加强档案管理创新推进档案管理的现化代研究——以某煤矿实践为例

加强档案管理创新推进档案管理的现化代研究——以某煤矿实践为例

肖慧芬

中煤平朔集团档案馆  山西朔州 036000

摘要：档案资料能够为各项管理工作的开展提供重要的参考依据，尤其是在现代新形势的发展背景下，通过创新档案管理策略，可有效提升档案管理水平，加快推动档案管理现代化的目标的实现，能够更好地服务于社会发展。

关键词：档案管理；管理创新；管理现代化

山西某煤矿有专职档案管理员1人，兼职档案管理员13人，建有专业档案库房2个，面积约110m2，库房配备电脑、打印机、除湿机、防磁柜、扫描仪、温湿度计等档案管理设备。该煤矿从2015年开展档案数字化工作以来，不断建立健全各项规章制度，任务明确、分步实施、创新手段，档案数字化工作得以顺利推进，档案管理的效果和利用有了明显提升，使档案工作更好地为煤矿的发展提供服务。

1加强制度体系建设，促进档案工作规范开展

该煤矿的档案工作一直深受领导重视，建立了一套完整健全的档案管理体制，副总经理为分管档案工作的领导，办公室为档案管理的归口部门，并设立一名专职档案管理员，各部门设立兼职档案管理员，将档案工作纳入日常工作。加强管理制度体系建设，公司制定并完善了《档案借阅制度》《档案鉴定与销毁制度》《档案库房管理制度》《档案保密制度》等各项规章制度，使公司档案工作更加制度化、流程化、规范化。利用“国际档案日”开展主题宣传活动，贯彻学习国家有关档案工作法律、法规，增强全员档案意识，真正做到依法管理档案、保护档案、利用档案，为依法治档创造良好氛围。

按照《中华人民共和国档案法》工业企业档案分类试行规则》《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）《煤矿建设项目档案管理规范标准》（DL/T1396-2014）《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等国家相关法律法规和行业标准，编制公司档案管理标准和档案分类及整编管理规定。根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局今第10号），结合煤矿实际，制定文件归档基本范围和保管期限参考表，促进档案资源基础工作规范有序开展。

2创新观念，提出“数字化”战略目标

在信息时代，档案工作者的工作使命从对档案的保管和利用转变为对档案信息资源的开发和利用。该煤矿始终把如何创新服务机制，使档案积极主动地为企业的安全生产、经营管理、财务审计等服务，使档案资源发挥最大作用，作为信息时代档案工作者的主要任务。

该煤矿档案数字化建设充分利用计算机技术、扫描技术、图形图像处理技术。数据库技术等把各种载体的馆藏档案转化为数字化档案信息，以数字化的形式

存储，以网络化的形式万联，采用计算机系统进行管理，借助数字化技术平台付

现快速检索与利用，从而实现档案信息资源共享。

（1）就数字化而言，除实物、会计凭证、工资台账外，全部档案实现数字化；

（2）就系统建设而言，建立起包括纸质档案、照片、音频、视频等各种档案载体在内的数字化系统；

（3）就操作层面而言，对每一个全宗、每一案卷档案进行有所选择的数字化。对全宗内、案卷内所有资料进行数字化的工作目前正在进行中。

3手段创新，推动档案信息化建设

该煤矿在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程，管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。该煤矿高度重视信息化建设工作，按照“统一领导，分级负责，统筹规划，突出重点”的原则，紧密结合煤矿生产经营实际，加强信息化基础建设。2013年，该煤矿启动办公自动化OA系统建设。通过不断优化、完善，逐步实现公司远程办公现代化能力。2015年，档案管理系统正式启动，作为档案工作服务的重要手段，该煤矿按照“科学规划、分步实施、安全保密、切实可行”的原则，结合煤矿企业档案信息管理系统建设要求，认真开展档案数字化加工。2016年，OA系统升级后。在“文档中心”新开发了文书档案归档到档案信息系统的功能，全宗管理员只要给各类文件按分类建立好文件夹，正确对每个文件进行全宗设置，就可以将OA系统里已办理完结的文件直接导入档案信息化系统，实现档案管理系统和OA系统的成功对接。

该煤矿按照档案信息化管理要求，由全宗管理员负责档案系统完成数据录入、归档、保管、利用等工作，准确、合理、规范地建立系统各级用户，设置权限。建立档案资源目录数据库，采取有效措施，确保机读目录和电子档案信息的完整性、原始性和可靠性，并实时或定期完成归档。公司专职档案管理员对OA系统内的文件逐项进行梳理，确保了OA系统文书归档到档案信息系统的准确性与完整性。2016年3月，该煤矿启动库存档案数字化工作，将已归档的文件进行格式转化和数字扫描，全面推进“数字档案室”建设。公司办公室通过组织开展培训工作，让多的员工使用档案管理系统，养成良好的工作习惯，各部门专兼职档案员做到熟练掌握和应用档案系统的各项功能，充分发挥信息化管理平台的优势和作用，满足远程上网查阅的需要，更好地体现档案提供利用为公司生产经营工作带来的经济效益。

4保障网络信息安全，使档案资源发挥最大作用

在档案信息化建设中，确保档案信息安全极其重要，档案信息安全主要包括数字档案数据的安全、信息系统的安全和网络平台的安全等。该煤矿树立“安全第一预防为主”的思想，为保障网络与信息安全，又成立了信息化工作小组，进一步明确了信息化小组主要工作职责。制定与生产、管理相结合的网络与信息安全应急预案与相关信息制度，如《信息安全管理》《档案工作突发事件应急预案》。全面检查并落实了煤矿弱口令用户整改工作，实现了360天擎终端安全管理系统的安装，并对网络防火墙设备病毒库及应用识别库进行升级，拒绝外来的恶意攻击，保障了该煤矿网络信息安全运行。

针对电子档案易被改动、易被窃取、易于传播、易于丢失的特性，为保证档案管理系统数据的安全，将已归档的电子文件设置为“只读性”文件，即只能读不能写、不能更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，既保证了档案管理系统内资料的安全。避免个人信息的泄密、档案资料的复制和流失，有效防止了泄密事件的发生，又可保持档案的原始性。由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，为避免电子信息的损失，对储存在光盘中的电子文件每隔两年抽检一次，并存放于防磁柜中，这样就极大降低了档案数字资源储存损坏的风险，让电子档案能得到有效的保存和利用。

5效果及影响

山西某煤矿档案数字化建设启动以来，已完成所有库存科技档案一级目录和二级目录的格式转化并成功导入档案管理系统，80%库存档案实现了数字化。OA系统上的各类文件，专职档案管理员按季度进行归档，确保档案系统内文件的完整性和准确性。档案管理系统的建立，不仅减轻了档案工作人员的工作负担，提高了工作效率，便捷了工作流程，为查阅者带来了方便，大大缩短了查阅档案的时间，另外一份文件可以同时共享给所有需要它的人，延长了档案的使用寿命，带来显著的经济效益。通过档案管理系统的设置，让利用者上网查询，达到利用的目的。目前，利用档案管理系统开展网上服务，已成为查阅档案的一种重要手段。全面推进数字档案馆建设，实现档案业务自动化、网络化管理，让档案更好地为公司的生产经营服务。

参考文献

[1]张静.信息化背景下机关档案管理创新策略研究[J].兰台世界，2022(05)：78-80.

[2]程昕.煤炭企业档案管理的创新[J].兰台内外，2018(08)：27-28.

[3]郑超.煤矿档案管理工作的创新实践[J].兰台内外，2018(05)：51-52.

[4]侯立新.煤炭企业档案管理创新研究[J].办公室业务，2018(06)：145.

作者简介：肖慧芬（1974.7月——） 女，山西省朔州人，2009年毕业于山西煤炭管理干部学院  行政管理专业  现就职于中煤平朔集团档案馆   

通讯地址：山西省朔州市平朔生活区教培中心（旧楼）档案馆