基于大数据的城建档案管理探讨

 基于大数据的城建档案管理探讨

陈芳

厦门市政城市开发建设有限公司  361000

摘要：在新时代发展的背景下，大数据随之形成，基于大数据全面影响之下，应用电子技术实施办公自动化操作、达到生活数据化应用目的是一项基本发展方向。电子形成的文件和档案使我国传统档案管理工作面临着严峻的挑战，并且以往单一类型的城建档案管理方式已经不符合当前需求，我国务必加强城建档案信息化建设力度，构建规范性的城建档案管理系统，创新和改进以往的城建档案系统，推动该项系统朝着数字信息化和现代化趋势发展，在提升城建档案信息服务效率的基础上促使城乡建设和城建档案事业进一步开展。在本篇文章中，主要分析了大数据城建档案管理期间存在的各项问题，提出了大数据背景下建设单位强化城建档案管理的基本策略。

关键词：大数据建设单位城建档案；管理现状；作用；城建档案管理策略

    在大数据时代发展过程中，信息化技术日益完善和改进，因为作用良好而被广泛应用到了各项领域内，有利于提高工作质量和效率，同时基于互联网的大范围普及，档案管理工作迎来了良好的发展机遇，不过也面临着各项严峻挑战，在规范性应用信息化技术的基础上推动档案工作朝着专业化、数字化趋势发展。所以建设单位务必加强信息技术的重视程度，将信息技术的整体功能体现出来，利用该项技术的优势开展档案管理工作。文章中全面探讨了大数据发展过程中建设单位对于城建档案的管理和利用情况。

1、大数据为建设单位实施城建档案管理提供的良好发展机遇

    所谓大数据是信息化时代发展背景下形成的诸多数据，在互联网技术广泛应用的背景下，大数据在社会中产生的作用逐渐体现了出来，得到了各项国家的全面重视，相关人员在颁布的大数据创新和竞争文件中提出，经过长时间的发展，大数据演变为了不可缺少的一项基本因素，和各项行业相互结合到了一起，人们对于诸多数据的应用体现出了生产率提升。国外在2012年的时候便将诸多专项资金专门应用到了大数据技术和产业探究方面，而且我国把大数据编写到了政府工作报告内，推动大数据朝着新趋势发展。海量数据是大数据的一项基本特点，可以从诸多数据内得到价值性高的信息，大数据有着大量、多样、价值高等一系列特点，在这些特征落实的背景下，从多样化的数据内得出价值性高的数据，发挥出大数据本身蕴含的意义。在社会经济水平提升的背景下，各项城市建设和规划有了明显的改变，建设单位是负责重点保存城市建设档案的一项单位，该项单位有着整理分类城建档案的基本职责，同时还能够开展城建信息交流，对大数据技术应用提出了严格的要求。与此同时，社会领域对于城建档案提出了严格的要求，我国档案局颁布了相关文件，在合理使用大数据技术的基础上提升档案业务信息化管理效率，推动档案信息化发展进度。

2、建设单位加强城建档案管理的必然性

    在档案工作开展过程中，城建档案管理工作是不可缺少的一方面，本身在城市发展过程中发挥出了良好的效果，有利于推动城市运行进程，为其他各项方面提供一定的参考依据，比如城市规划、建设以及管理活动等。对此，强化城市管理和可持续发展有利于实现城建档案管理目标，使建设单位在了解到城建档案信息的基础上规范性的开展工作。

2.1有利于为科学性探究提供准确的数据
    当前阶段，人们加强了各项因素对建筑结构性能产生的影响，在确保人员自身健康的基础上应当重点探究工程全生命周期的经济成本控制，保障人们居住的舒适性，不过长时间开展的建筑工程活动直接影响到了环境状况，形成了不良的污染现象，具体表现为空气粉尘、噪声污染、污水排放等。基于此，当前要点是开展绿色项目科研课题，构建智能型和经济型的建筑，不过受到结构类型、使用材料等多方面因素的干扰，建筑工程呈现出了单一性特征，无论是抗震还是抗风等结构性能都有着一定的差别存在，再加上工程项目有着较长的全生命周期，建设期间包含的材料非常多，只有综合性分析档案资料和建筑结构性能才可以获取准确的科研成果，进而确保建筑行业稳定运行。
2.2可以为城市规划建设工作提供一定的依据
    城市规划工作是基于城市面貌的基础上重新改造工程，建筑工程活动属于一项不可逆的阶段，只有把城建档案记录当成基本的依据，才可以保持城市规划的合理性和可行性。针对其他相似工程项目来讲，城建档案有利于提供良好的指导依据，保障建筑物结构的稳定性，减少施工周期，将工程成本控制在合理范围中，以此达到城市化建设进程加快的目的。

3、大数据背景下的建设单位城建档案管理现状

3.1城建档案管理信息化理念有待增强
   在城建档案形成过程中，一些建设单位习惯重建设、轻档案，关注点都集中在实体建筑物上，对档案工作并不重视，建设单位移交档案也只是为了竣工备案和办理产权证需要。因此，收集的档案资料质量不高是普遍存在的问题，完全制约了城建档案管理部门管理工作的顺利开展。而应用信息化技术可以规避工程档案各项隐患的出现，可是由于信息化技术应用力度不足，缺失相应的理念，觉得这些文件资料没有起到多大的作用，不需要好好保存，所以导致城建档案信息丢失，完全阻碍了城建档案管理工作的正常开展。

3.2城建档案数字化建设期间，存在着重视图文而忽视数据的现象

在大数据时代发展过程中，建设单位实施数字化建设工作期间既迎来了良好的发展机遇，同时也面临着十分严峻的挑战，使以往传统意义上的档案工作得到了转型和升级，逐渐朝着数字化信息建设趋势发展。从具体情况看出，我国大多数建设单位加大了档案数字化建设工作的重视程度，可是并没有正确了解到城建档案数据收集工作的必然性，把诸多的工作全部落实到了纸质档案扫描环节中。在使用档案资料时，数字化档案上的效果非常高，可是该种档案体现出来的孤立性也是特别明显的，数字化建设期间尚未做好档案图像内数字的分类操作，建设单位中的城建档案信息服务效率处于较低的状态，不利于信息人员获取想要的信息数据。
3.3定位分析问题
    自从产生了数字化档案馆以后，双套制管理系统随机形成，但是城建档案管理机构没有明确的定位，城建档案馆整体因素考虑不全面，依旧处于管理目标层面，管理过程中注重档案储存等，具体的管理系统不规范，资源配置利用率不高，和实际情况相比较来看有着诸多的不同之处存在，没有深度理解和全面应用该项管理系统，导致建设单位整理的城建档案数据得不到深入的开发和应用。
3.4城建档案管理体系有待完善
    在建设单位开展档案管理工作的过程中，比较重视信息方面的储存，没有做好档案利用和管理作业，整体查询流程比较繁琐和复杂，离不开管理层的大力审核，一旦监督力度不足、审核不到位的话，将不利于档案查询服务进一步开展，但是过度注重审批流程优化和高效服务将会增加信息管理安全隐患出现概率，导致档案受损严重，所以制定完善的城建档案管理体系对各个方面加以管理是极为重要的，各项领域的建设单位制定的档案管理标准不统一，城建档案管理质量有高有低，不利于建设单位中的部门有效合作和交流。另外，城乡建设档案密集，划分形式没有有效的落实，在划分文件过程中缺少良好的依据，导致城建档案分级得不到统一监管。
3.5城建档案管理团队自身能力和素养有待提升
    在城建档案管理过程中，应用大数据技术期间离不开建设单位档案管理人员大力支持，这就对于该项人员提出了十分严格的要求，必须具备良好的技能和素质，加深档案专业理论知识点的掌握程度，可是大多数建设单位档案人员并不是专业性的人员，自身存在着文化水平较低、年龄结构不合理等一系列现象。大数据技术操作过程中存在较高的难度，面临着数据创新和数据决策的严峻挑战。而且档案人员掌握的信息化基础知识点不多，创新能力不高，无法利用新型的信息化处理技术和数据运算分析技能开展各项工作，导致城建档案信息价值得不到更好的体现。
3.6档案信息有着明显的孤立性
    由于长时间受到传统思想理念的影响，大多数建设单位人员觉得档案信息内容都是秘密，因此在档案信息化建设过程中阻碍了建设单位的良好发展。其次，加大了档案信息保密性的重视程度，可是没有及时分享该部分的档案信息内容，形成了档案信息孤立性问题。最后，档案信息安全方面体现出了绝对性的特征，限制了档案信息整体价值的体现，城建档案数字化建设和实际使用无法结合到一起，最终造成了档案信息孤立化问题。
4、基于大数据发展背景下建设单位管理城建档案策略的落实
    在大数据时代发展背景下，以往传统类型的城建档案显然已经不符合新时代发展需求，档案信息迎来了新的服务环境，相关人员对信息档案也提出了严格的要求，这就需要从多方面加以改进，制定出完善的大数据城建档案管理策略。
4.1强化建设单位管理人员城建档案信息化理念以及主动服务意识

对于建设工程数量来讲，在城市建设工作不断发展的背景下，工程数量随之增加，同时建设工作开展过程中产生的数据也是非常多的，完全增加了档案管理部门的工作压力，建设单位要想高效率的开展城建档案信息化建设工作，就必须引进大数据技术，将信息化技术的功能体现出来，规范性的整理城建档案，提升管理效率，重点探究信息化建设的必然性。并且城市建设档案信息管理者对于管理城市建设档案信息的重视程度，不能仅仅依靠住建部的指导文件进行落实，让各部门管理者在档案管理实践当中真实的看到大数据档案信息管理体系，为城市建设档案信息管理成本的降低以及企业创造价值能力的提升所带来的益处，掌握相应的档案法律法规，正确了解到做好城建档案管理工作的必然性。举例说明，建设单位中的城建档案管理部门在建设工程施工期间可以依照项目开展情况整理建设工程档案资料，激发城建档案管理人员的积极性，使其主动参与到工程环节中，全面解决资料整理不到位和档案资料不全面的现象，保障城建档案资料完工以后及时归档处理。
4.2做好信息化建设工作，构建良好的大数据环境
    基于信息技术水平不断提升的背景下，城建档案管理工作领域从以往的纸质档案拓展为了各项不同载体档案，管理对象也从档案转变为了信息，城建档案信息化建设是非常重要的一方面。在开展城建档案管理工作时，应该加强各部门之间的有效沟通与交流，严格参照相应的要求实现档案全宗的有效连接，通过这种方式对于资源共享有着非常重要的意义。第一，为了对城建档案信息加以整理，除了构建规范性的档案信息管理系统之外，还必须以城建档案数据资料基本要求为主，开发出新型的城建档案大数据管理系统，保持档案管理工作朝着智能化和精细化趋势发展。第二，全面储存数字档案资源。在城市开发建设过程中涉及了诸多项目，分别是建筑项目和基础设施项目，相关人员既需要对这些项目的档案资料加以处理，还必须整理照片、音频、视频等，将档案资料储存到系统中以后转换为数字化，形成电子资源，为后期开发大数据奠定坚实的基础。

4.3提升城建档案资料的利用率
   当前阶段，建设单位中的城建档案管理人员需要构建相应的城建档案信息资源整合标准，集中化处理不同形式的大信息化资源，把分散性的档案资源整理到一起，分类管理形式不同的档案，加深档案内部之间的衔接性，为人员查询资料提供便利，规避档案信息孤立性现象的体现，并且制定相应的信息化技术标准以具体的规划要求为主，全面利用信息系统整合平台。在信息化技术全面改进和创新的背景下，各项部门之间务必加强合作力度，有效连接档案整体，此种方式在共享资源方面有着极高的作用。
4.4保障城建档案的信息安全

随着档案信息化技术的不断提高，城建档案信息化管理工作也需要不断规范，制定健全档案信息化管理制度是实现规范化管理的前提，充分学习借鉴先进地区经验，对档案收集、整理、数字化进行处理，制定具体的工作流程、步骤和要求，形成一套覆盖工程建设项目前期、建设、竣工、移交全过程的规范和标准。同时落实工作规范，强化日常检查督查，建立发现问题整改落实台账，对不符合相关规范和标准的档案资料，坚决整改落实。
4.5做好人员培训工作，加强重视程度

在城建档案管理期间，人员是一项主要的执行者以及参与者，同时也决定了档案管理工作质量，是促进档案事业稳定发展的重要因素。新时代背景下，针对于涉及专业性强、领域极为广泛且内容复杂的城建档案管理工作而言，这就要求管理人员有着极高的职业精神以及职业素养。第一，对管理理念加以转换。基于时代不断发展，要求也逐渐提升，这就需要城建档案管理人员转变工作理念，秉承超前服务以及主动服务理念，依照新形势发展情况创新和改进传统类型的服务方式，为城建档案服务管理工作提供多元化以及全方位的服务。第二，引进专业性人员。城建档案管理部门以城建档案管理岗位具体要为主，制定出健全的人才培养体系，提供公平晋升机会以及提升薪酬待遇，鼓励专业性人才全面参与到档案管理岗位内，增强城建档案管理队伍整体素质。在培训前期阶段中树立清楚的培训目标。针对性的宣传城建档案管理工作，采取电视、报纸的形式宣传城建档案管理工作起到的效果，让建设单位正确了解到城建档案管理工作的必然性。

4.6严格把好质量关卡

城建档案馆是确保工程档案质量的最后关口，全面按照建设工程文件归档整理规程要求，全面查看做好审查文件的签名、盖章手续是否符合要求，审查归档文件是否齐全、内容是否完整，审核文件中的数据是否存在涂改现象，审查文件中是否存在不耐久字迹现象， 审核竣工图的编制是否符合规范，检验文件整理是否符合相关规定要求，检查电子档案、声像档案是否合格以及其他载体档案资料是否合格，对不合格的档案严格要求参建单位进行整改，一直符合要求方可接收归档。
5、结语

从以上论述来看，要想提高建设单位的城建档案管理效率，就必须正确了解到做好城建档案管理工作的必然性，全面分析存在的问题，结合实际情况制定出完善的策略，构建相应的管理体系，体现出管理人员的自身职责，摒弃以往传统的理念，树立新型的城建档案管理意识，提升管理人员自身技能。针对建设单位中的城建档案管理人员而言，既要正确了解到大数据技术在城建档案中的重要性，还必须深刻认识到大数据时代是城建档案工作面临的各项挑战，在规范性部署和全面建设的基础上推动城建档案工作良好开展，达到城建档案安全管理和社会服务满意的良好局面。

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