.cnki.1006-7744.2021.01.29.

[3]戚颖,倪代川.数字档案资源融合化发展探析[J].山西档案,2021(01):35-40.

[4]赖素媛,金艳.档案信息化建设存在问题的研究及优化措施探究[J].兰台内外,2020(05):3-4.

[5]翟会英.有效提升档案资源利用效率的策略[J].办公室业务,2020(03):97+99.