交通工程档案精细化管理措施研究

交通工程档案精细化管理措施研究

郭连云

陕西兴通监理咨询有限公司

摘要：本文主要对交通工程档案精细化管理要点进行探讨。通过阐述交通工程档案管理的意义、探究交通工程档案管理问题现状的同时，对精细化管理措施在工程档案管理中的要点进行全面探讨。

关键词：交通工程；档案管理；精细化；措施分析

0引言

交通工程档案管理是企业安全、质量、合同等管理行为在现场实施过程的直接反映，与企业的发展有着密切的联系。企业只有做好档案工程的精细化管理，才能不断提升相关管理的水平，从而为企业的高质量运营提供切实的保障。

1 交通工程档案管理的意义

就我国的基本情况来看，目前工程档案管理主要涉及到的是交通工程项目的申请和审核批准、实施过程和交竣工验收的文字、影像资料等一系列的流程，最后将整个项目的各个部分归入为文字和图纸等多种形式的档案的管理，其涉及到的内容来看，这种管理与企业项目的绩效考核以及战略决策有着很大的关系。因工程档案不同于其他一般形式的文件，相关的管理务必要由专业的人员负责进行，且应严格按照既定的要求进行相关的处理。这样既能切实地保障这方面管理工作在现实性工程施工中的作用，企业所推进的各方面部署也会更为科学合理。更为重要的是，有了档案管理的有效保障，企业相关项目落实的过程中会更为经济高效，最终所达到的项目推进的效果也会更符合预期。

2目前交通工程档案管理存在的问题

2.1工程档案管理缺乏规范性

通常情况下，工程推进之前的准备阶段就应由相关的施工单位做好图纸会审以及工程开工报告相关的材料准备工作，随着工程的推进，相关的文件和资料也会随之增多。加之一些工程的施工周期较长，通常会出现设计变更的情况，如此产生较多的工程档案也就比较常见，因此就应落实好相关档案的整理和管理就显得尤为重要。然而，大多数的工程项目对档案管理的认识比较模糊，他们的意识里相关的管理比较便捷，简单地进行收集和整理即可，缺乏系统性和规范性，这就会给变更索赔的申报和竣工验收资料整理带来很大的麻烦，且不能为相关管理工作提供基础性的保障。

2.2缺乏工程档案移交制度

对资料进行整理和归档是工程档案管理中极为重要的一部分，尽管对文件和资料进行分类归档并不复杂，但是传输的过程中极易出现混淆的情况，因此相关的处理应确保严谨精细。

2.3工程建设项目档案管理更新不及时

对于工程项目的档案管理来说，前期推进的过程中应确保及时有效，应与工程的推进保持一致，以切实地保障档案使用的稳定。然而伴随着工程推进速度的加快，给档案管理造成了很大的压力，很多时候并不能跟上工程建设的速度，一些档案的更新也就比较滞后。

2.4缺少信息化管理手段

科学技术的不断发展极大地促进了档案管理工作的便捷化开展，如今通过计算机技术进行工程项目档案管理变得越来越普遍。但是要想稳定高效地推进相关的处理，就应确保相关管理人员技术层次的达标，且应与时代的发展趋势保持一致，这样才能为工程档案的现代化管理提供相应的支持。然而就当前的工程档案管理实践来看，一些管理人员并不能全身心地投入到信息化技术管理工程档案的操作中去，且不能对技术应用下的数据资料熟练灵活地使用，如此也就难以切实地保障相关管理工作的稳定与高效。

2.5工程档案管理的总体水平不适应新形势

就我国当前的基本情况来看，企业之间的工程档案管理水平参差不齐，如此就给相关的档案管理工作造成了很大的影响。当前所能看到的工程档案管理存在的问题如下:第一，一些档案管理人员并未能及时地对相关的数据资料进行整理和归档，且很多的操作比较生疏，经验不足的情况比较突出;第二，一些档案管理人员对工程档案管理相关的工作认识不清，与其他部门之间的联系也不紧密，如此也就难以高效地推进管理;第三，部分管理人员不能规范地进行相关的工作，一些重要的资料不能精细地进行整理和管理。另外，现行的档案管理并不能与时代的发展需求保持协调，相关的专业性人才极度缺乏，而这也是大多数工程档案管理效率较低的一个重要原因。

2.6项目档案资料的管理者的业务素质较低

一些企业在档案管理上并没有给予足够的重视，所安排的管理人员专业性较差，根本不能满足现实性的工作需求。加之很多的专职工作人员工作思路也比较单一，因此并不能为管理工作提供更多有益的支持。另外，因管理人员的流动性比较大，因此根本无法将责任切实地落实到位。

3交通工程档案精细化管理措施解析

3.1档案制度管理精细化

首先应使相关的管理人员认识到工程档案管理的重要性，在工程推进之前就应由主管领导负责构建相应的档案管理机构，且应制定精细明确的管理规定。有了相应的管理机构和管理规定，工程档案相关的文件资料即能规范有序地进行整理归档，工程档案的管理质量即能得到切实地保障。运用精细化的理念构建档案管理体系，可以优化档案管理效率，并在此基础上保证管理标准和管理内容的规范化。管理者应通过适当的方法和措施完善档案管理体系，努力提高档案管理体系的有效性。

3.2工程档案进行规范管理

对于工程项目来说，相关的档案主要是由施工文件和相关的材料转化而来，所进行的规范化管理应不断明确各个环节的人员职责，这样所达到的管理效果才会更为理想。只有将责任落实到具体的个人，通过较为完善的管理制度以及奖惩机制的监督和控制，整个的管理工作才能更为稳定高效地实施，其在工程项目中的价值和作用也能最大化地呈现出来。

3.3档案移交手续精细化

交通工程档案涉及到的移交程序一直以来都极为严格，因其涉及到的内容比较复杂且重要性较大，因此相关的处理务必要确保严谨精细，切勿有任何的差错，应严格按照既定的程序有序进行。具体来说，首先应对工程项目的档案进行全面地清理，确保各个项目没有任何的差错和疏漏；其次，对于借阅的档案应及时督促归还;最后，还应落实好零散资料的分类整理。管理中涉及到的重要资料应做好精细地收集和整理，为档案移交的正常进行提供有利的条件。

3.4档案管理人员培训专业化

工程建设相关的单位针对工程档案管理应组建专业化的工作团队，且应对相关的工作人员进行定期的培训，所采用的管理方法也应预先确定下来，这样才能切实地保障档案管理工作的科学与高效。对于隐蔽工程的材料，应做好尺寸等细节的精细记录和详细说明，为相关档案的查阅和后续的工程验收等提供切实的保障。如果是绝密性质的文件，通常应分开进行存放，切勿与普通文件混在一起。相关资料的安全性和完整性务必要放在工作的第一位，切勿有任何的差错和疏漏，这样才能切实地保障相关档案管理以及后续资料使用的科学与高效。

4 结语

综合以上分析，在交通工程档案管理工作开展的环节当中，通过精细化管理方法的应用，可以大大提高了交通工程档案管理的质量以及效率。因此在精细化管理工作开展阶段，要不断的对精细化管理方法的应用方式进行更新优化，做好精细化管理措施的更新，这样才能够提高工程档案的效率，更进一步推动交通工程高效的发展。

参考文献：
[1]王蔚绮. 关于进一步加强档案管理的思考[J]. 中国管理信息化, 2016, 19(12):1.

[2]谢漫涛. 高速公路工程档案精细化管理的运用[J]. 兰台内外, 2019(6):2.

[3]杨波. 探析工程档案精细化管理下如何提升档案管理人员素质[J]. 现代经济信息, 2019.

[4]王玲. 基于BIM的高速公路工程档案管理模式探讨[J]. 福建交通科技, 2020(3):5.

[5]刘慧玲. 工程档案精细化管理有效途径简析[J]. 城建档案, 2018(5):2.