新形势下国有企业档案管理的创新与实践

新形势下国有企业档案管理的创新与实践

黄宇

（身份证号码：450703198512167216）

摘要：随着改革开放和经济全球化的不断发展，诸多的国有企业开始优化内部结构资源配置，完善企业内部管理工作，逐步重视档案管理及现代化、信息化建设工作，使企业档案能够真正为企业的发展提供帮助。企业档案是非常重要的信息资源，是企业宝贵的精神和物质财富，是历史经验的积累和见证。档案工作是企业生存和发展的管理基础。企业档案工作贯穿于整个企业的内部控制，是企业竞争情报工作的基础，是企业可持续发展的动力和源泉。

关键词：国有企业；档案管理；创新与实践

在这个信息时代，国有企业也必须紧跟潮流，积极开展信息化建设。档案管理作为国有企业经营中不可或缺的一部分，企业战略规划也需要信息和数据的支持，因此信息化建设的迫切性毋庸置疑。随着国有企业档案管理逐步信息化，国有企业的工作将呈现出一种新的格局。其作用主要体现在资源共享、效率提高、档案查询更高效、利用率更高、备份速度更快、管理方便等方面。它可以帮助国有企业的决策提供参考，从而提高企业的效率。事实上，档案管理部门是企业信息资源的数据库。它为企业提供的宝贵信息数据对国有企业的决策和发展至关重要。信息化档案可以实现资源的快速整合，降低信息获取成本，有利于国有企业的发展。

1档案工作创新的背景

当前，数字政府等已从北京、深圳等一线城市开始迅速崛起，并将日趋成熟；相当一部分文件是通过扫描件上传网络进行流转的，纸质公文流转逐渐被电子公文流转所代替，而电子商务的发展范围及蔓延态势更已是遍及全国各地；云存储、云计算以及网络信息化等迅猛发展，大数据时代已宣告来临，处在这一转型期的档案工作者在将档案基础性工作做好的同时，创新档案工作变得越来越重要。在这种社会发展的大背景下，档案事业“十三五”规划指出：“‘十三五’是全面建成小康社会的决胜阶段，是全面深化改革、全面依法治国、全面从严治党和实现中华民族伟大复兴的攻坚和关键时期。档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，主动适应经济发展新常态，抓住机遇、改革创新，为全面建成小康社会作出应有贡献。”

2企业档案管理发展现状

改革开放以来，我国经济发展突飞猛进，在市场经济条件下，档案管理对企业具有新的重要意义，但是档案管理工作长期滞后，不能有效提高企业在激烈市场经济中的竞争力。我国企业档案管理水平发展参差不齐，主要表现在以下几个方面：国有企业档案管理普遍比民企好一些，国企有良好的基础，在一定程度上参照了国家机关事业单位的管理方式，一般能得到档案局的监督和指导，而民企大多数处于起步阶段，有些甚至没有真正意义上的档案工作。但也不乏成功的民企档案工作已经达到了企业档案管理的领先水平；国企在主动性、体制、创新方面还亟待提高。各行业发展水平参差不齐，建筑行业普遍比生产制造业要好，生产制造企业档案意识薄弱，决策者普遍没有意识到档案的重要性，没有认识到档案利用的好处，就不能驱动做好档案管理，而建筑企业由于国家层面在档案归档方面进行了法制性规范，其档案管理如今具有一定的管理水平。

3创新优化措施分析

3.1强化档案管理的信息化理念

目前国有企业档案管理的重点工作就是彻底的改革以前传统的档案管理理念，用信息化的管理思想和方法进行替换，突破档案传统管理模式的桎梏，让人力获得解放。只是环顾当下，国有企业的领导和档案的管理人员几乎都对档案管理的信息化建设认识不到位，当然也就不能真正意识到档案的实际功能和应用的价值。所以，首要的工作就是要从树立科学的档案管理理念入手：一是国企的领导层面，要认识到档案的信息化是大势所趋，从领导工作到监督工作中都要对此项工作起到积极的推动作用，要带领档案管理人员解放思想，全面迎接信息化档案管理方式的到来。二是国有企业也要将这一工作影响力延伸到全体员工，让大家都接受一些档案信息化管理的指导和教育，使大家形成共识，以至于可以主动积极的参与到档案的信息化建设中。

3.2创新档案服务理念及利用方式

一是国企档案部门传统服务活动的开展是建立在本部门对档案管理的便利操作上，依照本部门对档案服务的认识、理解制定服务准则，确定服务内容和服务方式，并未顾及档案用户的实际需求。要提升用户满意程度，国企档案部门就必须创新服务意识，坚持“以用户需求为导向+以用户满意为目标”的新服务理念，重新探讨档案服务方式，如建设“一站式”的档案集中服务模式。二是公司产生的项目档案中蕴含着丰富的经济、科技价值，通过对其二次开发，可以满足档案利用人员的工作需求。

3.3安全问题始终是档案信息化最重要的一环

国有企业的档案关系企业的发展，有些甚至关系国家安全，所以安全问题一定是档案信息化最重要的一环。面对信息化的开放性特点，更要为档案管理构建严密、高级别的安全保障体系。一方面，在硬件上给予保障。亦即重在对硬件设施的检查与维护，对周边环境进行掌握，做好安全预案，定期进行安全隐患的排查，坚持日巡查制度，切实防止档案信息出现损坏或是丢失。另一方面，对网络安全保障体系进一步完善。网络的开放性是一把双刃剑，既对工作极为有利，又面临信息外泄的风险，对此，国企要下大力气构建完善且高级的网络防火墙，多措并举的让内外网有更完善的安全保障。对于系统的管理员，要设置并区分出不同的访问权限。在数据库的软件上，要保障软件的先进性和安全性。

3.4档案库房管理的创新

在档案库房管理创新方面，以笔者单位为例，将无线条码扫描器技术应用于档案库房日常管理中。笔者所在公司通过无线条码扫描器的二次开发接口，将无线条码扫描器中的数据直接导入到档案系统中，提供增加、删除、修改、查询等功能。每盒档案由唯一的条码用于管理，条码在模块中自动生成，方便录入。盘点时，只要是记录在系统中的数据，就可实现条码数据接入。通过无线条码扫描器实时盘库，实现移动巡检、移动盘点、移动查询等；盘点结束后，该扫码器中的数据会与数据库中的数据自动进行核对，并对异常数据做出处理，生成盘盈盘亏明细表、盘点汇总表。这极大地促进了库房管理的科学化、有序化。

3.5加强档案工作培训，全员增强档案意识

不仅档案工作者要对档案管理有专业系统的知识，更要加强管理层、企业员工的档案意识，不仅要对档案工作者进行定期培训学习，而且全员都要学习，档案工作者要不断学习的是档案管理的工作方法，全员要学习的是公司档案制度，每位员工都要清楚自己在档案工作中的责任。只有通过学习，才能提高全员的档案素养，才能创新工作方法，否则只能按照旧方法故步自封。另外，给档案工作者建立晋升机制是稳住档案建设的有力措施，是给档案工作者自发积极探索学习做好档案管理的一剂良药。

4结语

总之，为促进档案管理科学化水平的提升，应该充分认识它的发展现状，根据存在的不足，有针对性地采取措施进行完善。同时还要落实管理规章制度，明确管理人员职责，并提高管理人员的综合素质。从而有效适应档案管理需要，防止档案资料丢失，使其更好地满足人们的需要，促进档案管理水平和档案服务质量的提升。

参考文献：

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